“讓我們重新整理一下思路：我們有一個收集籃，里面寫滿了‘材料’；我們有三個清單，分別是‘將來某時/也許清單’、‘待辦事項(xiàng)清單’、‘項(xiàng)目清單’。
接下來怎么做呢？
就這樣，兩分鐘不到的時間，我們已經(jīng)擁有了四張清單，因?yàn)檫@四張清單的功能不同，所以選用的工具、存放的位置都不一樣：
1.收集籃：對于這個清單，我們是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利貼或者小記事本都是非常不錯的。收集籃一般擺在右手邊方便的位置，比如我一般就擺在鼠標(biāo)墊的旁邊，隨時可以做記錄。
2.將來某時/也許清單：對于這個清單，我使用的是像一本32開書那么大的記事本，因?yàn)檫@個清單上的內(nèi)容可能要很長時間才會執(zhí)行，因此在一天工作結(jié)束之后，我會把它放在我右手邊的抽屜里。
3.待辦事項(xiàng)清單：這個清單是指導(dǎo)日常工作的關(guān)鍵，你可以根據(jù)自己每天事務(wù)的多少選擇合適的本子，在每天工作的時候我會將它放在自己的左手邊，隨時可以在上面記錄，當(dāng)任務(wù)完成之后，也可以隨時從上面刪除。
4.項(xiàng)目清單：這個清單里一般都是圍繞一個主題的多個任務(wù)的集合，所以我選擇的是A4紙那么大的清單，因?yàn)槲也粌H要在上面寫下項(xiàng)目的內(nèi)容，如‘周五之前拿出新產(chǎn)品的銷售策略’，我還要在上面進(jìn)行項(xiàng)目的分解，將項(xiàng)目分解為若干的‘下一步行動’，如‘針對產(chǎn)品做市場調(diào)研’及‘調(diào)查相同定位產(chǎn)品的銷售策略’。我會將項(xiàng)目名稱寫在待辦事項(xiàng)清單里，當(dāng)我需要處理待辦事項(xiàng)中的這個項(xiàng)目時，我會打開這個項(xiàng)目專門的文件夾，里面有和這個項(xiàng)目相關(guān)的所有資料，當(dāng)然，項(xiàng)目清單就夾在第一頁。
這樣一來，我們的清單系統(tǒng)看起來應(yīng)該是個‘3+1’的組合。
“3+1”清單系統(tǒng)：
收集籃： 聯(lián)系供貨商，周一會將支票送去；給研發(fā)部小王提供新版本軟件的用戶使用報告；檢查郵箱；周五之前拿出新產(chǎn)品的銷售策略；哪天有空去打羽毛球？ 上個月市場推廣費(fèi)用明細(xì)報表
將來某時/也許：哪天有空去打羽毛球？×××××××××× ? ×××××××××××××× ? ×××××××
待辦事項(xiàng)：給研發(fā)部小王提供新版本軟件的用戶使用報告 ? 檢查郵箱 ? ××××××××××× ? ×××××××
項(xiàng)目清單：新產(chǎn)品銷售策略 針對產(chǎn)品做市場調(diào)研 調(diào)查相同定位產(chǎn)品的銷售策略 銷售策劃組開會討論 編寫銷售策略報告 ××××××××××××××× ××××××××
“這樣的‘3+1’組合就構(gòu)成了我們工作中的清單系統(tǒng)。如果你有使用日程表的習(xí)慣，可以將那些有確定時間的任務(wù)安排到你的日程表里。不過我的這個‘衣柜整理法’主要針對的是工作，所以你每天早晨到公司，瀏覽一下你的‘3+1’清單即可對當(dāng)天的日程有一個清晰的把握。
從明天起，你就可以按照我說的進(jìn)行練習(xí)，當(dāng)你遇到問題的時候，再來找我，到時我們再做深入的交流。怎么樣？”
“嗯……經(jīng)過你這樣的整理和分析，我覺得思路一下子清晰了，你舉的例子很豐富，方法也很實(shí)用。還想問一下，當(dāng)我做事有了條理之后，就不會有壓力了，對嗎？”小強(qiáng)問。
