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Excel圖表幾乎是每個(gè)職場(chǎng)人必備的工具，工作中我們制作好的圖表，會(huì)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)看、發(fā)給員工看或者發(fā)給客戶看，能做出美觀的圖表尤其重要。

今天我們分享的內(nèi)容將通過圖表布局、坐標(biāo)軸設(shè)置、字體設(shè)置及細(xì)節(jié)處理介紹如何提升圖表的呈現(xiàn)力，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化。

突破Excel圖表布局

在Excel中創(chuàng)建的圖表，其默認(rèn)布局都大同小異，主要由圖表標(biāo)題、圖表區(qū)和圖例組成，如下圖所示。

在默認(rèn)布局的基礎(chǔ)上，用戶可以使用【添加圖表元素】按鈕為圖表添加元素，也可以使用【快速布局】按鈕 快速更改布局設(shè)置，還可以通過【圖表樣式】快速應(yīng)用不同的布局和效果，如下圖所示。

一般情況下，圖表默認(rèn)結(jié)構(gòu)并無太大問題，也可以滿足基本使用要求，但對(duì)圖表有更專業(yè)或更高要求時(shí)，就顯得不夠完美。如簡(jiǎn)單的標(biāo)題，無法傳達(dá)更多的信息，圖表區(qū)留白過多，圖表呈現(xiàn)過于分散等。左下圖所示為一個(gè)專業(yè)的信息圖表，右下圖所示為圖表組成結(jié)構(gòu)圖，可以看到，其主要由主標(biāo)題區(qū)、副標(biāo)題區(qū)、圖例區(qū)、繪圖區(qū)和腳注區(qū)組成，從上到下豎向構(gòu)圖，結(jié)構(gòu)緊湊，在很小的空間內(nèi)卻呈現(xiàn)了很多數(shù)據(jù)。 

專業(yè)圖表組成的5個(gè)部分，在布局上可以注意以下幾點(diǎn)。 

（1）主標(biāo)題區(qū)?？梢詣h除默認(rèn)標(biāo)題，使用文本框代替，以方便編輯。在字體上建議使用大號(hào)字體，突出標(biāo)題區(qū)。 

（2）副標(biāo)題區(qū)?？筛鶕?jù)情況對(duì)圖表數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的結(jié)果進(jìn)行提煉，方便閱讀者快速掌握數(shù)據(jù)信息。 

（3）圖例區(qū)。可根據(jù)數(shù)據(jù)系列情況，進(jìn)行取舍。

（4）繪圖區(qū)。繪圖區(qū)不宜占的面積過大，圖表數(shù)據(jù)清晰即可，否則就會(huì)顯得粗糙。 

（5）腳注區(qū)。主要用于注釋數(shù)據(jù)來源或者特別注釋內(nèi)容。

合理地設(shè)置坐標(biāo)軸

在Excel圖表中，主要分為分類軸和數(shù)據(jù)軸。分類軸用于表示圖表中需要比較的各個(gè)對(duì)象，而數(shù)據(jù)軸則是根據(jù)數(shù)據(jù)的大小來自定義數(shù)據(jù)的單位長(zhǎng)度，它們都是極為關(guān)鍵的部分，如果不能合理地設(shè)置坐標(biāo)軸，不僅影響讀者觀看，而且容易扭曲數(shù)據(jù)要表達(dá)的意思。 

? 分類軸的設(shè)置

圖表設(shè)計(jì)中，如果分類軸中的數(shù)據(jù)標(biāo)簽顯示過于擁擠或設(shè)置不當(dāng)，都會(huì)影響數(shù)據(jù)的正常閱讀和圖表美觀。 

（1）傾斜標(biāo)簽要不得

在制作圖表中，有時(shí)會(huì)遇到分類標(biāo)簽文字過長(zhǎng)，而圖表寬度太長(zhǎng)，導(dǎo)致X坐標(biāo)軸上的數(shù)據(jù)標(biāo)簽傾斜顯示，給閱讀者造成不便，如下圖所示。

此時(shí)，可以使用【Alt+Enter】組合鍵，在數(shù)據(jù)表中對(duì)分類標(biāo)簽文本進(jìn)行強(qiáng)制換行，如左下圖所示。如果標(biāo)簽很長(zhǎng)，可以進(jìn)行多次換行。調(diào)整分類標(biāo)簽后，圖表效果如右下圖所示。如果標(biāo)簽還是傾斜，適當(dāng)調(diào)整一下圖表長(zhǎng)度即可。 

如果不希望使用換行符，將柱形圖改為條形圖，也可解決此類問題。更改圖表類型后效果如下圖所示。 

另外，將軸標(biāo)簽分類為有規(guī)律的文本，如連續(xù)的年份、日期，不要寫成“2017、2018、2019……”，可以簡(jiǎn)寫成“2017、18、19……”，這樣不但看起來簡(jiǎn)單，也很清晰明了。

（2）合理安排條形圖類別名稱位置

制作條形圖時(shí)，原始數(shù)據(jù)中包含有負(fù)值，如左下圖所示，數(shù)據(jù)標(biāo)簽會(huì)顯示在條形圖內(nèi)，看起來不美觀，如右下圖所示。

可以更改數(shù)據(jù)源格式，添加輔助列，之后更改圖表格式。

（3）數(shù)據(jù)點(diǎn)落在橫坐標(biāo)軸刻度線上

在用折線圖和面積圖表示時(shí)間系列數(shù)據(jù)時(shí)，如果數(shù)據(jù)點(diǎn)落在了兩個(gè)時(shí)間類別中間，容易誤解數(shù)據(jù)日期，如左下圖所示。因此，各個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)一定要落在橫坐標(biāo)軸，即時(shí)間軸的刻度線上，如右下圖所示。

