這次，我們就來教大家，系統(tǒng)地構(gòu)建一個(gè)企業(yè)看版的方法與思維，掌握這套方法，無論你是從事的是銷售、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、HR、還是運(yùn)營，都可以運(yùn)用這套方法，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，高效解決工作問題！我們平常所看到的高階的企業(yè)看版，其實(shí)是要經(jīng)歷三個(gè)部分，一個(gè)是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)源，其次是參數(shù)表，最后才到大家最終所看到的企業(yè)看版。這個(gè)是我們可視化圖表制作最底層的邏輯，也可以說是Excel的底層邏輯結(jié)構(gòu)，運(yùn)用這套邏輯方法，你可以根據(jù)你所在的行業(yè)，制作出符合你行業(yè)的數(shù)據(jù)分析圖表出來。銷售數(shù)據(jù)看版
員工考勤看版
以上的企業(yè)看版制作，無論是哪個(gè)行業(yè)、什么風(fēng)格，都可以被拆解成以下的5個(gè)步驟來制作。這5個(gè)步驟分別是：提出問題 - 拆解問題 - 整理數(shù)據(jù) - 尋找靈感 - 圖表美化。2、拆解問題：即那些問題是跟核心問題是有相關(guān)性的？3、整理數(shù)據(jù)：即哪些數(shù)據(jù)可以反映我們上面提到的問題？4、尋找靈感：即可否找到優(yōu)秀的配色版式進(jìn)行借鑒？下面我們就拿一個(gè)具體的案例，來給大家講義如何結(jié)合實(shí)際的場景，來運(yùn)用我們上面的這套方法！上一年，公司引進(jìn)了幾款新的產(chǎn)品，但總感覺營業(yè)額并沒有得到多大的增長。為了分析這個(gè)問題，我們可以提出我們的述求，即【了解每個(gè)產(chǎn)品的銷量數(shù)據(jù)情況】那么這個(gè)，就是我們當(dāng)下要去解決的問題。我們需要了解每個(gè)產(chǎn)品的銷量數(shù)據(jù)情況，這個(gè)問題其實(shí)并不具體，不足以指導(dǎo)我們下一步的行動(dòng)。為此，我們可以對這個(gè)問題進(jìn)行拆解，看一下有哪些問題，跟我們這個(gè)目標(biāo)是有相關(guān)性的。
通過拆解，我們可以從每個(gè)產(chǎn)品的銷量情況，產(chǎn)品銷量占總銷量的份額，產(chǎn)品銷量的變化趨勢，來去衡量和判斷每個(gè)產(chǎn)品的銷售潛力。拆解完核心問題之后，下面的三個(gè)問題其實(shí)就很清晰了，可以對我們下一步的行動(dòng)提供指導(dǎo)性的作用。以下的這份表格，就是我們這次收集到的數(shù)據(jù)，里面包含了每個(gè)產(chǎn)品的名稱、產(chǎn)品編號(hào)、生產(chǎn)地、單價(jià)、每個(gè)月份的銷售量、銷量合計(jì)以及銷售金額。這在過程當(dāng)中，我們對數(shù)據(jù)做了脫敏處理，所以表格當(dāng)中的產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)地、數(shù)據(jù)都是虛構(gòu)的。
1、每個(gè)產(chǎn)品的銷量情況
我們可以通過數(shù)據(jù)源當(dāng)中的產(chǎn)品名稱以及每個(gè)月的銷量數(shù)據(jù)來構(gòu)建。
