時(shí)間有限，我盡量寫得簡(jiǎn)明扼要。
PalmOS最讓人懷念的，毫無(wú)疑問(wèn)是DateBK5/6——或者你用另一個(gè)很有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品，Agendus；再或者你用更小眾的Life Balance；再或者你用ThinkManager, Bonsai，ShadowPlan等等更偏重其他功能但是可以和PIM有某種同步機(jī)制的信息管理軟件，Palm上從來(lái)不缺乏這樣的軟件，也從來(lái)不缺乏功能、效率、和想象力。
但是PalmOS上的Web應(yīng)用是致命的問(wèn)題，因此而離開(kāi)PalmOS來(lái)到Android或者iPhone世界的GTDer們，有一種眩暈的、兩眼一抹黑的感覺(jué)，無(wú)論是軟件還是輸入都成了巨大的問(wèn)題——不是找到最佳選擇的問(wèn)題，而是根本就沒(méi)有什么選擇。So，這個(gè)帖子就是探討一下這個(gè)窘境的。
How to Survive Android/iPhone for a Palmer.
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現(xiàn)在我們對(duì)這樣兩個(gè)概念非常熟悉：Calendar Event或者Todo/Task，而最最基本的Function則是Reminder，在某個(gè)時(shí)間叫一下，讓你表忘了事情。所有號(hào)稱時(shí)間管理的軟件必須提供這三個(gè)基礎(chǔ)的功能，否則它就不夠完整，而且我們的選擇還真挺多，從桌面的Outlook, Lotus Organizer，到網(wǎng)上的iCal/GCal, 記住牛奶，再到手持設(shè)備上數(shù)不清的小軟件，這些基本的要素都具備。當(dāng)然基于Web的應(yīng)用其提醒是個(gè)問(wèn)題，Pushmail提醒是技術(shù)上最容易實(shí)現(xiàn)也比較可靠的，其他的還有短信或者客戶端軟件。
當(dāng)然僅有這些是不夠的，一般的時(shí)間管理軟件還需要提供一些高級(jí)一點(diǎn)兒的功能，有一些是大家都有的，而另外一些則是獨(dú)門絕技，這包括：
1. Priority，任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。David Allen反對(duì)優(yōu)先級(jí)設(shè)置，他的argument是，人一眼看過(guò)去就能本能的知道什么是urgent的，什么可以delay，他說(shuō)的完全正確；但是Priority在軟件而言僅僅是一個(gè)變量，它除了字面上的意思之外還可以提供一些其他的功能，比如一些軟件允許你用優(yōu)先級(jí)過(guò)濾，那么把GTD概念中的someday/maybe設(shè)置為最低優(yōu)先級(jí)就是一個(gè)隱藏的辦法——軟件是死的，人是活的，怎么用取決于人。
2. Time，包括start date, end date, start time, end time, due time, length, recorded length等等。這里面前面的都很容易理解，重要的是設(shè)置要方便，而且除了due time，和cal event的time frame，其他的可能不太重要——如果你的目的僅僅是get things done。不過(guò)我在后面會(huì)有另一個(gè)argument，length或者recorded length也許并不像你想想的那么不重要。
3. 分類，文件夾，標(biāo)簽。這些其實(shí)是程序概念，你具體怎么用這些功能是需要自己想好的。標(biāo)簽優(yōu)于其他兩個(gè)，因?yàn)榇蟛糠质褂脴?biāo)簽的軟件，都允許你為一個(gè)事件或者一個(gè)task加多個(gè)tag，這對(duì)tracking和分析很重要。
4. Context，這個(gè)概念才是真實(shí)存在的東西，有些GTD軟件明確給出這個(gè)字段，另外一些則沒(méi)有。Context其實(shí)該理解為condition，一些事情只有在特定的環(huán)境，特定的人，或者特定的設(shè)備下才能完成，或者說(shuō)它是dependency——但是我們避免用這個(gè)詞兒，這個(gè)詞兒對(duì)于軟件工程來(lái)說(shuō)有額外的含義，對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)也有額外的含義。在那些沒(méi)有提供Context功能的軟件里實(shí)現(xiàn)Context功能需要一些創(chuàng)造力，如果有標(biāo)簽功能，那很好；但是如果沒(méi)有呢？比如在DateBK5里，我的習(xí)慣是用聯(lián)系人，它允許你為一個(gè)事件插入多個(gè)聯(lián)系人，我并不介意地址本里有一個(gè)叫做百腦匯或者科技京城的聯(lián)系人。
