excel工作簿與工作表的基本操作
使用Excel創(chuàng)建的文檔就叫做工作簿，一個工作簿可以包含多個工作表。Excel的程序名是Microsoft Excel，創(chuàng)建的工作簿的擴(kuò)展名是*.xls，創(chuàng)建的模板文件的擴(kuò)展名是*.xlt。
在Excel中，新的工作簿是通過“新建”命令實(shí)現(xiàn)的，而工作表示通過“插入”命令來實(shí)現(xiàn)的。
1.1 工作簿的基本操作
1.1.1 創(chuàng)建工作簿
啟動Excel后，就自動產(chǎn)生了一個新的工作簿。缺省情況下，Excel為每個新建工作簿創(chuàng)建了三張工作表，標(biāo)簽名分別為Sheet1、Sheet2、Sheet3。
除了在啟動Excel時可新建工作簿之外，在Excel中還可以使用以下方法來創(chuàng)建新的工作簿。
1.1.1.1 新建空白工作簿
方法1：[文件]菜單à[新建]命令à[任務(wù)窗格]à[新建]à[空白工作簿]。
方法2：單擊[文件]菜單的[新建]命令，或者單擊[常用工具]欄上的 按鈕，或者使用Ctrl+N組合鍵，可以快速新建一個工作簿。
創(chuàng)建新工作簿后，Excel將自動議Book1、Book2、Book3……的默認(rèn)順序給新工作簿命名。
提示： 新建空白工作簿是根據(jù)Excel默認(rèn)的模板創(chuàng)建的新工作簿，沒有為工作簿設(shè)置任何格式和屬性。
1.1.1.2 根據(jù)現(xiàn)有的工作簿創(chuàng)建工作簿
方法：[文件]菜單à[新建]命令à[任務(wù)窗格]à[根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建]à[選擇工作簿…]à在[新建]對話框中選擇一個已經(jīng)存在的工作簿，單擊[創(chuàng)建]按鈕。
新創(chuàng)建的工作簿將在原工作簿的基礎(chǔ)上創(chuàng)建一個文件名為*1.xls的工作簿。
提示： 根據(jù)現(xiàn)有的工作簿創(chuàng)建的工作簿，相當(dāng)于以源工作簿為模板新建了復(fù)制了一個新的工作簿，新建的工作簿將保留源工作簿的數(shù)據(jù)、安全性、屬性等。
1.1.1.3 使用模板創(chuàng)建工作簿
中文版Excel提供了大量嘗用的電子表格模板，根據(jù)這戲模板，用戶可以很方便地創(chuàng)建需要的工作簿。
方法：[文件]菜單à[新建]命令à[任務(wù)窗格]à[根據(jù)模板新建]à[通用模板]à[電子方案表格]à根據(jù)需要選擇一個模板à[確定]。
提示： 如果在“模板”對話框中沒有看到所需的模板，請確認(rèn)Office辦公系統(tǒng)已經(jīng)完全安裝。
通過模板提供的各類工作簿，可以讓用戶快速了解Excel的強(qiáng)大功能和應(yīng)用領(lǐng)域。
1.1.2 修改工作簿的[默認(rèn)文件位置]
作為Excel的專業(yè)用戶，總是希望將文件保存在特定的位置，以便于管理和備份文件。而Excel在缺省時將工作簿文件保存在“我的文檔”文件夾中，用戶通過修改工作簿的默認(rèn)文件位置，也就更改了Excel打開和保存文件的缺省位置。
方法：[工具]→[選項(xiàng)…]→[常規(guī)]→在[默認(rèn)文件位置]文本框中輸入用戶指定的位置。
提示： 用戶在修改工作簿的默認(rèn)文件位置之前，必須在磁盤上創(chuàng)建或已經(jīng)存在一個文件夾。
1.1.3 打開工作簿
1.1.3.1 利用“打開”命令打開