“是的，焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動不足所造成的。不過，‘衣柜整理法’到了這一步還沒有結(jié)束，良好的收集習(xí)慣加上‘3+1’清單系統(tǒng)，基本上已經(jīng)可以解決你日常工作上的忙碌問題，但是要解決盲目的問題，我們還需要做到對任務(wù)進(jìn)行回顧。”
“為什么要進(jìn)行回顧呢？我能將手頭的事情處理好就可以了，不是嗎？”小強(qiáng)有些不理解地問。
“對你的清單進(jìn)行回顧至少有下面三個好處：
1.讓靈感應(yīng)運(yùn)而生：如果你從事的是機(jī)械工作，則不在這個討論范圍內(nèi)，比如說你的工作是鋤草，你可以邊干活，邊思考，不過那樣的工作很容易被機(jī)器取代。我們的日常工作總是和各種各樣的人或事打交道，在不同的任務(wù)之間頻繁切換，這種情況下我們的靈感是不會出現(xiàn)的。尋找靈感就像釣魚，在一個很吵鬧的環(huán)境中魚是不會上鉤的，只有當(dāng)你的心保持‘心如止水’的境界，靈感才會咬鉤。在我們做周回顧的時候恰恰是這樣一種狀態(tài)，對所有的一切都了如指掌，對所有的一切都做了充足的準(zhǔn)備。
2.站在3萬英尺的高度去看待問題：我們不應(yīng)該只看到腳下的路，那只有1平方米，我們要去選擇道路，才能走得更遠(yuǎn)。讓別人拿著時鐘工作吧，你帶著指南針！通過對自己一周工作的重新審視，向自己發(fā)問：到底哪些事有利于我更好地接近目標(biāo)？今后遇到類似的事情應(yīng)該如何取舍？當(dāng)我們站在一個新的高度去看待現(xiàn)在的人和事，你會有前所未有的發(fā)現(xiàn)。
3.孵化和修剪你的任務(wù)及目標(biāo)：如果你不做回顧的話，我們的‘將來某時/也許’清單會越來越龐大，事情會一件一件地堆在那里。因此我們必須要對這個清單進(jìn)行‘修剪’和‘孵化’處理，不論是將那些我們已經(jīng)不感興趣的事情從清單中劃掉，還是將時機(jī)成熟的事情從清單里挑出來做進(jìn)一步的思考，都將有利于我們保持清晰有序的頭腦。
當(dāng)我們知道了為什么要進(jìn)行回顧之后，選擇一個恰當(dāng)?shù)幕仡檿r間也是非常重要的。雖然各人情況不一樣，但是我還是要向你推薦下面兩個時間段：
1.每天工作第一眼：我會把自己的清單固定在目光所及的位置，或者是放在抽屜里，或者是夾在文件夾里。總之我是絕對不會把自己的工作清單帶回家的。當(dāng)我把清單放在辦公室的同時，把工作的情緒也放在了那里，因此我每天到公司的第一件事就是看一眼所有的工作清單，就像穿上盔甲一樣準(zhǔn)備戰(zhàn)斗。
2.每周定期做回顧：我養(yǎng)成了一個定期回顧清單，以及重新審視自己的習(xí)慣，強(qiáng)烈建議你也這樣做，你可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來安排時間，但是一定要保證每周回顧一次。
接下來讓我們看看如何進(jìn)行周回顧：
1.回顧你的將來某時/也許清單：看看這個清單里有沒有可以行動的項(xiàng)目，比如說：想去青海旅游，最近是不是剛好有帶薪年假，那就把它從‘將來某時/也許’清單里拽出來吧，放到你的‘項(xiàng)目清單’里，畢竟需要好好做計劃，所以應(yīng)該把它當(dāng)做一個項(xiàng)目去執(zhí)行。同樣的道理，‘將來某時/也許’清單里還有‘去拜訪一次李老師’，本來是想要在李老師生病的時候探望一下，結(jié)果幾個星期過去了都沒去成，所以這一條就在清單里刪除吧。