5. Project, Subtask, Dependencies；這些是大部分時(shí)間管理軟件欠奉的功能，也是為什么很多用戶轉(zhuǎn)而尋求腦圖軟件或者項(xiàng)目管理軟件或者功能更強(qiáng)的列表軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)GTD的原因。而其中的Dependencies功能，即任務(wù)A要在任務(wù)B完成之后立刻開(kāi)始這樣的功能，恐怕只有在Project軟件中才能完成了。另外一種需求是對(duì)template的需求，有些工作是由一串subtask構(gòu)成的，但是這樣的項(xiàng)目重復(fù)率很高，所以預(yù)先定義task template并且能重復(fù)使用會(huì)很省力氣。
6. Goal，Short-term/long term, Life-long Goal；這是Life balance的支持者信奉的功能；它回歸一種人生的哲學(xué)，勞逸結(jié)合，不要成為工作狂，要多花一些時(shí)間在家庭和健康上，Good Philosophy，不過(guò)我不關(guān)心Philosophy，我們關(guān)心的是Benefit。這類功能的軟件會(huì)給你一個(gè)pie chart，看看你的時(shí)間為不同的goal分配了多少，它甚至可以根據(jù)平衡目標(biāo)去schedule你的非固定時(shí)間任務(wù)，Good point too。但是為每個(gè)時(shí)間錄入時(shí)間是個(gè)苦惱的活兒。
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關(guān)于David Allen的7個(gè)桶，我不重復(fù)了，Allen的7個(gè)桶是任何一個(gè)GTD用戶都要理解的東西；Serious GTD用戶都研究過(guò)，買過(guò)書，買過(guò)軟件，然后David Allen聲名鵲起名利雙收，你也可以在某個(gè)設(shè)備或者軟件上辛勤的按照他的思路去做，而且結(jié)果也可能很滿意，這些都很好。
我在這里要說(shuō)的是另外一個(gè)問(wèn)題，在Android/iPhone這樣的輸入殘廢，應(yīng)用匱乏的設(shè)備上怎么辦？
簡(jiǎn)單的回答是：
1. 放棄在終端上大量錄入的習(xí)慣。
2. 轉(zhuǎn)而使用在線的App，我個(gè)人發(fā)現(xiàn)Remember the milk和Toodledo都是很好的，其他的也有很多，非常多，但是這兩個(gè)是目前最成熟的。
3. 回到一個(gè)我們?cè)?jīng)在Palm上迷失的地方——Planing。
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我們必須問(wèn)這樣兩個(gè)問(wèn)題：
1. 為什么人們沒(méi)有扔掉Outlook或者紙質(zhì)的Planner，效率手冊(cè)，全部投奔Palm或者其他的電子GTD設(shè)備？是價(jià)格太高或者軟件功能不夠好嗎？
2. 為什么我們用了軟件之后，雖然對(duì)生活和工作確實(shí)大有幫助，但是對(duì)于時(shí)間管理和繁雜事務(wù)，我還是有恐懼感，我還是處于忙亂的失控狀態(tài)？我去年想過(guò)的事情到今年年底了還沒(méi)有開(kāi)始做？
第一個(gè)問(wèn)題的答案非常簡(jiǎn)單，手持電子設(shè)備的效率很成問(wèn)題。它僅僅在錄入的時(shí)候有效率，但是對(duì)于Planning，對(duì)于Tracking & Analysis，還是很糟糕。
第二個(gè)問(wèn)題的答案也很簡(jiǎn)單，如果你管理的不是你自己，而是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，那么精明強(qiáng)干的秘書確實(shí)對(duì)你完成工作很有幫助，但是，她是執(zhí)行者，她不會(huì)代替你分析思考如何改善的問(wèn)題，能做這件事情的只有你自己。