我們可以通過產(chǎn)品名稱以及銷售總金額這兩列的數(shù)據(jù)來得到。我們同樣可以通過產(chǎn)品名稱以及每個(gè)月的產(chǎn)品銷量來構(gòu)造而成。明確了數(shù)據(jù)的來源，接下來我們就可以制作參數(shù)表，來去提取我們所需要的數(shù)據(jù)了。制作這個(gè)參數(shù)表，你至少需要掌握四個(gè)Excel的技能，分別是數(shù)據(jù)驗(yàn)證、函數(shù)引用的方式、Vlookup函數(shù)、COLUMN函數(shù)。接下來我們再逐個(gè)認(rèn)識(shí)一下這四個(gè)技巧。數(shù)據(jù)驗(yàn)證是一個(gè)可以幫我們快速錄入重復(fù)信息的功能，比如在人事報(bào)表當(dāng)中，性別、學(xué)歷、部門這些我們可能經(jīng)常都需要錄入。這時(shí)候你就可以設(shè)定數(shù)據(jù)驗(yàn)證，通過下拉選項(xiàng)，選擇對應(yīng)的項(xiàng)目進(jìn)行錄入，那么就能提升你數(shù)據(jù)錄入的效率。就比如上面這個(gè)表格，我們選中性別一列，在菜單欄當(dāng)中找到數(shù)據(jù)，選擇數(shù)據(jù)驗(yàn)證。在數(shù)據(jù)驗(yàn)證當(dāng)中，我們就選擇序列，來源當(dāng)中我們就選擇男或者女，設(shè)定之后完之后，我們就可以通過下拉的方式來完成數(shù)據(jù)的快速錄入了。
待會(huì)，我們還需要用到函數(shù)，所以大家必須對函數(shù)的引用方式，有所了解。在Excel當(dāng)中，一共有三種引用方式，分別是直接引用、相對引用以及絕對引用。那么這三者究竟有什么區(qū)別呢？我們可以通過下面這個(gè)圖來了解下。直接引用就是我們在引用數(shù)據(jù)的時(shí)候，不鎖定行也不鎖定列，它是我們最為常見的引用方式，在公式欄當(dāng)中顯示的形式是：A1相對引用就是只鎖定行或者只鎖定列。
當(dāng)美元的符號(hào)出現(xiàn)在英文前面的時(shí)候，就說明鎖定的是列，因?yàn)樵贓xcel當(dāng)中，ABCDEFGG分別都是代表列。
A就是1列，B就是2列，C就是3列，D就是4列，以此類推。
當(dāng)美元的符號(hào)出現(xiàn)在數(shù)字前面的時(shí)候，就說明鎖定的是行，因?yàn)樵贓xcel當(dāng)中，123456789分別都是代表行。
1就是1列，2就是2列，3就是3列，4就是4列，以此類推。
☆ 絕對引用：
絕對引用就是你在引用的時(shí)候，會(huì)固定引用一個(gè)值，即便你怎么拖拉公式，它都不會(huì)變動(dòng)位置。
3、VLOOKUP函數(shù)
VLOOKUP函數(shù)是我們查詢匹配的函數(shù)，它的表達(dá)式是：
VLOOKUP(查找的值，查找范圍，返回列數(shù)，精確查找/模糊查找)
只要滿足以下的三個(gè)條件，我們都可以使用VLOOKUP函數(shù)。
1、至少有兩張工作表
2、兩張表有共同的字段標(biāo)題
3、表一缺失的內(nèi)容能夠在表二找到
就比如上面的兩張表，這兩張表都有共通的字段標(biāo)題【員工編號(hào)】，工資表當(dāng)中缺失的姓名，我們可以在【員工信息表】找到。
滿足這三個(gè)條件，我們就可以使用VLOOKUP函數(shù)來完善我們表二的信息。
4、COLUMN函數(shù)
COLUMN函數(shù)同樣也是我們引用型的函數(shù)，它的表達(dá)式為：
函數(shù)中文表達(dá)式：COLUMN(引用的單元格）
它的作用在于，可以返回我們選定單元格所在的列號(hào)。
比如：
我們錄入公式=COLUMN(A1)，那么結(jié)果就返回1，因?yàn)锳1在A列，A列就是第一列，所以結(jié)果就是1。
我們錄入公式=COLUMN(B1)，那么結(jié)果就返回2，因?yàn)锽1在B列，B列就是第二列，所以結(jié)果就是2。
當(dāng)你掌握了以上的技巧之后，后面要去解決我們接下來的問題，就很簡單了。
1、每個(gè)產(chǎn)品銷售量情況