2.回顧你的項(xiàng)目清單：把項(xiàng)目清單拿出來好好地看一看，自己下一步應(yīng)該做些什么？現(xiàn)在項(xiàng)目的完成度是多少？項(xiàng)目要取得什么樣的成果？在項(xiàng)目的分解、人員分配、成本消耗、市場策略方面有沒有什么需要修正的地方？或許你會發(fā)現(xiàn)你遺漏了什么，或是有了什么新的想法，都應(yīng)該在回顧的時候添加進(jìn)去。
3.回顧你的待辦事項(xiàng)：有沒有你已經(jīng)做過還沒來得及劃銷的任務(wù)？你上周都做了哪些事？下周還要做哪些事情？清單上的那些待辦事項(xiàng)是否在特定的時間執(zhí)行？是否可以寫入日程表？
4.重新審視自己的目標(biāo)：我會將自己的目標(biāo)納入回顧系統(tǒng)，通常這樣的目標(biāo)需要1年以上的時間才有可能達(dá)成，比如：健康的目標(biāo)，每天早晨早起鍛煉；財富的目標(biāo)，3年內(nèi)年薪超過20萬；事業(yè)的目標(biāo)，我要爭取項(xiàng)目主管的位置，等等。當(dāng)我每次回顧自己的目標(biāo)時，心中都會加深一次目標(biāo)的影像，都會燃起斗志，都會尋找方法，都會堅(jiān)定信心。
老付喝了口咖啡，接著說：“最后我想和你分享一下大衛(wèi)·艾倫提出的‘六個高度’對我的工作帶來了多大的幫助。大衛(wèi)·艾倫提出，我們的工作和人生是可以劃分成六個高度去進(jìn)行檢視和規(guī)劃的，它們分別是：
1. 原則（五萬米）：你首先必須要找個時間好好地思考一下自己的價值觀、原則和目標(biāo)，這是你工作的靈魂所在。如果你以前沒有思考過這些，建議你現(xiàn)在就開始思考。我可以和你分享一下我的原則：工作是謀求更好生活的途徑，追求無壓、流暢、高效的工作。
2. 愿景（四萬米）：這里面包含3—5年的工作目標(biāo)，可以是職位的，也可以是組織能力、協(xié)調(diào)能力等。在這個層面你需要問自己：
我的目標(biāo)是什么？ 哪些人已經(jīng)達(dá)到了我這個目標(biāo)？ 他們是如何達(dá)成的？ 達(dá)到這個目標(biāo)之后我的工作和生活會是怎樣的？
這樣一來我們就給自己構(gòu)建了一幅圖畫，當(dāng)我不斷地回顧這幅圖的時候，我要完成這些目標(biāo)的愿望也就愈加強(qiáng)烈。比如說我現(xiàn)在的愿景是這樣的：
我的目標(biāo)是能夠拿到30萬的年薪，這樣可以給我的家庭更好的生活。 王總已經(jīng)達(dá)到了這個目標(biāo)。 他具有廣泛的人脈、很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力以及對未來趨勢的判斷。 達(dá)到這個目標(biāo)之后我會去歐洲度假，我會買一所大房子，我會為孩子提供更好的教育環(huán)境。 我將一架飛機(jī)模型、一張大房子的照片、一幅孩子的照片擺在我的工作桌上，時刻提醒我工作的意義。
3. 目標(biāo)（三萬米）：目標(biāo)是比愿景更細(xì)化的東西，通常在一年內(nèi)就可以有一個階段性的成果。比如說我現(xiàn)在的目標(biāo)就是：
每周通過參加商務(wù)聚會來擴(kuò)展自己的人脈，主動給朋友們打電話來鞏固自己的人脈。 參加管理學(xué)的培訓(xùn)課程或者是參加MBA學(xué)習(xí)來提高自己的綜合能力。 每天堅(jiān)持閱讀40分鐘，來擴(kuò)充自己的知識面，并且更深層次地研究自己所在的專屬領(lǐng)域。
