Word之郵件合并基礎(chǔ)教程
一、基本概念和功能
“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。
“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單等。
二、適用范圍
需要制作的數(shù)量比較大且文檔內(nèi)容可分為固定不變的部分和變化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不變的，而收信人信息是變化的部分），變化的內(nèi)容來自數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表。
三、基本的合并過程
郵件合并的基本過程包括三個(gè)步驟，只要理解了這些過程，就可以得心應(yīng)手地利用郵件合并來完成批量作業(yè)。
1、建立主文檔
主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過程就和平時(shí)新建一個(gè)Word文檔一模一樣，在進(jìn)行郵件合并之前它只是一個(gè)普通的文檔。唯一不同的是，如果你正在為郵件合并創(chuàng)建一個(gè)主文檔，你可能需要花點(diǎn)心思考慮一下，這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合，滿足你的要求（最基本的一點(diǎn)，就是在合適的位置留下數(shù)據(jù)填充的空間）；另一方面，寫主文檔的時(shí)候也可以反過來提醒你，是否需要對(duì)數(shù)據(jù)源的信息進(jìn)行必要的修改，以符合書信寫作的習(xí)慣。
2、準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源
數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。一般情況下，我們考慮使用郵件合并來提高效率正是因?yàn)槲覀兪稚弦呀?jīng)有了相關(guān)的數(shù)據(jù)源，如Excel表格、Outlook聯(lián)系人或Access數(shù)據(jù)庫(kù)。如果沒有現(xiàn)成的，我們也可以重新建立一個(gè)數(shù)據(jù)源。
需要特別提醒的是，在實(shí)際工作中，我們可能會(huì)在Excel表格中加一行標(biāo)題。如果要用為數(shù)據(jù)源，應(yīng)該先將其刪除，得到以標(biāo)題行（字段名）開始的一張Excel表格，因?yàn)槲覀儗⑹褂眠@些字段名來引用數(shù)據(jù)表中的記錄。
3、將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中
利用郵件合并工具，我們可以將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中，得到我們的目標(biāo)文檔。合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)。
四、應(yīng)用示例
下面我們將通過幾個(gè)實(shí)例來實(shí)踐一下郵件合并的操作。這里假設(shè)的環(huán)境是Office 2003，如果使用的是更早的版本，在界面上會(huì)有所差別。
1、信函合并
出于個(gè)人信息的保密需要，我們經(jīng)常需要給一組聯(lián)系人各發(fā)一封內(nèi)容大致相同而稱呼與關(guān)鍵信息不同的信函。一種做法是打印出模板，然后手填有區(qū)別的信息。但是，我們可以做得更完美一些，使這些信函看起來像是專門為某個(gè)人寫的，而不會(huì)看起來明顯是一批類似信函中的一份。郵件合并可以幫我們輕松實(shí)現(xiàn)這個(gè)愿望。
舉個(gè)例子，春節(jié)將至，人力資源部接到一個(gè)指令，要求給所有已經(jīng)接受錄用通知的新聘教師發(fā)出新年的問候。
（1）主文檔（見下文下劃線部分），書名號(hào)內(nèi)為變化的信息，將被數(shù)據(jù)表中的相關(guān)字段代替。
尊敬的《姓名和稱呼》：
值此新春之際，謹(jǐn)代表人力資源部及學(xué)院全體同仁，向您致以誠(chéng)摯的問候，祝您新年快樂，萬事如意！
非常感謝您接受我院《系部》《職稱》崗位，相信您的加盟將會(huì)對(duì)我院師資隊(duì)伍建設(shè)大有幫助！嘉庚學(xué)院作為一所飛速發(fā)展中的學(xué)校，也必將為您提供事業(yè)發(fā)展的廣闊舞臺(tái)。
如果您有任何疑問，歡迎隨時(shí)與我們保持聯(lián)系：聯(lián)系電話為0596-6288506或0596-6288411，電子信箱為tkkhr@xujc.com。