方法：單擊[文件]菜單的[打開]或者[常用工具欄]上的 按鈕。
一次打開多個工作簿的方法是，在[打開]對話框中選擇多個需要打開的工作簿，單擊[打開]命令即可。
1.1.3.2 打開方式
Excel提供了多種打開工作簿的方式，用戶可以根據(jù)具體操作而選擇合適的打開方式。
l 打開：以常規(guī)方式打開，與[打開]按鈕功能相同；
l 以只讀方式打開：允許查看不能修改工作簿；
l 以副本方式打開：在原文件的基礎(chǔ)上新建一個備份工作簿并打開新建的工作簿；
l 用瀏覽器打開：如果工作簿是Web格式，則可以使用瀏覽器來打開工作簿；
l 打開并修復(fù)：如果文件意外丟失，可以打開并修復(fù)。
1.1.3.3 打開最近打開過的工作簿
方法1：在[文件]菜單的最底端列出了用戶最近打開過的文件。
方法2：在[任務(wù)窗格]中的[打開工作簿]的列表中打開。
修改最近打開的文件個數(shù)：[選項(xiàng)…]→[常規(guī)]選項(xiàng)卡→設(shè)置[最近使用的文件列表]中的文件個數(shù)。
1.1.4 保存工作簿
在輸入一些數(shù)據(jù)或者標(biāo)題后，就要保存工作簿，在編輯的過程中還要注意隨時保存文件，Excel生成的文件的擴(kuò)展名為[*.xls]。
1.1.4.1 直接保存工作簿
使用Ctrl+S組合鍵或單擊[常用工具欄]的 按鈕保存工作簿，保存后使用Ctrl+S進(jìn)行快速保存。
提示： 在Excel中還可以使用Shift+F12組合鍵保存工作簿。
1.1.4.2 自動保存工作簿
Excel提供了在工作時自動保存文件的功能，自動保存可以防止突然掉電或意外死機(jī)時，用戶忘記保存文件而造成數(shù)據(jù)丟失。
方法：[工具]→[選項(xiàng)…]→[保存]→設(shè)置[自動保存時間間隔]的時間。
1.1.4.3 保存為備份文件
用戶在保存文件的時候，處于安全考慮，還可以為文件保存一個備份，如果原文件意外丟失或損壞，可以打開備份的文件來挽救。
方法1：[文件]→[另存為…]→打開[另存為]對話框，單擊右上角的[工具]按鈕，從其下拉菜單中能夠單擊[常規(guī)選項(xiàng)]命令，打開[保存選項(xiàng)]對話框，勾選[生成備份文件]選項(xiàng)。
方法2：[文件]→[另存為…]→輸入與原文件不同的[文件名]并選擇保存位置。
提示： 生成備份文件選項(xiàng)只對當(dāng)前工作簿生效。
1.1.5 設(shè)置工作簿的屬性
工作簿的屬性主要是用來編輯摘要信息和說明性的文字，以便于利用這些信息來組織和查找文件。
工作簿的屬性可以標(biāo)識用戶版權(quán)和常規(guī)信息，是保護(hù)產(chǎn)權(quán)和版權(quán)的有效方式。
1.1.5.1 設(shè)置屬性
Excel默認(rèn)屬性中的信息是用戶在第一次保存文件時自動記錄下來的，記錄的信息是用戶的本機(jī)信息，即使用戶以后在其它的計算機(jī)上進(jìn)行過編輯該信息也不會發(fā)生改變。
當(dāng)然，Excel允許用戶通過手工方式來修改工作簿屬性中的信息。
方法：[文件]à[屬性]à[屬性]à[屬性]對話框，根據(jù)需要輸入摘要信息，輸入完畢后單擊[確定]按鈕。
1.1.5.2 查看屬性
在打開工作簿的情況下，用戶可以在任何時候在[文件]菜單下的[屬性]對話框中查看文件的屬性。
用戶也可以在不打開工作簿的情況下查看工作簿的屬性，方法是：找到工作簿文件à在工作簿文件上右擊à選擇[屬性]命令à在[摘要]標(biāo)簽中單擊[高級>>]按鈕后查看詳細(xì)信息。