4. 責(zé)任范圍（兩萬米）：工作上的角色，如銷售、管理、產(chǎn)品開發(fā)等；生活中的角色，如家庭、個人財務(wù)、精神層面等。要把每一個角色扮演好，就需要執(zhí)行一些任務(wù)，以拉近現(xiàn)實(shí)和期望的距離。比如在這個層面我會拿出我負(fù)責(zé)的項(xiàng)目和產(chǎn)品，看看他們的開發(fā)、銷售、管理是否還有提升的可能性，因?yàn)楫吘挂炎约贺?zé)任范圍內(nèi)的事情做得漂亮，才有可能升職或者有其他進(jìn)一步的發(fā)展。
5. 任務(wù)（一萬米）：所有需要一步以上完成的事情都是一個任務(wù)，雖然我們已經(jīng)有了一個‘自上而下’的目標(biāo)系統(tǒng)，但是我們?nèi)匀灰獙⒆⒁饬Ψ旁谘矍暗囊粋€個任務(wù)上。比如‘新產(chǎn)品的營銷策略’等。
6. 下一步行動（跑道）：這是最為細(xì)枝末節(jié)的事件，我們要將他們?nèi)糠胚M(jìn)我們的清單，然后一一消滅。誰更關(guān)注細(xì)節(jié)，誰就能獲得更大的成功。剛開始我們都在同一個跑道里面繞圈，但是最終只有職業(yè)規(guī)劃清晰的人，才會駕車進(jìn)入快車道，直奔目標(biāo)而去?！?/p>
“那么，說到底，你到底是‘自上而下’工作的？還是‘自下而上’工作的？”小強(qiáng)問。
“我會利用一個月的時間去思考自己的未來發(fā)展，然后制定一個‘自上而下’的職業(yè)規(guī)劃；當(dāng)這個規(guī)劃確定之后，我會‘自下而上’地搞定自己的工作，并且在工作的過程中隨時修訂自己的規(guī)劃，這是我的工作方式?！?/p>
“哦……這樣就可以做到忙碌但是不盲目了?！毙?qiáng)若有所思地說。
人生規(guī)劃的六個高度
“回到我們‘選擇最佳方案’的話題上來，我們在選擇究竟執(zhí)行哪一個‘下一步行動’的時候，通常會根據(jù)四重標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：
1. 重要性：選擇下一步行動的下一個標(biāo)準(zhǔn)就是相對重要性，即在所有剩余的這些選擇中，對我來說哪一項(xiàng)最重要？這個問題我們在一開始的時候就解決了，還記得嗎？職業(yè)價值觀？四象限？
2. 環(huán)境：我們的工作雖然是五花八門的，但還是可以分類整理的，比如，你可以將你的工作分為：打電話、計算機(jī)旁、外出辦理等，當(dāng)你必須要打一個電話的時候，可以考慮將所有需要電話解決的事情一并處理?！嬎銠C(jī)旁’、‘外出處理’也是一樣，利用環(huán)境將一類事情集中處理，可以大大提高我們的工作效率。
3. 時間：時間是決定行動的關(guān)鍵因素。我們都不希望自己的工作被打斷，因此我們必須考慮現(xiàn)在到底有多長時間可以用來處理手頭的事情。有人說時間管理專家都非常善于利用生活中的‘時間片’，他們能夠在3—5分鐘內(nèi)迅速完成一項(xiàng)任務(wù)，這種能力是需要我們不斷磨練才能掌握的。
4. 精力：人的精力總是有限的，我們不能強(qiáng)迫自己在看了2個小時報表之后再去制定銷售策略，我們應(yīng)該保持自己的節(jié)奏，將煩瑣的、難度大的任務(wù)用簡單的任務(wù)連接起來，這樣能有效防止疲勞，也有利于集中精力?！?/p>
“衣柜整理法果然厲害啊”小強(qiáng)問。
- 原文作者：鄒鑫
- 原文地址：《小強(qiáng)升職記》
- 本文關(guān)鍵詞：時間管理,小強(qiáng)升職記,衣柜整理法,規(guī)劃,精力,周日讀書
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