WORD中“郵件合并”功能應(yīng)用
【摘 要】WORD郵件合并功能在制作信函、信封或者是準(zhǔn)考證、成績(jī)通知單、畢業(yè)證、工資條等方面有著豐富的應(yīng)用。本文主要從什么是郵件合并以及它的應(yīng)用領(lǐng)域、基本過(guò)程、使用技巧、應(yīng)用舉例等五個(gè)方面對(duì)郵件合并功能進(jìn)行研究。
【關(guān)鍵詞】郵件合并 應(yīng)用 研究
在日常的辦公過(guò)程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封或者是準(zhǔn)考證、成績(jī)通知單、畢業(yè)證、工資條等。面對(duì)如此繁雜的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？如果這樣又怎能保證操作過(guò)程中不出錯(cuò)呢？其實(shí)，借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。根據(jù)筆者多年應(yīng)用郵件合并功能的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)總結(jié)如下。
一、什么是“郵件合并”
什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？
其實(shí)“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。
使用“郵件合并”功能的文檔通常都具備兩個(gè)規(guī)律：
一是我們需要制作的數(shù)量比較大；
二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容，而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。
什么是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表呢？通常是指這樣的數(shù)據(jù)表：它由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定該列存儲(chǔ)的信息，每條記錄行存儲(chǔ)著一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)信息。比如圖1就是這樣的表，其中包含的字段為“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“語(yǔ)文”、“英語(yǔ)”、“計(jì)算機(jī)應(yīng)用“、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)”、“總分”、“名次”等。接下來(lái)的每條記錄，存儲(chǔ)著每個(gè)學(xué)生的成績(jī)信息。
二、“郵件合并”的應(yīng)用領(lǐng)域
（一）批量打印信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來(lái)。
（二）批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本固定不變。
（三）批量打印請(qǐng)柬：同上2。
（四）批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)。
（五）批量打印個(gè)人簡(jiǎn)歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁(yè)，對(duì)應(yīng)不同信息。
（六）批量打印學(xué)生成績(jī)單：從電子表格成績(jī)中取出個(gè)人信息，并設(shè)置評(píng)語(yǔ)字段，編寫不同評(píng)語(yǔ)。
（七）批量打印各類獲獎(jiǎng)證書(shū)：在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎(jiǎng)名稱和等級(jí)，在WORD中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書(shū)。
（八）批量打印準(zhǔn)考證、畢業(yè)證、明信片、信封等個(gè)人報(bào)表。
總之，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)）等，只要是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表，就可以很方便的按一個(gè)記錄一頁(yè)的方式從WROD中用郵件合并功能打印出來(lái)！
三、“郵件合并”的基本過(guò)程
前面我們了解了郵件合并的基本知識(shí)，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過(guò)程。理解了這三個(gè)基本過(guò)程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能解決實(shí)際任務(wù)了。
（一）建立主文檔
“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。
（二）準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源
數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。
在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過(guò)來(lái)使用就可以了，而不必重新制作。也就是說(shuō)，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒(méi)有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。
（三）把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中
前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過(guò)程將利用“郵件合并”工具欄進(jìn)行，使用非常輕松容易。
四、“郵件合并”的使用技巧
（一）用一頁(yè)紙打印多個(gè)郵件
利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時(shí)也要用整頁(yè)紙，導(dǎo)致打印速度慢，并且浪費(fèi)紙張。造成這種結(jié)果的原因是每個(gè)郵件之間都有一個(gè)“分節(jié)符”， 使下一個(gè)郵件被指定到另一頁(yè)。怎樣才能用一頁(yè)紙上打印多個(gè)短小郵件呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語(yǔ)字母l，不是數(shù)字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“^b”，在“替換為”框內(nèi)輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁(yè)紙上印出多個(gè)郵件來(lái)。
（二）一次合并出內(nèi)容不同的郵件
有時(shí)我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長(zhǎng)的“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報(bào)告單中寫上不同的內(nèi)容，總分超過(guò)290分的學(xué)生，在報(bào)告單的最后寫上“被評(píng)為學(xué)習(xí)標(biāo)兵”,而對(duì)其它的學(xué)生，報(bào)告單中則沒(méi)有這一句。怎樣用同一個(gè)主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時(shí)就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單”為例，具體做法是將插入點(diǎn)定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級(jí)菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中填入，單擊“確定”按鈕。
