人活著就是在對抗熵增定律，生命以負(fù)熵為生；信息依然逃脫不了熵增定律，信息以負(fù)熵為價。
一、信息管理的現(xiàn)狀
在這個信息日益重要的時代，信息管理仍然很糟糕。大多數(shù)人認(rèn)為信息管理是IT的領(lǐng)域。我們的觀點(diǎn)是，信息是應(yīng)該被管理的資產(chǎn)，因此應(yīng)該是業(yè)務(wù)的責(zé)任。我們的立場是基于同行評審的研究，即:
1、每個組織的存在都是為了向客戶提供產(chǎn)品和服務(wù)。價值是在多個層次為多個涉眾創(chuàng)建的。與直覺相反的是，管理的職責(zé)不是推動盈利能力和業(yè)務(wù)改善;這些都是滯后指標(biāo)。管理的工作是配置組織的稀缺和有價值的資源。最成功的組織是那些提供產(chǎn)品和服務(wù)，為客戶創(chuàng)造最大價值，同時消耗最少資源的組織。
2、信息是組織可以部署來運(yùn)行其業(yè)務(wù)的僅有的四種業(yè)務(wù)資源之一。另外三種是金融資產(chǎn)(貨幣)、人力資產(chǎn)(人)和基礎(chǔ)設(shè)施資產(chǎn)(建筑物、硬件和軟件)。而這些資產(chǎn)是稀缺的，因為組織機(jī)構(gòu)總是需要更多的資產(chǎn)。此外，信息至關(guān)重要;它是每個業(yè)務(wù)活動、每個業(yè)務(wù)流程和每個業(yè)務(wù)決策的重要組成部分。
3、信息的普遍部署和管理都很糟糕。如果我們考慮其他資產(chǎn)是如何管理的,他們都有一個框架,(例如會計科目表),管理工具(例如資產(chǎn)負(fù)債表和損益表),嚴(yán)格授權(quán)(只有很少人有權(quán)預(yù)定數(shù)量的錢花在預(yù)定的項目在預(yù)定的時間內(nèi))和真正的責(zé)任(如果他或她將解雇首席財務(wù)官管理一個組織的資金,他們會如果他們挪用入獄)。當(dāng)被問及如果按照信息管理方式管理公司的資金會是什么樣子時，一位石油和天然氣生產(chǎn)商的高管回答說:“我們將在一周內(nèi)破產(chǎn)?！?/strong>任何人都可以在任何時間為任何目的花費(fèi)任何數(shù)量的錢，無需授權(quán)，也無需報告。這樣的組織并不孤單。
4、改進(jìn)信息管理實(shí)踐不需要技術(shù)。信息的價值取決于上下文。上下文需要判斷。判斷只能由人類提供。單靠軟件無法完成這項工作。四十年來，我們一直在用硬件和軟件解決商業(yè)問題，希望這些問題會消失;他們不會。正如美國一家大型健康診所的首席執(zhí)行官對我們說的那樣:“我們的技術(shù)已經(jīng)進(jìn)步到了可以以光速得到垃圾的程度。”“信息管理失敗的原因與業(yè)務(wù)治理、領(lǐng)導(dǎo)和管理、理由和行為有關(guān)。”
5、管理層沒有對這一關(guān)鍵資源施加明智的業(yè)務(wù)治理，而是放棄了自己的責(zé)任，不公平地讓信息管理交給了毫無能力處理信息的IT部門。他們擅長處理管道和電線，但管理信息既不是他們的專長，也不是他們的職責(zé)。IT部門不了解業(yè)務(wù)，也不了解對其至關(guān)重要的信息。更糟糕的是，許多組織都在積極地尋求通過云外包他們的IT。誰將負(fù)責(zé)管理該組織的信息呢?