每個(gè)產(chǎn)品的銷售量，是以產(chǎn)品和每個(gè)月份的銷量數(shù)據(jù)來構(gòu)成的。所以我們在創(chuàng)建參數(shù)表的時(shí)候，就可以通過VLOOKUP函數(shù)查詢并引用。
SETP1：創(chuàng)建報(bào)表格式
我們先把我們需要的類目標(biāo)題復(fù)制下來，其中就包含產(chǎn)品、以及1月-12月。
基于我們最初的需求，我們想要實(shí)現(xiàn)的是圖表能動(dòng)態(tài)交互，選擇不同產(chǎn)品就能看到不同產(chǎn)品的數(shù)據(jù)圖表。
為此，其中關(guān)鍵的地方就在于能夠讓參數(shù)驅(qū)動(dòng)起來，所以我們可以結(jié)合數(shù)據(jù)驗(yàn)證，錄入產(chǎn)品名稱，后續(xù)每個(gè)月份的銷量數(shù)據(jù)，通過VLOOKUP函數(shù)查詢匹配得出。
這樣我們就可以有選擇地查看不同產(chǎn)品的銷量數(shù)據(jù)了。
SETP2：設(shè)定產(chǎn)品下拉選項(xiàng)
我們選擇B23單元格，在菜單欄當(dāng)中找到數(shù)據(jù)，選擇數(shù)據(jù)驗(yàn)證，在驗(yàn)證條件當(dāng)中選擇序列，來源當(dāng)中我們就選擇B6到B17的所有產(chǎn)品，點(diǎn)擊確定。
這樣即可在B23單元格生成一個(gè)可以下拉的選項(xiàng)。
SETP3：通過VLOOKUP函數(shù)查詢數(shù)據(jù)
我們在C23單元格錄入函數(shù)公式：
=VLOOKUP($B$23,$B$6:$S$17,COLUMN(E5),0)
該函數(shù)公式表示：查詢B23單元格的值，在B6到S17的范圍內(nèi)查找，結(jié)果返回的列數(shù)通過COLUMN函數(shù)來運(yùn)算。
其中E5在E列，E列也就是第5列，所以結(jié)果返回5。
其中我們查找的值B23，以及查找的范圍B6:S17，我們都需要通過按F4鍵，來實(shí)現(xiàn)絕對引用。
隨后我們往右邊拖拉公式，即可查詢得出所選產(chǎn)品1月到12月份的銷量數(shù)據(jù)。
SETP4：計(jì)算產(chǎn)品銷量占總銷量的份額
要想獲得這項(xiàng)數(shù)據(jù)，我們可以通過產(chǎn)品銷量除以所有產(chǎn)品的銷量之和來得到。
我們選擇P23單元格，在其中錄入函數(shù)公式：=O23/SUM(S6:S17)
即可得到所選產(chǎn)品銷量占總銷量的比例，如果它是小數(shù)，我們點(diǎn)擊菜單欄上的百分比符號(hào)，即可將其轉(zhuǎn)化為百分比。
即可得到所選產(chǎn)品銷量占總銷量的比例，如果它是小數(shù)，我們點(diǎn)擊菜單欄上的百分比符號(hào)，即可將其轉(zhuǎn)化為百分比。
我們還可以構(gòu)建一個(gè)輔助的數(shù)據(jù)，以備制作圓環(huán)圖使用。
SETP5：產(chǎn)品銷量變化趨勢
產(chǎn)品的銷量變化趨勢，可以使用我們之前的每個(gè)產(chǎn)品各個(gè)月份的銷量數(shù)據(jù)制作而成，因之前已經(jīng)有該數(shù)據(jù)了，所以這里就可以省去數(shù)據(jù)的提取。不知道怎么樣才能把圖表做好看，最簡單的方式就是對標(biāo)哪些做的好的作品。在花瓣網(wǎng)當(dāng)中，就有不少做的很好的圖表作品。花瓣網(wǎng)：https://huaban.com/home/
我們在其中可以通過搜索關(guān)鍵詞：圖表、數(shù)據(jù)看版、數(shù)據(jù)可視化、科技邊框、可視化。從中我們可以學(xué)習(xí)別人的版式布局，以及配色。
