技巧130 解決常見的排序故障

2010.08.31

130?1 沒有正確選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，而自動選擇的區(qū)域中包含有空格

如果需要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域不是標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)列表，并且包含空格，那么若在排序前沒有手工先選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域，而是只選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，排序結(jié)果將很可能不正確。因?yàn)樵谶@種情況下，Excel并不總是能為用戶自動選擇正確的數(shù)據(jù)區(qū)域。

130?2 內(nèi)存不足的情況

Excel是一款桌面型的電子表格軟件，當(dāng)處理過于龐大的數(shù)據(jù)量時，其性能會低于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件，并完全依賴于電腦的硬件配置。因此，當(dāng)排序或篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域過大時，Excel可能會提示用戶“內(nèi)存不足”。此時，可以采用以下的解決方法。

1．增加電腦的物理內(nèi)存。

2．優(yōu)化電腦的性能，如關(guān)閉暫時不需要的其他程序，清理系統(tǒng)分區(qū)以保留足夠剩余空間，刪除Windows臨時文件等。

3．減小排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。

130?3 數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字

當(dāng)數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字時，排序結(jié)果將會錯誤。在如圖130?1所示的表格中，A5∶A10是文本型數(shù)字，此時按編號進(jìn)行排序，則較小的編號可能會排到較大的編號后面去。

圖130?1 排序錯誤的表格

要想使排序結(jié)果正確，必須先將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)字，方法如下。

單擊工作表中任意空單元格，按<Ctrl+C>組合鍵。

選定A5:A10，單擊菜單“編輯”→“選擇性粘貼”。

在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“加”項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。

130?4 Excel提示“不同的單元格格式太多”

如果用戶工作簿中存在著4000種以上的單元格格式組合，那么在執(zhí)行許多命令時（包括排序），Excel都會提示“不同的單元格格式太多”。

這里所談到的單元格格式組合，指工作簿中任意單元格，如果所設(shè)置的單元格格式與其他單元格有任何細(xì)微的差別，即成為一種單元格格式組合。比如，有兩個單元格，都設(shè)置單元格格式為紅色宋體12號字，如果其中一個單元格的數(shù)字格式使用2位小數(shù)，而另一個單元格的數(shù)據(jù)格式不使用小數(shù)，則兩個單元格各使用一種單元格格式組合。

在一般情況下，4000種的上限足夠用戶設(shè)置數(shù)據(jù)區(qū)域，但如果某個工作簿文件經(jīng)過多人之手，長年累月使用，并且有很多內(nèi)容是從別的文件中Copy而來，也可能最終導(dǎo)致超出限制。

解決的方法是簡化工作簿的格式，使用統(tǒng)一的字體、圖案與數(shù)字格式。有關(guān)此問題的詳細(xì)說明，請參閱http://support.microsoft.com/?kbid=213904。

130?5 排序區(qū)域包含合并單元格

如果在排序的時候，Excel提示“此操作要求合并單元格都具有相同大小”，則說明數(shù)據(jù)區(qū)域中包含合并單元格，并且合并單元格的大小各不相同。例如圖130?2所示的表格，A列的數(shù)據(jù)是由合并單元格組成，而B列和C列都沒有合并單元格。此時如果對整個數(shù)據(jù)區(qū)域的排序操作將無法進(jìn)行。