提示： 修改屬性的相關(guān)信息后必須保存后才能生效；工作簿處于打開狀態(tài)時，不能在工作簿源文件的屬性中查看到摘要信息。
1.1.6 給工作簿加密
為了防止其他人更改或刪除工作簿中工作表的數(shù)據(jù)，或者只讓授權(quán)的其它用戶修改工作表，給工作簿加密是一種最有效的方式。
1.1.6.1 設(shè)置打開權(quán)限密碼
方法：[工具]→[選項(xiàng)…]→[安全性]→[此工作簿的文件加密設(shè)置]→在[打開權(quán)限密碼]欄中輸入密碼后再確認(rèn)密碼→[確定]。
1.1.6.2 設(shè)置修改權(quán)限密碼
方法：[工具]→[選項(xiàng)…]→[安全性]→[此工作簿的文件共享設(shè)置]→在[修改權(quán)限密碼]欄中輸入密碼后再確認(rèn)密碼→[確定]。
1.1.6.3 取消對工作簿的加密
輸入打開和修改工作簿的密碼正常打開工作簿后，執(zhí)行以下操作：
方法：[工具]→[選項(xiàng)…]→[安全性]→[此工作簿的文件共享設(shè)置]→刪除[打開權(quán)限密碼]和[修改權(quán)限密碼]欄中刪除設(shè)定的密碼→[確定]→保存工作簿。
1.1.7 退出工作簿
Alt+F4退出Excel程序窗口；Ctrl+F4關(guān)閉當(dāng)前工作簿。
1.2 工作表的常規(guī)操作
為了便于管理、方便記憶、快速操作，就應(yīng)當(dāng)要進(jìn)行以下設(shè)置。
1.2.1 了解工作表標(biāo)簽
每個工作表都有一個標(biāo)簽名。工作表標(biāo)簽滾動按鈕：只是改變工作表標(biāo)簽的顯示，當(dāng)前編輯的工作表不會隨之改變。只有當(dāng)某些工作表被水平滾動條覆蓋后，這些按鈕才能生效。
l 按鈕：跳到最左邊的第一個工作表；
l 按鈕：向左移動一個工作表；
l 按鈕：向右移動一個工作表；
l 按鈕：跳到最右邊的第一個工作表。
1.2.2 插入工作表
1.2.2.1 修改工作簿的默認(rèn)工作表數(shù)目
Excel的工作簿中最多可以創(chuàng)建255個工作表，默認(rèn)情況下，每個工作簿只顯示3個工作表，用戶可以修改每個工作簿默認(rèn)顯示工作表的個數(shù)。
方法：[工具]→[選項(xiàng)……]→[常規(guī)]→修改[新工作簿內(nèi)工作表數(shù)]的個數(shù)。
提示： 用戶修改工作表的默認(rèn)個數(shù)后，需要重新運(yùn)行Excel才能生效。
1.2.2.2 插入單個工作表
方法1：[插入]菜單à[工作表]命令，就可以插入一個工作表。
方法2：在某個工作表上右擊→在彈出的菜單中單擊[[插入…]→選擇[常用]→單擊[工作表]→[確定]。
1.2.2.3 插入多個工作表
方法：按住Shift或Ctrl鍵選擇多個工作表將其成組，按照插入單個工作表的兩種方法即可完成多個工作表的插入工作。
提示： 常規(guī)方式下插入的工作表都是基于常規(guī)模板的工作表，沒有設(shè)置任何格式和屬性。
1.2.2.4 創(chuàng)建模板
用戶既可以直接插入Excel中現(xiàn)成的工作表模板，也可以創(chuàng)建自定義的工作表模板。
在Excel中，模板有工作簿模板和工作表模板之分：
l 工作簿模板：創(chuàng)建作為模板的一個工作簿，該工作簿中要包含以后新建工作簿中所需的工作表、默認(rèn)文本（例如頁標(biāo)題、行標(biāo)和列標(biāo)）、公式、宏、樣式和其它格式。
l 工作表模板：創(chuàng)建只包含一個工作表的工作簿，該工作表中含有不同類型的所有新建工作表的格式、樣式、文本和其它信息。