期待我們正式成為同事的一天，相信這是您正確的選擇，也是我們學(xué)院正確的選擇。
此致
敬禮
廈門大學(xué)嘉庚學(xué)院人力資源部
2006年1月24日
（2）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源
我們有一份現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表，即當(dāng)前新聘教師信息的匯總表。其中包括姓名、性別、系部、職稱、答復(fù)情況、電子信箱聯(lián)系方式等必要的信息。根據(jù)需求，我們對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)表另存一份備份，對(duì)將其中多余的字段刪除，并把性別一欄的“男”、“女”分別替換為“先生”、“女士”。
（3）將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中
打開主文檔，點(diǎn)擊菜單欄的工具->信函與郵件->郵件合并，在Word工作區(qū)的右側(cè)將會(huì)出現(xiàn)郵件合并的任務(wù)窗格。它將引導(dǎo)我們一步一步、輕松地完成郵件合并。在同一個(gè)菜單，我們還可以選擇顯示郵件合并工具欄，方便操作。
①首先需要選擇文檔的類型，使用默認(rèn)的“信函”即可，之后在任務(wù)窗格的下方點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”；
②由于主文檔已經(jīng)打開，選擇“使用當(dāng)前文檔”作為開始文檔即可，進(jìn)入下一步；
③選擇收件人，即找到數(shù)據(jù)源。我們使用的是現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表，選擇“使用現(xiàn)有列表”，并點(diǎn)擊下方的“瀏覽”，選擇數(shù)據(jù)表所在位置并將其打開（如果工作簿中有多個(gè)工作表，選擇數(shù)據(jù)所在的工作表并將其打開）。在隨后彈出的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，我們可以對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和排序，具體操作方法與Excel表格類似，這里不贅述。在這個(gè)例子中，我們對(duì)“答復(fù)情況”這個(gè)字段進(jìn)行篩選，只選擇其值為“接受”的。當(dāng)然，我們也可以在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源的過程中直接完成這一步，將多余的記錄刪除。相應(yīng)地，篩選之后得到的信函的份數(shù)將是篩選結(jié)果的記錄條數(shù)，而不再是整個(gè)表的記錄條數(shù)。完成之后進(jìn)入下一步；
④撰寫信函，這是最關(guān)鍵的一步。這時(shí)任務(wù)窗格上顯示了“地址塊”、“問候語”、“電子郵政”和“其他項(xiàng)目”四個(gè)選項(xiàng)。前三個(gè)的用途就如他們的名字一樣顯而易見，是我們常用到的一些文檔規(guī)范，我們可以將我們自己的數(shù)據(jù)源中的某個(gè)字段映射到標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)中的某個(gè)字段，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)按規(guī)范進(jìn)行設(shè)置。不過，更靈活的做法是當(dāng)然是自己進(jìn)行編排。在這個(gè)例子中，我們選擇的就是“其他項(xiàng)目”。
選中主文檔中將要被替換的部分，將其刪除。點(diǎn)擊任務(wù)窗格的“其他項(xiàng)目”，在彈出的“插入合并域”對(duì)話框中，選擇“姓名”這個(gè)字段，并選擇“插入”，繼續(xù)選擇“性別”這個(gè)字段并插入。重復(fù)這些步驟，將“系部”和“職稱”的信息填入。我們可以看到，合并之后的文檔中出現(xiàn)了四個(gè)引用字段，他們被書名號(hào)“包圍”了。我們可以像編輯普通文字一樣編輯這些引用字段，因此在插入字段的過程中，其實(shí)我們也可以一次性把需要的所有字段取出，再將他們放到合適的位置?？雌饋砗芎?jiǎn)單，下面我們進(jìn)入下一步來看一下成果；