有時(shí)可根據(jù)需要在兩個(gè)文字框中寫入不同的語(yǔ)句。這樣就可以用一個(gè)主文檔和一個(gè)數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來(lái)。
（三）共享各種數(shù)據(jù)源
郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Query文件、Foxpro文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時(shí)就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開(kāi)這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。
（四）篩選與排序
用郵件合并幫助器中的“查詢選項(xiàng)”，可以篩選記錄有選擇地進(jìn)行合并，也可以在合并的同時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行某種排序。
五、“郵件合并”應(yīng)用舉例
下面以WORD2003為例，用制作大量信封、制作準(zhǔn)考證等兩個(gè)典型應(yīng)用來(lái)說(shuō)明郵件合并的具體應(yīng)用。
（一） 制作大量信封
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入主界面后新建一個(gè)空白文檔，并打開(kāi)“郵件合并”工具欄。單擊“郵件合并”工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕，選中“信封”單選框。 如圖1所示。
圖1
2. 單擊圖1中的“確定”按鈕，打開(kāi)“信封選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇一種信封類型。這里我們以使用較普遍的標(biāo)準(zhǔn)小信封(規(guī)格為
說(shuō)明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中沒(méi)有符合你要求的信封規(guī)格，則選擇最后一項(xiàng)自定義信封的尺寸。
圖 2
3. 單擊圖2中的“確定”按鈕，返回Word編輯窗口，可以看到頁(yè)面根據(jù)信封的規(guī)格已經(jīng)改變（在“頁(yè)面視圖”下查看）。 下面我們將輸入信封中的固定內(nèi)容，即發(fā)信人的信息。將插入點(diǎn)定位于信封下方的文本框中，輸入發(fā)信人的信息，如圖3所示。
圖 3
4. 然后拖動(dòng)文本框到信封右下角恰當(dāng)位置，以便符合信封的布局規(guī)定。為了讓這些信息看起來(lái)更加美觀，可以對(duì)它們進(jìn)行修飾。選中學(xué)校名稱“河南省駐馬店財(cái)經(jīng)學(xué)校”，設(shè)置字體為“楷體”，對(duì)齊方式為“居中對(duì)齊”，選中地址和郵編，設(shè)置字體為“華文中宋”，對(duì)齊方式為“分散對(duì)齊”，稍加修飾后可以得到比較專業(yè)的外觀（圖4）。到這里為此，我們算是完成了主文檔的制作。
圖 4
5.單擊“郵件合并”工具欄上的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，打開(kāi)事先準(zhǔn)備好的Excel數(shù)據(jù)源“通訊錄.XLS”文件。 如圖5所示。
圖5
6. 接下來(lái)，我們將完成把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點(diǎn)定位于信封左上角安置郵編的位置，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，在“域(F)”下方的框中選擇“郵編”，再單擊“插入”按鈕，于是“郵編”字段被合并到主文檔中。用同樣的方法把“家庭住址”字段插入到“郵編”的下方（圖6），“姓名”插入到位于信封正中的文本框中。
圖 6
7. 插入操作完成后關(guān)閉“插入合并域”對(duì)話框，返回Word編輯窗口，調(diào)整存放“姓名”字段的文本框的大小和位置，設(shè)置“姓名”字段的對(duì)齊方式為“居中對(duì)齊”，如圖7所示。
圖 7
8.預(yù)覽信封并進(jìn)行修飾。在這里可以先瀏覽一下信封的效果。也許此時(shí)信封的外觀并不能讓你滿意，因?yàn)槭招湃说泥]編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來(lái)進(jìn)行一番修飾。 先選中郵政編碼所在的段落，選擇菜單“格式→字體”，在打開(kāi)的“字體”對(duì)話框中，設(shè)置為“宋體、三號(hào)、加粗”，選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，設(shè)置“間距為加寬，磅值為18磅”，設(shè)置完成后單擊“確定”，如圖8所示。
圖 8
9. 然后選中地址所在段落，用同樣的方法打開(kāi)“字體”對(duì)話框，設(shè)置為“黑體、三號(hào)”，設(shè)置完成后單擊“確定”。
10. 在“姓名”后輸入一個(gè)空格和“收”字，然后選中它們，設(shè)置對(duì)齊方式為“居中對(duì)齊”，打開(kāi)“字體”對(duì)話框，設(shè)置為“華文行楷、小一、間距：加寬，3磅”，設(shè)置完成后單擊“確定”，現(xiàn)在再來(lái)看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？如圖9所示。
圖 9
11. 瀏覽滿意之后，單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，打開(kāi)“合并到新文檔”對(duì)話框，在這里可以設(shè)定合并的范圍，我們保持默認(rèn)選擇“全部”（圖10），單擊“確定”按鈕后彈出“合并”對(duì)話框，再單擊“確定”按鈕可以開(kāi)始合并。
圖 10
12.預(yù)覽合并后的信封。設(shè)置顯示的比例為50％，可以在編輯窗口內(nèi)看到合并生成的所有信封，如圖11所示。
圖11
（二）制作準(zhǔn)考證
步驟1：制作主文檔，并保存為“準(zhǔn)考證.DOC”。
1. 啟動(dòng)Word2003，進(jìn)入主界面后新建一個(gè)空白文檔，并打開(kāi)“郵件合并”工具欄。
2.在空白文檔中設(shè)計(jì)制作準(zhǔn)考證并保存，如圖12所示。
圖12
步驟2：制作數(shù)據(jù)表，并保存為“考試信息表.DOC”。
在EXCEL2003中制作數(shù)據(jù)表，完成后保存。如圖13所示。
圖13
步驟3：合并文檔，生成準(zhǔn)考證。
1. 單擊“郵件合并”工具欄上的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，打開(kāi)事先準(zhǔn)備好的Excel數(shù)據(jù)源“考試信息表.XLS”文件， 如圖14所示。
圖14
2. 將插入點(diǎn)植入“姓名”后空白單元格內(nèi)，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，如圖15所示。選擇“姓名”并單擊“插入”按鈕，插入“姓名”后關(guān)閉對(duì)話框。
圖15
3.移動(dòng)插入點(diǎn)位置，重復(fù)第2步，依次插入學(xué)號(hào)、性別、班級(jí)等信息，完成后的預(yù)覽效果如圖16所示。
圖16
4. 瀏覽滿意之后，單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，打開(kāi)“合并到新文檔”對(duì)話框，在這里可以設(shè)定合并的范圍，我們保持默認(rèn)選擇“全部”（圖17），單擊“確定”按鈕后彈出“合并”對(duì)話框，再單擊“確定”按鈕開(kāi)始合并。
圖17
5.預(yù)覽合并后的文檔。設(shè)置顯示的比例為50％，可以在編輯窗口內(nèi)看到合并生成的準(zhǔn)考證，如圖18所示。
圖18
以上是筆者經(jīng)過(guò)教學(xué)實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的WORD郵件合并功能的實(shí)際應(yīng)用，在實(shí)際工作中，還有諸多類似的應(yīng)用，希望能給各位讀者帶來(lái)幫助。
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