請(qǐng)記住這樣兩句話：
1. Plan is useless, but planning is invaluable.
2. You can't improve what you don't measure.
第一句是項(xiàng)目管理箴言，第二句是質(zhì)量管理金句。而管理時(shí)間，自己的時(shí)間，和這些并沒(méi)有本質(zhì)的不同。
我的建議是把GTD這件事情分兩步走：
第一步，collect，也就是add task，這事兒完全可以在手持設(shè)備上完成。當(dāng)然在電腦邊上的時(shí)候用瀏覽器完成也很好。
第二部，也是新思維的關(guān)鍵，一定要找時(shí)間出來(lái)做planning。
那么什么是planning？
David Allen說(shuō)過(guò)一個(gè)非常對(duì)但是也非常錯(cuò)的話。他說(shuō)，凡是沒(méi)有rigid time frame的事情你都不該寫在Calendar里，那是災(zāi)難——非常正確，不然你會(huì)疲于奔命的Re-schedule，寫在task里簡(jiǎn)單多了，象DateBK5/6那樣能自動(dòng)float就更帥了，Right ? Wrong。
采用這種方式GTD，我不能說(shuō)就不好——如果你的目的僅僅是Getting Things Done, Exactly What 你的秘書小姐 Want。但是采用這個(gè)方式讓你Totally miss the point and direction of Time management。Why？如果你不把任務(wù)填入Schedule，那么你就不需要去估計(jì)它的時(shí)間——長(zhǎng)此以往你將對(duì)一件事情需要多久完成毫無(wú)概念。
這就象你找來(lái)一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你問(wèn)他知道這個(gè)樓怎么蓋嗎？他說(shuō)他知道，他知道有哪些工作要做，需要哪些材料，但是他不知道需要多少人，多少時(shí)間，以及材料多少價(jià)格——in terms of project management，他不知道他需要多少resource來(lái)完成job。我K，那你還是什么項(xiàng)目經(jīng)理?。?br>
這就是Planning的價(jià)值。事實(shí)上你應(yīng)該把至少近期的事情填入Schedule，比如明天該做什么。其次你必須估計(jì)每個(gè)事情的時(shí)間，尤其是那些沒(méi)做過(guò)的——人永遠(yuǎn)是眼睛大肚子小的，給明天塞入一堆事情，到了晚上發(fā)現(xiàn)有一半需要re-schedule到明天去——就像那些永遠(yuǎn)都會(huì)在自助午餐上把米飯剩下一半的人。也許確實(shí)是菜太難吃了，但是我的建議是，在生意上千萬(wàn)別讓這種人充當(dāng)你的可靠的項(xiàng)目經(jīng)理，他只會(huì)把事情搞砸掉。
每天晚上坐下來(lái)看看明天的安排，然后把另外一些任務(wù)的Due time排到明天，為每個(gè)任務(wù)估計(jì)一下時(shí)間——可以填入schedule，如果軟件沒(méi)有額外的estimated time length字樣的話。即使更改了執(zhí)行順序也沒(méi)什么，現(xiàn)在的軟件拖動(dòng)time bar都很簡(jiǎn)單。
很少有軟件有Time Recording的功能，貌似那屬于Timesheet軟件的功能范疇，但是我發(fā)現(xiàn)這很有用；當(dāng)然，如果軟件不能track，那么至少你自己可以用表簡(jiǎn)單track一下。一個(gè)估計(jì)是15分鐘可以完成的任務(wù)，也許你忽略了等電梯和排隊(duì)的時(shí)間，40分鐘才完成；一個(gè)原本以為4小時(shí)可以閱讀完的文檔，實(shí)際卻花費(fèi)了整整兩天的時(shí)間。表高估自己，表以為世界都是為你準(zhǔn)備好的運(yùn)轉(zhuǎn)著。當(dāng)你實(shí)際去track這些時(shí)間時(shí)，你就會(huì)對(duì)任務(wù)時(shí)間的估計(jì)越來(lái)越準(zhǔn)確，你開(kāi)始善于分拆任務(wù)，你也能看到自己的portfolio里還有多少工作時(shí)間和閑暇時(shí)間，而最重要的，是你可以很好的兌現(xiàn)你給別人的諾言，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)你值得信賴，你答應(yīng)完成的事情都可以在指定的時(shí)間完成，且保證質(zhì)量——相信我，這是在職業(yè)生涯中最寶貴的財(cái)富。
So, life is much easier if you begin to track and schedule your time. Planning Skill才是Time Management的關(guān)鍵，而我完全不能相信這個(gè)工作可以在手持設(shè)備上高效的完成，這也是為什么那些高效成功的Businessman離不開(kāi)他的紙質(zhì)Planner或者Outlook的原因。
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Summary:
1. 選擇一個(gè)在線的任務(wù)工具，remember the time和toodledo都值得推薦，前者支持tag，可以實(shí)現(xiàn)大部分分類要素，后者支持folder/context/goal等等，收費(fèi)版支持一級(jí)subtask。
2. 改變你的習(xí)慣，每天花一點(diǎn)時(shí)間坐在電腦前面整理你的task/cal，為完成的事件提供時(shí)間，填寫在cal里，比對(duì)一下實(shí)際的執(zhí)行時(shí)間和預(yù)想的執(zhí)行時(shí)間的差異，想想為什么會(huì)產(chǎn)生這樣的差異；為近期的未來(lái)事件估計(jì)時(shí)間，放到schedule里，至少估計(jì)一下明天的；盡可能為所有事件添加明確的時(shí)間信息，如果是一團(tuán)霧水（比如學(xué)習(xí)MSP430單片機(jī)開(kāi)發(fā)），那么你要拆下去，拆到可以估計(jì)的時(shí)間，或者拆出一塊時(shí)間專門用于調(diào)研和Plan，以便能準(zhǔn)確估計(jì)時(shí)間——Planning本身也是一件需要時(shí)間的task。
3. 手持設(shè)備只是一個(gè)附屬品，用于簡(jiǎn)單的View一下，以及粗略記錄一點(diǎn)兒該做的事兒——等到Planning的時(shí)候再詳細(xì)的考慮這個(gè)事兒該在什么時(shí)間和用多少時(shí)間去搞定。
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