昨天小P就遇到一個(gè)難題，他需要設(shè)定一個(gè)可以有效抉擇條件的數(shù)據(jù)格式，設(shè)定條件之后是可以隨時(shí)更改的，方便實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)。
可是他搗鼓了半天卻一直搞不定，最后向稻殼君求救。經(jīng)指點(diǎn)，他兩分鐘就搞定了工作
其實(shí)這個(gè)操作不難，設(shè)定有一些復(fù)雜，這個(gè)設(shè)定就是“數(shù)據(jù)有效性”。接下來(lái)我們就詳細(xì)來(lái)講一講~
數(shù)據(jù)有效性
數(shù)據(jù)有效性有什么作用？
限定單元格可以輸入內(nèi)容的范圍，有利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和規(guī)范性，提示用戶進(jìn)行相關(guān)操作，可以防止由于用戶誤操作輸入無(wú)合規(guī)的數(shù)據(jù)。
操作路徑：
數(shù)據(jù)?有效性?有效性?下拉選擇序列?來(lái)源處輸入或選擇數(shù)據(jù)?點(diǎn)擊確定。
操作舉例：
對(duì)班級(jí)學(xué)生信息采集表中的性別進(jìn)行采集時(shí)，限制性別只能輸入或選擇“男”、“女”。
當(dāng)用戶點(diǎn)擊到要輸入的單元格時(shí)，提示用戶請(qǐng)下拉選擇性別。
舉例操作方法：
數(shù)據(jù)有效性設(shè)置中選擇序列，來(lái)源輸入男,女；點(diǎn)擊輸入信息table頁(yè)面，標(biāo)題處輸入性別填寫提醒，輸入信息處輸入請(qǐng)下拉選擇性別。
那在設(shè)定條件之后，小P又發(fā)現(xiàn)他需要設(shè)定的數(shù)據(jù)量實(shí)在太龐大了。
那怕一個(gè)設(shè)定條件僅需3分鐘的時(shí)間去調(diào)整，但一旦量大，例如需要處理60個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，那在這180分鐘內(nèi)就需要不停的重復(fù)重復(fù)再重復(fù)了。
現(xiàn)在可是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人工設(shè)定已經(jīng)沒(méi)有那么頻繁了，在WPS表格當(dāng)中是有“重復(fù)上一次操作”的快捷鍵哦。
重復(fù)上一次操作
場(chǎng)景：
在表格操作中，合并單元格、設(shè)置字體格式等操作非常常見。
當(dāng)遇到不連續(xù)無(wú)規(guī)則的重復(fù)操作，我們通常會(huì)選中要設(shè)置的單元格，然后在菜單欄中找到對(duì)應(yīng)的操作，不斷的重復(fù)。
高效快捷鍵操作方式：
利用F4（重復(fù)上一次操作）快捷鍵。
“重復(fù)操作”的快捷鍵很好用，小P一下子就喜歡上了。那小P想在選擇數(shù)據(jù)的途中需要精準(zhǔn)選擇，并且可以提高一些工作效率。
回想到我們?nèi)粘＿x擇數(shù)據(jù)無(wú)非就是用鼠標(biāo)拉取，其實(shí)十分麻煩并且可能遺漏數(shù)據(jù)，這時(shí)就該出現(xiàn)另外一個(gè)快捷鍵操作來(lái)幫助小P了，那就是“快速選取”。
快速選取
場(chǎng)景：
工作中需復(fù)制的數(shù)據(jù)有幾百行，甚至上萬(wàn)行。
通常大家的操作是選中一行，通過(guò)移動(dòng)鼠標(biāo)不斷的往下進(jìn)行選中，這種操作通常既費(fèi)時(shí)，又容易出錯(cuò)。
操作辦法：
利用shift+方向鍵與shift+Ctrl+方向鍵結(jié)合
操作舉例：
復(fù)制學(xué)生的考號(hào)、班級(jí)、姓名及語(yǔ)文至體育各科成績(jī)。