創(chuàng)建模板的步驟：
l 打開一個要作為模板的工作簿；
l 單擊[文件]菜單中的[另存為…]命令打開[另存為]對話框；
l 在[文件名]下拉列表框中定義一個名稱，在[保存類型]下拉列表框中選擇[模板（*.xlt）]選項(xiàng)，在[保存位置]下拉列表框中能夠選擇要保存模板的文件夾。
l 單擊[保存]按鈕，保存模板。
提示： 用戶所創(chuàng)建的自定義工作簿或工作表模板，通常保存在Templates文件夾中，在中文版Windows XP操作系統(tǒng)中，該文件夾一般位于C:\Documents and Settings\User_name\Application Data\Microsoft\Templates下。
用戶創(chuàng)建的模板，在重新安裝操作系統(tǒng)后將不復(fù)存在，建議用戶備份模板文件，或者在保存模板時將其保存在系統(tǒng)盤以外的分區(qū)中。
1.2.2.5 插入基于模板的工作表
方法：在工作表標(biāo)簽上右擊à在彈出的菜單中單擊[插入]命令à選擇模板所在的標(biāo)簽à選擇一種模板后雙擊既可。
若要預(yù)覽模板首頁中的圖片或內(nèi)容，就必須在工作簿的[屬性]中勾選[保存御覽圖片]復(fù)選可框。
1.2.3 刪除工作表
方法1：選擇要刪除的工作表右擊→單擊[刪除]→單擊[確定]。
方法2：[編輯]→單擊[刪除工作表]→單擊[確定]。
1.2.4 重命名工作表
方法1：在工作表上右擊→單擊[[重命名]→工作表處于選定狀態(tài)→輸入新的名稱。
方法2：[格式]→[工作表]→單擊[[重命名]→工作表處于選定狀態(tài)→輸入新的名稱。
1.2.5 移動與復(fù)制工作表
1.2.5.1 在同一個工作簿中移動或復(fù)制工作表
移動工作表：
將鼠標(biāo)移動到要移動的工作表標(biāo)簽上按下鼠標(biāo)左鍵并向左或向右拖動，工作表標(biāo)簽會出現(xiàn)6符號，到需要的位置后釋放鼠標(biāo)即可。
復(fù)制工作表：
按住Ctrl鍵的同時拖動工作表到適當(dāng)位置，就可以復(fù)制工作表。
1.2.5.2 在不同的工作簿之間移動或復(fù)制工作表
操作方法：
l 打開要接收工作表的工作簿；
l 切換到要移動或復(fù)制工作表的工作簿中，選定要操作的工作表；
l 右鍵單擊選擇[移動或復(fù)制工作表…]命令，彈出[移動或復(fù)制工作表]對話框；
l 在[工作簿]下拉列表框中選擇用來接收工作表的工作簿；在[下列選定工作表之前]列表框中選擇要在其前面插入移動或復(fù)制的工作表的工作表；如果只是復(fù)制而非移動工作表，則選中[建立副本]復(fù)選框，如果要將選中的工作表移動或復(fù)制到新工作簿中，則在[工作簿]下拉列表框中選擇[新工作簿]，單擊[確定]。
1.3 顯示與隱藏工作簿和工作表
在Excel中，用戶可以創(chuàng)建多個工作簿、在一個工作簿中可以插入多個工作表、一個工作表中又包含多個行和列，用戶在編輯這些數(shù)據(jù)時，就沒有較大的工作空間來顯示。使用隱藏功能就可以將暫時不需要的部分隱藏起來，以便于用戶操作。
用戶在進(jìn)行[隱藏/取消隱藏]操作時，可以進(jìn)行多重隱藏操作。例如，用戶既要隱藏工作表又要在被隱藏的工作表中隱藏某些行或列，這樣就包含了多重隱藏操作。
值得一提的是，用戶在操作多用戶的Excel文件時，一定要注意查看該工作簿或工作表中是否存在隱藏的部分。查看的方法很簡單，當(dāng)某個部分被隱藏后，[取消隱藏]命令就會置亮。
1.3.1 顯示與隱藏工作簿