⑤預(yù)覽信函，可以看到一封一封已經(jīng)填寫完整的信函。如果在預(yù)覽過程中發(fā)現(xiàn)了什么問題，還可以進(jìn)行更改，如對(duì)收件人列表進(jìn)行編輯以重新定義收件人范圍，或者排除已經(jīng)合并完成的信函中的若干信函。完成之后進(jìn)入最后一步；
⑥現(xiàn)在我們可以直接將這一批信件打印出來了，大功告成！當(dāng)然，也許其中有一些信函，你覺得需要再加一些個(gè)性化的內(nèi)容，那么你可以單擊“編輯個(gè)人信函”，它的作用是將這些信函合并到新文檔，你可以根據(jù)實(shí)際情況選擇要合并的記錄的范圍。之后可以對(duì)這個(gè)文檔進(jìn)行編輯，也可以將它保存下來留備后用。
現(xiàn)在我們已經(jīng)圓滿地完成任務(wù)了，可以把這些信函打印出來，分別寄給每位新聘的教師。
針對(duì)這個(gè)例子，也許你會(huì)覺得有點(diǎn)遺憾。在信息化程度如此高的今天，如果可以用電子郵件來表達(dá)問候，將會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。非常幸運(yùn)，郵件合并也提供了這樣的功能：
2、電子郵件合并
也許你還有點(diǎn)印象，在上一個(gè)例子的第一步，我們?cè)?jīng)看到過“電子郵件”這一文檔類型。沒錯(cuò)，只要回到這里，就可以把傳統(tǒng)的信函打印轉(zhuǎn)換成電子郵件的批量發(fā)送。作為Microsoft的系列產(chǎn)品之一，Word的郵件合并調(diào)用的是同系統(tǒng)的Outlook程序。因此，在使用郵件合并之前，請(qǐng)務(wù)必正確設(shè)置你的Outlook Express 或Microsoft Outlook，我們可以根據(jù)自己的偏好，在Internet Explorer的工具菜單->選項(xiàng)->程序中選擇要使用的電子郵件程序。
在郵件合并的第一步，將文檔類型選擇為“電子郵件”。之后的操作與之前一模一樣，直到最后一步。與信函合并不同，你將看到的是“合并到電子郵件”的鏈接。單擊它，在彈出的“合并到電子郵件”對(duì)話框中，我們首先需要指定收件人對(duì)應(yīng)的字段，在上面的例子中是“電子信箱”，然后在主題行中輸入郵件的主題，將郵件格式設(shè)定為HTML或純文本，最后選擇合并的范圍，點(diǎn)擊確定。接下來，你就會(huì)看到郵件自動(dòng)地一封一封發(fā)出去了?？雌饋砗苌衿妫_實(shí)就是這么容易！
前面已經(jīng)講了郵件合并文檔的兩種類型，可以清楚地看到，其實(shí)不同類型文檔之間的操作都是大同小異的，不難掌握。除了這最核心部分的這些操作，在實(shí)際工作中，我們還需要掌握一些技巧、積累一些經(jīng)驗(yàn)才能真正用好郵件合并功能。
3、標(biāo)簽合并
與前兩個(gè)例子不同，標(biāo)簽適用于信息量和篇幅都小得多的文檔，如地址信息、商品的基本信息、考生座位上張貼的個(gè)人信息等。我們還是以同一個(gè)數(shù)據(jù)表為例，來打印新教師的地址標(biāo)簽。
新建一個(gè)文檔，打開郵件合并任務(wù)窗格，選擇文檔類型為“標(biāo)簽”，進(jìn)入下一步，單擊“標(biāo)簽選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中選擇合適的標(biāo)簽。如果沒有合適的，我們可以自己創(chuàng)建一個(gè)。單擊“新建標(biāo)簽”，在彈出的對(duì)話框中完成各種設(shè)置，如選定紙張、命名、設(shè)定各個(gè)參數(shù)等。在這個(gè)例子中，我們將使用A4紙來打印標(biāo)簽，每張紙上將打印出2列、7行，共14個(gè)標(biāo)簽。
選擇這個(gè)自定義的標(biāo)簽，文檔中將出現(xiàn)2列7行的表格，如果對(duì)預(yù)設(shè)的表格大小不滿意，還可以向操作一般表格一樣進(jìn)行手動(dòng)調(diào)整。下面我們將地址信息填過這些表格中。
現(xiàn)在我們將光標(biāo)停在第一個(gè)標(biāo)簽上，與上面一樣，我們可以插入數(shù)據(jù)表中的一些字段來完成地址標(biāo)簽。但是，郵件合并提供了方便地處理地址塊的功能，我們可以選擇“地址塊”，在彈出的對(duì)話框中單擊“匹配域”，之后在彈出窗口中設(shè)置匹配信息。之后我們?cè)诘刂穳K下面打上固定的信息，即寄件人地址部分，點(diǎn)擊“更新所有標(biāo)簽”，將看到類似下圖的一頁(yè)標(biāo)簽：
下面的步驟與上面的例子相同，不贅述。
（全文終）
郵件合并是一個(gè)非常有用的工具，正確地加以運(yùn)用，可以提高工作的質(zhì)量和效率。經(jīng)驗(yàn)有限，見識(shí)粗淺，希望閱讀者能不吝指正，謝謝！
