為加強公司的合同管理，適應(yīng)公司發(fā)展的需要，使合同談判、簽訂、履行、監(jiān)督的過程和程序科學(xué)化、規(guī)范化，保障公司在經(jīng)營活動中的合法權(quán)益，規(guī)避和防范法律風(fēng)險，制定本辦法。
2.1. 公司財務(wù)部為合同管理機構(gòu)，全面負(fù)責(zé)公司的合同管理工作。
2.2. 合同管理機構(gòu)的主要職責(zé)
2.2.1. 制定、修改合同管理制度；
2.2.2. 監(jiān)督、檢查合同的簽訂、履行情況，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告；
2.2.3. 負(fù)責(zé)合同的審查和合同檔案的管理；
2.3. 公司合同管理人員的主要職責(zé)：
2.3.1. 指導(dǎo)、協(xié)助、監(jiān)督合同承辦人依法簽訂或變更合同，參加本單位重大合同的談判、起草與簽訂，按本辦法規(guī)定須報審、備案的，負(fù)責(zé)向公司上報、備案；
2.3.2. 審查合同，保證合同的完整性與合法性；
2.3.3. 建立合同臺帳，保證合同臺帳的完整、真實、準(zhǔn)確，并于每一季度結(jié)束后5天內(nèi)上報財務(wù)部門；
2.4. 合同主要承辦人
承辦人應(yīng)對自合同洽商起至合同履行完畢的全過程負(fù)責(zé)，期間出現(xiàn)的與合同有關(guān)的問題須及時與有關(guān)部門進行協(xié)商，并以承辦人為主進行解決。
2.4.1. 尋找、確定合同相對方，進行初步接洽；
2.4.2. 參與合同洽商及合同條款的擬訂或修改；
2.4.3. 提請有關(guān)部門審查其經(jīng)辦的合同并對經(jīng)辦的合同內(nèi)容給予必要的書面說明或解釋；
2.4.4. 跟蹤、檢查所經(jīng)辦合同的履行情況，對已經(jīng)由財務(wù)部門審查通過而因故未簽訂的合同須書面說明理由；
2.4.5. 及時向公司分管領(lǐng)導(dǎo)通報合同在履行中發(fā)生的問題，并同時提出解決問題的意見和建議，必要時可直接向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；
2.4.6. 參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟；
2.4.7. 保管好合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件，及時交送合同管理人員存檔。
3.1. 談判前，承辦人應(yīng)會同相關(guān)部門確定公司對該合同項目在價格、質(zhì)量、付款方式、履約期限等方面的基本要求，明確談判目標(biāo)。
3.2. 合同的談判應(yīng)由承辦人組織實施，承辦人或者合同管理人員認(rèn)為需要合同管理人員參加談判的，合同管理人員可以參加談判，負(fù)責(zé)談判過程中法律事項的論證和磋商。
3.3. 法律關(guān)系復(fù)雜、金額較大、合同履行可能對公司經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的，經(jīng)公司法定代表人或總經(jīng)理要求或提議，公司財務(wù)部門及其他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在談判合同文本時介入。重要合同的談判，承辦人應(yīng)做好談判記錄，作為合同檔案存檔。
合同應(yīng)包括的主要內(nèi)容：
4.1.1. 合同名稱、簽約各方的名稱、簽約目的和依據(jù)；
4.1.2. 正文：包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格或酬金、履行期限、地點、方式，提出異議時間、合同的解除、違約責(zé)任、爭議解決辦法、擔(dān)保人、擔(dān)保方式，還應(yīng)包括根據(jù)法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款以及當(dāng)事人雙方要求約定的條款，涉外合同約定書寫文字和效力，合同所適用的法律等；另外須增加合同各方的開票信息及收付款信息。
4.1.3. 結(jié)尾和附則：結(jié)尾部分包括合同的份數(shù)、合同生效條件和有效期限，并有雙方法定代表人或授權(quán)代表簽名，注明簽約日期，同時加蓋單位公章或合同專用章。附則應(yīng)寫明合同的附件及開戶賬號等其他有關(guān)事項。
5.1. 除本辦法另有規(guī)定外，合同簽訂前實行部門會審和公司領(lǐng)導(dǎo)審批制，會審和審批遵循下列程序：
5.1.1. 合同承辦人員起草合同，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審查后簽署書面意見；
5.1.2. 由財務(wù)等相關(guān)部門對合同商務(wù)條款進行審查，提出書面意見；
5.1.3. 由合同管理人員進行法律審查，提出法律意見；
5.1.4. 如涉及專業(yè)技術(shù)等條款，應(yīng)當(dāng)送有關(guān)部門審查，并由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人出具書面意見；
5.1.5. 合同管理人員對各部門的意見進行歸納匯總，并對合同進行相應(yīng)修改；
5.1.6. 根據(jù)財務(wù)部門的意見再次修改后報公司總經(jīng)理審批定稿。
5.2. 財務(wù)部會同業(yè)務(wù)部門根據(jù)各具體情況，制訂采購、銷售、建設(shè)施工等方面的標(biāo)準(zhǔn)格式合同，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后在公司推廣使用，各部門須全力推進格式合同文本的實施。
6.1. 除本辦法另有規(guī)定外，凡以公司名義與外單位發(fā)生經(jīng)濟關(guān)系的，原則上都必須簽訂書面合同。
6.2. 合同審查完畢后，按以下程序辦理：
6.2.1. 對于可免于會簽的合同，承辦人填寫《合同審批表》報所在部門負(fù)責(zé)人同意后，附上合同文本一起報公司總經(jīng)理部主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，同時由總經(jīng)理部主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)相應(yīng)人員簽訂合同；對于需會簽的合同，承辦人或合同管理人員準(zhǔn)備好《合同會簽單》并附上合同文本一起報公司法定代表人或總經(jīng)理簽發(fā)，同時由法定代表人或總經(jīng)理授權(quán)相應(yīng)人員簽訂合同；