就比如上面的這套作品，我們可以看到它的圖表布局，都是以板塊化的方式來排版的，這樣就會(huì)顯得整個(gè)版式比較規(guī)整。至于配色方面，我們借鑒它的藍(lán)色和綠色來進(jìn)行搭配。在Excel當(dāng)中，雖然沒有內(nèi)置的取色器功能，可以幫助我們完成圖表的配色搭配，但通過第三方的工具，還是可以實(shí)現(xiàn)的。其中就好比微信的客戶端，電腦當(dāng)中微信的客戶端，支持截圖功能，快捷鍵是ALT+A，我們使用快捷鍵之后，鼠標(biāo)的右下角就會(huì)顯示出當(dāng)前的RGB色值。我們記錄下當(dāng)前的RGB數(shù)值，選中圖表后，設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式，在填充當(dāng)中選擇純色，選擇其他顏色，在顏色當(dāng)中選擇自定義，錄入此前記錄的RGB數(shù)值即可。通過這樣的方式，我們就能夠在Excel當(dāng)中用到好看的配色啦！如何做出顏值爆表的圖表呢？其實(shí)我在美化圖表的時(shí)候，都有自己的一套美化圖表的方法流程。下面我就把這套方法和流程分享給你，希望對你有所幫助。插入一個(gè)文本框，去掉文本框的輪廓及填充顏色，在里面我們錄入本次的主題【銷量數(shù)據(jù)看版】。將字體設(shè)置為思源黑體 CN Medium、字體字號(hào)32，字體顏色為白色。點(diǎn)擊菜單欄上的視圖，取消勾選【網(wǎng)格線】這樣我們的表格背景就變成了一片白色，更有利于我們進(jìn)行看版的制作。Ctrl+A全選表格，設(shè)置填充顏色的RGB值為【11,18,19】，這樣我們的背景即變成了一片深藍(lán)色。隨后，我們可以繪制三個(gè)矩形出來，大致構(gòu)建好整個(gè)看版的頁面布局結(jié)構(gòu)。我們插入的圖表，一般都是自帶背景和輪廓的，我們插入圖表之后，就可以把它的背景和輪廓去掉。這樣整個(gè)圖表就更容易與我們的背景融為一體。
選中圖表，點(diǎn)擊圖表中的網(wǎng)格線，按鍵盤上的DEL鍵，即可把圖表上的網(wǎng)格線刪除掉。選中圖表，設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式，在填充當(dāng)中，我們可以將柱形的顏色設(shè)置為此前我們所收集的藍(lán)色效果。系統(tǒng)默認(rèn)的字體一般是等線或者宋體，建議大家可以使用阿里巴巴普惠體 Medium，這種偏商務(wù)的字體，可以讓圖表更加美觀。最后，我們再根據(jù)矩形的大小，適當(dāng)調(diào)節(jié)圖表的大小，讓四周的留白更加均衡，這樣圖表的美化就弄好啦！最終我們把所有的圖表創(chuàng)建后的效果，就如下圖所示。
圖表交互都是建立在有控件和可變參數(shù)的前提下的，我們在前面的表當(dāng)中，通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置了下拉選項(xiàng)，可以得到每個(gè)產(chǎn)品1月-12月的數(shù)據(jù)。但由于數(shù)據(jù)下拉的設(shè)置是在前面的表格當(dāng)中，我們在交互的時(shí)候可能不太方便。
所以我們就可以在圖表看版的表格當(dāng)中，創(chuàng)建一個(gè)產(chǎn)品的下拉選項(xiàng)，然后將原本B23的下拉選項(xiàng)，改為引用看版表格當(dāng)中的下拉選項(xiàng)。這樣我們就可以在看版的表格中，通過下拉選項(xiàng)，讓圖表交互起來啦！PS：如果你想實(shí)現(xiàn)標(biāo)題也有交互的屬性，能夠顯示當(dāng)前的的產(chǎn)品名稱。那么可以通過文本框引用的方式，引用下拉單元格的值，隨后在后面再手動(dòng)錄入添加【產(chǎn)品銷量數(shù)據(jù)看版】，即可完成標(biāo)題交互的效果。以上就是今天給大家分享的，利用函數(shù)與下拉選項(xiàng)，構(gòu)建交互數(shù)據(jù)看版的方法，希望這套方法對你有所啟發(fā)！練習(xí)下載