6、信息管理不善的眾多原因之一是不存在類似CIO這樣的人物。在我們所見過的無數(shù)組織中，如果信息不能準(zhǔn)確、及時地傳遞給需要它的人，沒有人會被解雇。另一個原因是，雖然圍繞金錢管理的行為預(yù)期是明確的，但信息管理卻不是這樣。
7、改善信息管理實(shí)踐給組織帶來的好處是切實(shí)的、可實(shí)現(xiàn)的和顯著的——每位員工每年至少能獲得2萬美元。
我們需要認(rèn)真地重新考慮作為業(yè)務(wù)資產(chǎn)的信息管理。
二、信息管理的五個棘手問題
現(xiàn)在是董事們開始就信息管理問題捫心自問的時候了。以下是我們最難回答的五個問題。
信息的爆炸為各種形式和規(guī)模的企業(yè)打開了一扇門，讓它們以各種新的方式獲得成功。如果您想提高生產(chǎn)力，做出更好的基于數(shù)據(jù)的決策并簡化遵從性，信息是關(guān)鍵。
然而，這扇門更多的是旋轉(zhuǎn)的。這是一個充分利用信息的機(jī)會，但隨著大門的旋轉(zhuǎn)，那些沒有做好準(zhǔn)備的人很可能很快就會被困在路上。
在試圖從數(shù)據(jù)中獲得價值之前，所有的決策者都應(yīng)該問自己一些關(guān)于信息管理的尖銳問題。以下是對任何董事、高管或股東來說最困難、最緊迫的五個問題:
作為僅有的四種可用資產(chǎn)之一，如果不好好審視一下自己是如何管理信息的，組織不可能堅持太久。
1、管理信息的成本、價值和收益是什么
把你的信息想象成一種有形資產(chǎn)——比如一輛卡車。在你的組織購買或租賃一輛車之前，你會想知道它的成本，它在其運(yùn)營壽命期內(nèi)的價值，以及購買它給你的公司帶來的好處。
當(dāng)我們審視信息時，組織同樣應(yīng)該考慮管理信息的成本，這樣做的價值是什么，你如何給它加上一個數(shù)字，以及改進(jìn)信息管理對組織的好處。
大多數(shù)人不知道答案，這就是信息管理運(yùn)行狀況檢查的作用所在。
2、管理的角色是什么——報告業(yè)務(wù)績效或有效部署組織的稀缺和有價值的資產(chǎn)
如果你是一個經(jīng)濟(jì)學(xué)家，答案是部署組織的資源，因為這是組織運(yùn)作的方式。你可能不會從一家組織的會計師那里得到同樣的答案，因為這些東西對他們來說都不重要——他們想衡量的是事情做得有多好。
然而，如果你適當(dāng)?shù)亟M織一個組織的資源，你會得到績效作為副產(chǎn)品，信息資產(chǎn)也一樣。
3、如果你不像管理其他重要資產(chǎn)那樣管理你的信息，你是否意識到管理你的組織不是最佳的
這么說是因為一個企業(yè)只有四種資產(chǎn)——物理資產(chǎn)、金融資產(chǎn)、人力資產(chǎn)和信息資產(chǎn)。例如，如果你對自己的金融資產(chǎn)管理不善，可以肯定地說，你的公司處于次優(yōu)水平，而這是一個有意識的決定。
我們不應(yīng)該以任何不同的方式看待信息資產(chǎn)。
4、如果你被要求對你的組織提供的信息的準(zhǔn)確性、相關(guān)性和及時性負(fù)責(zé)，你會要求什么
站在首席執(zhí)行官的角度，你對管理公司的信息負(fù)有真正的責(zé)任。
如果我們是你的主管，我們說你會有關(guān)鍵績效考核指標(biāo)圍繞信息的準(zhǔn)確性，及時性和相關(guān)性，如果你成功了就會有五位數(shù)的獎金，如果你不成功就會被解雇，你會怎么做?