舉例操作方法：
選中A1，按住shift+→到L1單元格，按住shift+Ctrl+↓
這時(shí)就會(huì)選中連續(xù)的所有的有內(nèi)容的行，Ctrl+C即可完成復(fù)制。
小P一頓操作下來(lái)，心情很不錯(cuò)，但是因?yàn)閿?shù)據(jù)太多了，連輔助小P的小姐姐的眼睛都快看花了。
在WPS表格當(dāng)中有一個(gè)相當(dāng)好的視圖功能，可以在工作時(shí)讓我們快速定位讀取數(shù)據(jù)，媽媽再也不用擔(dān)心我看錯(cuò)了。
視圖閱讀模式
場(chǎng)景：
當(dāng)表格數(shù)據(jù)較多，我們需要讀取或者寫入數(shù)據(jù)時(shí)，常常會(huì)讀錯(cuò)單元格或者將數(shù)據(jù)寫錯(cuò)單元格
操作辦法：
利用WPS視圖閱讀模式
操作方式：
點(diǎn)擊視圖—選擇閱讀模式—設(shè)置合適的顏色即可輕松完成，效果見下圖。
每當(dāng)看一個(gè)數(shù)據(jù)的時(shí)候，我們都想清楚這個(gè)數(shù)據(jù)源是什么。而我們大多數(shù)的時(shí)候都是心里先去把表頭記一遍再去尋找數(shù)據(jù)，這樣子很容易出錯(cuò)并且會(huì)很心累。
小P在這里就很聰明了，他反而給輔助的小姐姐一個(gè)小小的技能'凍結(jié)窗格”，讓表頭到數(shù)據(jù)定點(diǎn)，三秒就可以精準(zhǔn)確認(rèn)。
凍結(jié)窗格
場(chǎng)景：
假如在考試結(jié)束后，老師將考試成績(jī)登記到表格中，當(dāng)數(shù)據(jù)錄入到一定的行數(shù)時(shí)，就無(wú)法看到表頭，無(wú)法確定列對(duì)應(yīng)的信息。
操作方法：
選中要凍結(jié)區(qū)域的右下角單元格?點(diǎn)擊視圖?選擇拆分窗口?點(diǎn)擊凍結(jié)窗格?選中凍結(jié)窗格即可輕松完成
小P聰明之余但也有點(diǎn)小糊涂，經(jīng)常不小心就會(huì)刪除到一些重要數(shù)據(jù)，刪除的話會(huì)有很高尋找不回來(lái)的可能性，這就是在危險(xiǎn)邊緣試探了。
那我們既然已知風(fēng)險(xiǎn)就要有所防范，在WPS表格當(dāng)中可以設(shè)定一個(gè)保護(hù)機(jī)制，鎖定一些數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)太大的失誤，防止悲劇表格發(fā)生。
保護(hù)工作表
場(chǎng)景：
在我們填寫表格內(nèi)容時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到不小心將表格中的內(nèi)容或者公式誤刪除的情況，導(dǎo)致不必要的麻煩。
解決辦法：
利用設(shè)置單元格格式和保護(hù)工作表
操作方式：
選中可以編輯的單元格或者區(qū)域—右鍵選擇設(shè)置單元格格式—點(diǎn)擊保護(hù)，將鎖定處的√去除，點(diǎn)擊確定（按照此步驟設(shè)置完所有可編輯區(qū)域）—點(diǎn)擊審閱—點(diǎn)擊保護(hù)工作表，將選定鎖定單元格前面的√去除，點(diǎn)擊確定即可。
技巧實(shí)用又有趣
那么是誰(shuí)發(fā)現(xiàn)的這些小技能呢？
本期技巧源于稻殼設(shè)計(jì)師“卓秀江南”
“卓秀江南”
稻殼認(rèn)證設(shè)計(jì)師
多年項(xiàng)目管理，數(shù)據(jù)分析經(jīng)驗(yàn)
擅長(zhǎng)于系統(tǒng)規(guī)劃，表格設(shè)計(jì)
以下是“卓秀江南”的部分作品
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