隱藏：單擊[窗口]菜單中的[隱藏]命令即可。隱藏的工作簿保存后要在一個新建的工作簿中[取消隱藏]后才能查看到。
顯示：單擊[窗口]菜單中的[取消隱藏]命令，選擇要[取消隱藏]的工作簿即可。
1.3.2 顯示與隱藏工作表
隱藏：選擇需要隱藏的工作表，也可以是多個工作表，單擊[格式]菜單中的[工作表]的[隱藏]命令即可。
顯示：單擊[格式]菜單中的[工作表]的[取消隱藏]命令，選擇要[取消隱藏]的工作表即可，一次只能取消一個被隱藏的工作表。
1.3.3 顯示與隱藏行或列
有時一個表太長或太寬，就需要把這表中的一些行或列隱藏起來以方便查看。
隱藏：選取需要隱藏的行或列，也可以是多行或多列，單擊[格式]菜單中的[行]或[列]中的[隱藏]命令即可。
顯示：單擊[格式]菜單中的[行]或[列]的[取消隱藏]命令即可。
1.3.4 隱藏單元格**
提示： 當(dāng)用戶對行列進(jìn)行隱藏后，應(yīng)當(dāng)選取當(dāng)前的整個工作表后，才能夠[取消隱藏]。否則，該命令有時會失效。
1.4 保護(hù)工作表和工作簿
當(dāng)用戶需要轉(zhuǎn)向其他方面的工作，但又不希望關(guān)閉Excel時，為了防止因誤操作而造成對工作表數(shù)據(jù)的損壞，以及避免他人對文檔進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的訪問，應(yīng)該為工作簿或工作表建立保護(hù)。
提示： 用戶在設(shè)置保護(hù)功能時，應(yīng)當(dāng)遵循“先保護(hù)小對象再保護(hù)大對象”的規(guī)律。例如，保護(hù)工作簿之前應(yīng)先保護(hù)工作表，保護(hù)工作表之前應(yīng)先保護(hù)單元格或允許的編輯區(qū)域。
1.4.1 保護(hù)和撤消保護(hù)工作表
1.4.1.1 保護(hù)工作表：
打開[保護(hù)工作表…]對話框：[工具]→[保護(hù)]→[保護(hù)工作表…]，彈出[保護(hù)工作表…]對話框。
1.4.1.2 設(shè)置保護(hù)的選項(xiàng)：
[保護(hù)工作表及鎖定的單元格內(nèi)容]：選中則禁止更改工作表中的單元格內(nèi)容；
[允許此工作表的所有用戶進(jìn)行]：可以設(shè)置用戶的使用權(quán)限，運(yùn)行或禁止用戶對工作表進(jìn)行的各種操作；
[取消工作表保護(hù)時使用的密碼]：輸入用戶密碼，密碼為任意字母、數(shù)字或符號，并且區(qū)分大小寫。密碼的長度不能超過255個字符。允許空密碼即回車。
單擊[確定]。
1.4.1.3 撤消工作表保護(hù)：
方法：[工具]→[保護(hù)]→[撤消工作表保護(hù)…]，輸入正確的密碼即可。
1.4.2 鎖定和取消鎖定單元格
對工作表設(shè)置保護(hù)后，工作表中的所有單元格都不能修改，操作起來很不方便。在實(shí)際應(yīng)用中用戶只需要對工作表中部分單元格或某些對象實(shí)施保護(hù)即可，沒有被保護(hù)的單元格內(nèi)容可以隨身更改。
1.4.2.1 取消鎖定單元格
方法：選定需要保護(hù)的單元格或單元格區(qū)域→[格式]→[單元格…]→[保護(hù)]→去掉[鎖定]項(xiàng)前面的√→[確定]。
1.4.2.2 鎖定單元格
方法：選定已經(jīng)保護(hù)的單元格或單元格區(qū)域→[格式]→[單元格…]→[保護(hù)]→選取[鎖定]項(xiàng)→[確定]。
1.4.3 允許或刪除用戶編輯區(qū)域
