強(qiáng)大的office軟件中，Excel與word之間的協(xié)作應(yīng)用發(fā)揮著強(qiáng)大的功能。不信，我們一起來看看。利用Excel和word實(shí)現(xiàn)的郵件合并發(fā)送及郵件合并打印。
你是否有過這樣的困擾？
需要針對某一個(gè)人發(fā)送或打印僅關(guān)于她的相關(guān)信息，但是你需要這樣做的事不是只對她一人，有N個(gè)這樣的人需要你去處理。當(dāng)數(shù)據(jù)量達(dá)到一定程度的時(shí)候，這一切看似簡單的工作就會(huì)給你帶來巨大的工作量。比如，HR給員工發(fā)工資條，由于工資保密，只能單獨(dú)發(fā)給每一個(gè)人，如果一個(gè)個(gè)發(fā)送，如果有幾千號員工，那要花多少時(shí)間才能發(fā)送完啊，有沒有快速高效的辦法解決這一切呢。答案是當(dāng)然??！
只要你掌握了以下郵件合并的八步功能。
word中“郵件”------郵件合并功能的操作，這里有一個(gè)前提需要事先說明下，這樣的合并郵件發(fā)送的功能要求用戶使用的郵件必須是outlook方可。
舉例：有一批獲獎(jiǎng)的人員，要為他們每一個(gè)人發(fā)送一封祝賀郵件，郵件內(nèi)容要包括僅關(guān)于他的個(gè)人信息，如姓名、名次、獎(jiǎng)金、小組等。
Step1、整理好Excel名單，如下表，注意：姓名和郵箱地址是必不可少的，請務(wù)必檢查好郵箱地址的正確性、與姓名的對應(yīng)關(guān)系是否正確等。并做好Excel文檔的保存。如圖1：
圖 1
Step2、新建一個(gè)word文檔，在word中編輯好郵件正文。如圖2：
圖2
Step3、利用郵件合并功能將Excel中的信息嵌入word文本。
在word文檔中，從工具欄的“郵件”中選擇“開始郵件合并”，從下拉菜單中選擇“電子郵件”。如圖3：
圖3
Step4、從“選擇收件人”中選擇“使用現(xiàn)有列表”，從彈出的選擇數(shù)據(jù)源的編輯框中選擇之前編輯好的包含獲獎(jiǎng)人員名單的Excel文檔。確定后，就建立了兩者的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。如圖4：
圖4
Step5、對word正文中需要使用到的Excel文檔中的關(guān)鍵字段進(jìn)行名稱的插入。在word中叫做“插入域”。如，將鼠標(biāo)放到需要放姓名的位置，在“郵件”的“插入合并域”中選擇“姓名”。如圖5：
圖5
特別說明：“插入合并域”中現(xiàn)在出現(xiàn)的字段清單為所關(guān)聯(lián)的Excel文檔的字段名單。
Step6、根據(jù)文本需要，逐步在word正文中需要的位置插入Excel對應(yīng)的字段“域”。完成全部域插入后如圖6：
圖6
Step7、預(yù)覽結(jié)果
在“郵件”中點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”，如圖7，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)先Excel文檔中第一筆數(shù)據(jù)的對應(yīng)信息，如圖8。選擇“預(yù)覽結(jié)果”旁邊的遞進(jìn)按鈕，如圖9，可以以此查看其他數(shù)據(jù)的嵌入結(jié)果。
圖7
圖8
圖9
自此，基本我們已經(jīng)完成文本的編輯和嵌套了。
Step8、郵件合并發(fā)送或打印
這是最后的一個(gè)步驟，這里要強(qiáng)調(diào)的是，其他的環(huán)節(jié)都可以重新進(jìn)行編輯和調(diào)整，而此環(huán)節(jié)一旦做出了發(fā)送的操作，則word自動(dòng)會(huì)立即關(guān)聯(lián)outlook發(fā)送郵件。這個(gè)不是演習(xí)，這個(gè)不是演習(xí)?。∷孕枰魑挥H，在此環(huán)節(jié)之前對文檔內(nèi)容做好仔細(xì)檢查。檢查好之后，在“郵件”中選擇“完成并合并”，如果是發(fā)送郵件請選擇“發(fā)送電子郵件”。如圖10：
圖10
在彈出的編輯框中進(jìn)行編輯如圖11：
圖11
完成編輯后點(diǎn)擊確定，您的outlook將自動(dòng)幫助您為這些收件人逐個(gè)發(fā)送只屬于她的郵件，一切在幾秒或幾十秒內(nèi)即可完成。為您輕松分擔(dān)工作。如果您需要的是打印結(jié)果，則在“郵件”中選擇“完成并合并”，選擇“打印文檔”即可。
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