5、如果你用管理信息的方法來管理你的資金，你的組織會是什么樣子
作為僅有的四種可用資產(chǎn)之一，如果不好好審視一下自己如何管理信息，組織就不能活得太久。衡量當(dāng)前信息管理進(jìn)展的一個簡單方法是，想象一下如果你沒有首席財務(wù)官、沒有會計或總賬財務(wù)圖表、沒有單一的資產(chǎn)負(fù)債表或損益表、沒有管理財務(wù)的權(quán)力，你的組織會是什么樣子。
我們會破產(chǎn)，我們不確定你會不會。
隨著信息規(guī)模的增長，從數(shù)據(jù)中獲取價值的組織的吸收，以及分析和自動化成為真正的顛覆者，用不了多久，信息和資金管理將變得更加具有可比性。在不久的將來，將會使那些對信息管理不善的企業(yè)陷入財務(wù)破產(chǎn)。
管理資產(chǎn)，無論是財務(wù)還是信息，有效地，管理需要一個框架，他們需要管理工具，他們需要授權(quán)，他們需要真正的責(zé)任人——一個真正承擔(dān)責(zé)任的人。
要做到這一點(diǎn)，就把CIO看成CFO。首席信息官將需要一個商業(yè)分類方案，一些工具來清理組織的數(shù)據(jù)，并使軟件在獲得與首席財務(wù)官同等的授權(quán)的情況下高效工作。
所以，問自己另一個棘手的問題:有效管理組織信息的框架、工具、授權(quán)和責(zé)任是什么?如果你不確定，我們建議你看一看我們的免費(fèi)白皮書，以真正理解你應(yīng)該如何對待你的信息作為重要的資產(chǎn)。
三、精簡信息管理的三種方法
信息比以往任何時候都更有價值，強(qiáng)調(diào)有效的管理。這里有三個精簡信息管理的辦法。
我們知道，在當(dāng)今的數(shù)字環(huán)境中，信息管理是成功的必要條件，我們也知道，許多首席執(zhí)行官很難理解為什么。還有一些人覺得自己被困在了沙漠里，知道應(yīng)該盡早行動，但又不確定該往哪個方向走。
讓您的信息管理標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)可能感覺像是一項全能的任務(wù)，但在很多方面，這一點(diǎn)也不困難—它只需要一點(diǎn)橫向思維。
為此，我們將介紹三種簡化組織內(nèi)部信息管理的方法，無論組織規(guī)模大小如何。
43%的組織使用4個或更多的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)。
1)釋放移動信息價值
自從辦公室里擺滿五顏六色的顯示器和巨大的電腦以來，我們已經(jīng)走過了很長的路。如今，我們生活在一個移動的世界，根據(jù)Statista的研究，大約78%的人擁有高功能的智能手機(jī)。
更重要的是，很多人會把工作帶回家，用他們的移動設(shè)備訪問和創(chuàng)建內(nèi)容。這意味著移動性比以往任何時候都更能整合生產(chǎn)力，而大多數(shù)企業(yè)都明白這一點(diǎn)。
59%的組織認(rèn)為通過手機(jī)訪問內(nèi)容“非常重要”或“至關(guān)重要”。它還帶來了新的風(fēng)險——從對合規(guī)性很重要的文檔的保留時間表到數(shù)據(jù)安全問題。
通過專注于改善企業(yè)在任何設(shè)備上對移動內(nèi)容訪問和信息創(chuàng)建的使用，我們可以開始趕上日益活躍的勞動力。
2)停止使用這么多沖突的程序
AIIM還發(fā)現(xiàn)，43%的組織正在使用4個或更多的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)。它幾乎不是控制信息的最有效的方法，而企業(yè)查找遵從性所需的重要記錄的能力則成為更大的麻煩。
記錄復(fù)制的風(fēng)險變得更高，這將抑制生產(chǎn)力。相反，組織應(yīng)該關(guān)注他們需要的信息，而不是他們認(rèn)為他們需要的技術(shù)。
3)加強(qiáng)信息治理
也許最重要的技巧是回到基礎(chǔ)，理解您的組織的關(guān)鍵目標(biāo)，并圍繞它建立您的信息管理策略。這從業(yè)務(wù)(與信息不同)治理開始，包括創(chuàng)建重要的(和基本的)業(yè)務(wù)流程，例如誰負(fù)責(zé)信息管理，誰擁有權(quán)力。
AIIM還發(fā)現(xiàn)，令人擔(dān)憂的是，有相當(dāng)一部分員工“回避授權(quán)系統(tǒng)”，這將導(dǎo)致進(jìn)一步的合規(guī)、風(fēng)險和業(yè)務(wù)績效問題。超過四分之一的受訪機(jī)構(gòu)表示，他們看到員工濫用基于云的文件共享。這是一個令人震驚的數(shù)據(jù)，它強(qiáng)調(diào)了企業(yè)高層加強(qiáng)控制的必要性。員工的管理方式要適應(yīng)新的數(shù)字化環(huán)境，真正的信息管理更容易實(shí)現(xiàn)——更重要的是，沒有信息管理是不可能做到的。
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