高版本的Excel（2002以上），提供比[保護(hù)單元格]更靈活的保護(hù)方式即[允許用戶編輯區(qū)域]。使用該功能不但可以擴(kuò)展可編輯的區(qū)域，而且還可以同時完成[保護(hù)工作表]的操作。
1.4.3.1 添加允許的編輯區(qū)域
[工具]菜單→[保護(hù)]→[允許用戶編輯區(qū)域]→打開[允許用戶編輯區(qū)域]對話框。
1.4.3.2 設(shè)置保護(hù)的選項(xiàng)：
新建：使用該命令添加一個或多個允許編輯的區(qū)域；
修改：對已經(jīng)添加的編輯區(qū)域進(jìn)行修改，包括區(qū)域名和區(qū)域；
刪除：刪除已經(jīng)添加的編輯區(qū)域；
權(quán)限…：在彈出的對話框中設(shè)置允許修改的密碼，沒有設(shè)置則無需密碼即可修改；
保護(hù)工作表…：相當(dāng)于在菜單中調(diào)用[保護(hù)工作表…]命令。
1.4.3.3 刪除允許的編輯區(qū)域
在[允許用戶編輯區(qū)域]對話框中，用戶可以刪除被保護(hù)的編輯區(qū)域，被保護(hù)區(qū)域中的數(shù)據(jù)不會受到任何影響。
提示： [鎖定和取消鎖定單元格]操作不能夠設(shè)置修改密碼，一旦取消鎖定所有的用戶都能夠修改；[允許用戶編輯區(qū)域]操作則能夠很好地分配用戶修改的權(quán)限，而且操作起來非常直觀和方便。
1.4.4 保護(hù)和撤消保護(hù)工作簿
保護(hù)工作簿只能保護(hù)其[結(jié)構(gòu)]和[窗口]，如果要對整個工作簿的數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)就必須為工作簿設(shè)置[安全性]。
1.4.4.1 保護(hù)工作簿：
打開[保護(hù)工作簿…]對話框：[工具]→[保護(hù)]→[保護(hù)工作簿…]，彈出[保護(hù)工作簿…]對話框。
1.4.4.2 設(shè)置保護(hù)的選項(xiàng)：
[結(jié)構(gòu)]：選中后可以保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)，避免刪除、移動、隱藏、取消隱藏或重命名工作表，或插入新的工作表；
[窗口]：選中后可以保護(hù)工作簿的窗口不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉；
[密碼]：輸入用戶密碼，密碼為任意字母、數(shù)字或符號，并且區(qū)分大小寫。密碼的長度不能超過255個字符。
單擊[確定]。
1.4.4.3 撤消工作簿保護(hù)：
方法：[工具]→[保護(hù)]→[撤消工作簿保護(hù)…]，輸入正確的密碼即可。
1.4.5 保護(hù)并共享工作簿
對于存放在公共文件夾總的工作簿有時希望用戶能夠打開進(jìn)行訪問，而且希望看待修訂記錄，這就需要對工作簿設(shè)置共享保護(hù)。
當(dāng)工作簿被設(shè)置為共享后，可以允許網(wǎng)絡(luò)上的多個用戶對該工作簿進(jìn)行聯(lián)機(jī)操作。
1.4.5.1 保護(hù)并共享工作簿：
方法：[工具]→[保護(hù)]→[保護(hù)并共享工作簿…]→勾選[以追蹤修訂方式共享]選項(xiàng)→輸入并確認(rèn)密碼→[確定]。程序要求用戶另存為當(dāng)前工作簿，選擇保存位置和文件名即可，保存后工作簿標(biāo)題顯示為[*.xls 共享]字樣，說明設(shè)置成功。
1.4.5.2 撤銷共享工作簿的保護(hù)：
方法：[工具]→[保護(hù)]→[撤銷共享工作簿的保護(hù)…]→在彈出的[取消共享保護(hù)]對話框中輸入正確的密碼即可。