6.2.2. 公章管理部門憑總經(jīng)理的簽字加蓋公章或合同專用章，單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章；
6.2.3. 合同需要公證、鑒證的，由承辦人或合同管理人員向法定機關(guān)申請辦理。
6.2.4. 不得以部門或個人的名義對外簽訂合同。不得和非法人的單位或法人單位的部門簽訂合同，特殊情況下，經(jīng)財務(wù)部門同意后可以簽訂。
6.2.5. 凡公司對外簽署的合同，我方正本不少于兩份，承辦部門留存一份原件，簽約當(dāng)日或次日，將一份正本交送公司財務(wù)部。合同履行完畢后，合同原件須交給合同管理人員統(tǒng)一送交檔案室存檔。
6.2.6. 任何人必須取得總經(jīng)理書面授權(quán)委托方能對外訂立書面合同。
6.2.7. 公章管理人員必須認(rèn)真查對合同材料，對于無總經(jīng)理簽字同意的合同，一律不得加蓋合同專用章或公章。
7.1. 合同依法簽訂，生效后即具有法律約束力，合同有關(guān)部門都必須履行合同約定的義務(wù)，并督促合同對方履行義務(wù)。
7.2. 合同簽訂后，承辦人應(yīng)及時將合同內(nèi)容告知各有關(guān)部門，并檢查、落實合同履行情況。
7.3. 涉及公司應(yīng)收款的合同，承辦人應(yīng)及時會同財務(wù)部按合同規(guī)定收款，防止收款不及時或未收款的情況發(fā)生。
7.4. 合同有效期超過一年（含一年）者（除長期投資合同外），負(fù)責(zé)合同履行的部門應(yīng)自合同生效之日起，每三個月向公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面報告一次合同履行情況，長期投資合同每半年匯報一次。
8.1. 合同在履行過程中，遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時，可以變更、解除合同。
8.2. 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。
8.3. 我方認(rèn)為需要變更或解除合同，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的條件下，書面通知對方當(dāng)事人，要求對方在限期內(nèi)作出答復(fù)，并在合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商。
8.4. 合同承辦人收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時請示領(lǐng)導(dǎo)立即處理，并在有效期限內(nèi)（如合同規(guī)定的期限或?qū)Ψ胶幸蟮钠谙蓿┱酱饛?fù)對方。
8.5. 合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方在質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨日期、付款日期等方面不符合合同約定，承辦人應(yīng)及時以公司名義向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h或變更、解除合同的要求，并將有關(guān)情況向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。
8.6. 提出異議、變更、解除合同必須采用書面形式，以掛號、特快專遞寄發(fā)或由對方簽收，投遞或簽收憑證作為合同組成部分交由合同管理人員保管。對于重大合同變更、解除的通知，應(yīng)向公證機關(guān)辦理公證送達手續(xù)。
8.7. 變更、解除合同的協(xié)議尚未達成或未被批準(zhǔn)之前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。
8.8. 變更、解除合同的日期，以當(dāng)事人雙方所達成協(xié)議的約定為準(zhǔn)。
9.1. 合同履行中，如遇下列情形之一者，有關(guān)人員應(yīng)于知道或應(yīng)當(dāng)知道之日起2日內(nèi)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)作出書面報告：
9.1.1. 發(fā)生經(jīng)濟損失或爭議的；
9.1.2. 變更、中止或解除合同，給公司造成經(jīng)濟損失或嚴(yán)重影響公司聲譽的；
9.1.3. 我方違約或我方無法繼續(xù)履行合同的；
9.1.4. 對方直接向公司索賠或通過仲裁、訴訟向公司索賠的；
9.1.5. 我方直接向?qū)Ψ剿髻r或通過仲裁、訴訟向?qū)Ψ剿髻r的。
9.2. 處理合同糾紛，應(yīng)堅持協(xié)商解決的基本原則，在維護公司合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，分清是非責(zé)任，妥善解決。
9.3. 對經(jīng)過協(xié)商仍無法解決的糾紛，應(yīng)由承辦人或合同管理人員將有關(guān)情況的書面說明報送財務(wù)部門。財務(wù)部門審查后，根據(jù)具體情況出具法律意見書并在收到情況匯報后5日內(nèi)反饋回公司，公司須將按法律意見書處理爭議的情況形成書面報告報財務(wù)部門。
9.4. 合同糾紛協(xié)商處理的，應(yīng)考慮協(xié)商不成時，有申請仲裁或起訴的足夠時間，以免喪失法定時效。對確實無法協(xié)商解決的糾紛，除法律另有規(guī)定外，在知道或應(yīng)該知道權(quán)利被侵害之日起二年內(nèi)提起訴訟或仲裁。
10.1. 公司對合同文書一律進行編號建立臺帳，合同臺帳應(yīng)記載：序號、合同號、簽約日期、合同標(biāo)的、承辦人、履行情況及合同、變更、解除和是否違約等事項。合同臺賬由公司合同管理員負(fù)責(zé)編制，并按季度報送財務(wù)部門備案。
10.2. 合同履行完畢后，合同承辦單位應(yīng)將有關(guān)合同資料及時歸檔。
10.3. 合同檔案的范圍：合同文本（正、副本）、對方資信證明、有關(guān)合同的往來文書、信函、電報、電話記錄、廣告、授權(quán)委托書及招、投和中標(biāo)書等其他各種相關(guān)的憑證、原件或復(fù)印件。
10.4. 合同檔案由合同管理人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號、裝訂、存檔。合同管理人員負(fù)責(zé)將合同檔案立卷后移交檔案室。