創(chuàng)建圖表后，選擇橫坐標(biāo)軸，打開【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】任務(wù)窗格，在【坐標(biāo)軸選項(xiàng)】下【坐標(biāo)軸位置】選項(xiàng)組中單擊選中【在刻度線上】單選按鈕即可，如下圖所示。

? 數(shù)據(jù)軸的設(shè)置

數(shù)據(jù)軸影響著圖表的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)效果，如果設(shè)置或處理不好，很容易呈現(xiàn)出錯(cuò)誤的視覺效果。例如，體育比賽記錄、衛(wèi)星軌道偏離度等，這種“敏感型”數(shù)據(jù)，差別微小，在坐標(biāo)軸的處理上應(yīng)體現(xiàn)數(shù)據(jù)的微小變化。

下圖為兩個(gè)銷售額的柱形圖，使用了完全相同的數(shù)據(jù)，左下圖則無法體現(xiàn)各組的銷售額差異，而右下圖則更能體現(xiàn)“四組”銷售額的領(lǐng)先程度。 

由此可以看出數(shù)據(jù)軸設(shè)置的重要性，下面介紹幾個(gè)數(shù)據(jù)軸的設(shè)置技巧。 

（1）數(shù)據(jù)軸起始值從“0”開始

如果原始數(shù)據(jù)差異不是很大，Excel會(huì)默認(rèn)調(diào)高縱坐標(biāo)的起點(diǎn)以突出差異性，但這種差異會(huì)導(dǎo)致同樣的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的效果不同，引起錯(cuò)覺。所以將縱坐標(biāo)軸設(shè)置為從“0”開始能更準(zhǔn)確地展示數(shù)據(jù)之間的差異。下面兩個(gè)圖表，左下圖以“75”為起始值，很容易讓人誤認(rèn)為4季度比1季度銷售額增長(zhǎng)了500%，但右下圖以“0”為起始值，可以看出僅增長(zhǎng)了25%。 

如果要更改縱坐標(biāo)顯示效果，可以在數(shù)據(jù)軸上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】選項(xiàng)，如左下圖所示。然后在【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】任務(wù)窗格設(shè)置坐標(biāo)軸的最小值和最大值即可，如右下圖所示。另外，可以通過設(shè)置“單位”，調(diào)整縱坐標(biāo)軸間隔。 

（2）縱坐標(biāo)數(shù)據(jù)格式

縱坐標(biāo)列數(shù)值較大時(shí)，特別是十萬、百萬等數(shù)據(jù)，難道要讓大家費(fèi)力地?cái)?shù)有幾個(gè)0，如左下圖所示。這時(shí)就可以設(shè)置縱坐標(biāo)的數(shù)據(jù)格式，提升圖表的可視效果，讓圖表更簡(jiǎn)潔，易于閱讀，如右下圖所示。 

在【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】窗格中，設(shè)置【顯示單位】，并選中【在圖表上顯示單位標(biāo)簽】復(fù)選框，如左下圖所示。

另外，也可以通過添加單位的形式，使數(shù)據(jù)更易讀。在【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】窗格中選擇【數(shù)字】選項(xiàng)，在【類別】中選擇【自定義】選項(xiàng)，然后輸入自定義代碼，單擊【添加】按鈕，如右下圖所示。

此時(shí)，圖表即可以以自定義的單位進(jìn)行顯示，如下圖所示。

（3）主次坐標(biāo)軸刻度線要對(duì)稱

在Excel圖表中，主次坐標(biāo)軸是圖表中較為常用的呈現(xiàn)方式，由于兩種數(shù)據(jù)對(duì)比不同，無法在同一數(shù)據(jù)軸上體現(xiàn)，通過次坐標(biāo)軸就可以清晰、直觀地展示數(shù)據(jù)的變化。

下圖所示為一個(gè)雙坐標(biāo)軸圖表，其中主坐標(biāo)軸有7個(gè)刻度，次坐標(biāo)軸有11個(gè)刻度，它們的刻度和網(wǎng)格線都不對(duì)稱，看起來很不方便，因此需要對(duì)次坐標(biāo)軸的最大值和刻度單位進(jìn)行調(diào)整。

此時(shí)，設(shè)置次坐標(biāo)軸的最大值為“0.12”，刻度單位為“0.02”，如下圖所示。

即可得到一個(gè)主次坐標(biāo)軸對(duì)稱的圖表，如下圖所示。 

使用更為簡(jiǎn)潔醒目的字體

字體也是影響圖表美觀和專業(yè)度的因素之一。新建的圖表一般采用Calibri、宋體或等線字體，Excel版本不同，默認(rèn)字體或稍有區(qū)別。一般情況下，很少有人會(huì)想到去修改它，在這種設(shè)置下，做出的圖表，很難呈現(xiàn)出專業(yè)的效果。

在字體設(shè)計(jì)中，文字分為襯線體和無襯線體。其中襯線字體是在字的筆畫開始、結(jié)束的地方有額外的裝飾，而且筆畫的粗細(xì)會(huì)有所不同；而無襯線體是沒有這些額外的裝飾，而且筆畫的粗細(xì)差不多，下圖所示為襯線體和無襯線體的區(qū)別。 

通過上圖可以對(duì)比看出，襯線體字體的優(yōu)勢(shì)是易讀性高，而無襯線體的優(yōu)勢(shì)是清晰醒目。在專業(yè)圖表中，多采用無襯線字體，無論中英文。在設(shè)置圖表的字體時(shí)，數(shù)字和英文可以采用Arial字體，8~10磅，中文可以使用黑體，下圖所示為有襯線和無襯線圖表效果的對(duì)比。

這些小技巧，你都了解了嗎？