在了解了一些周邊知識(shí)，并且看過項(xiàng)目采購(gòu)管理全部過程的簡(jiǎn)介之后，我們進(jìn)入到每一個(gè)過程的詳細(xì)學(xué)習(xí)中。其實(shí)采購(gòu)相關(guān)的知識(shí)過程并不復(fù)雜，但一些工具與技術(shù)都涉及不少周邊知識(shí)，特別是合同管理這一塊，我們將在后面專門講述合同管理的內(nèi)容。相關(guān)的法律法規(guī)除了上節(jié)課的簡(jiǎn)單了解之外，也會(huì)在之后有詳細(xì)的匯總。
規(guī)劃采購(gòu)過程識(shí)別哪些項(xiàng)目需求最好或必須通過從項(xiàng)目組織外部外購(gòu)產(chǎn)品、服務(wù)或成果來實(shí)現(xiàn)，或哪些項(xiàng)目需求可由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行完成。在規(guī)劃采購(gòu)過程中，要決定是否需要取得外部支持。如果需要，則還要決定采購(gòu)什么、如何采購(gòu)、采購(gòu)多少，以及何時(shí)采購(gòu)。如果項(xiàng)目需要從執(zhí)行組織外采購(gòu)所需的產(chǎn)品、服務(wù)和成果，則每次采購(gòu)都要經(jīng)歷從規(guī)劃采購(gòu)到結(jié)束采購(gòu)的各個(gè)過程。
項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃會(huì)對(duì)規(guī)劃采購(gòu)過程中的采購(gòu)策略制定產(chǎn)生重要影響。在編制采購(gòu)管理計(jì)劃過程中所作出的決定也會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。應(yīng)該把采購(gòu)管理計(jì)劃編制工作與制定進(jìn)度計(jì)劃、估算活動(dòng)資源和自制或外購(gòu)決策等整合起來。
在規(guī)劃采購(gòu)過程中，要考慮每個(gè)自制或外購(gòu)決策所涉及的風(fēng)險(xiǎn)，也要審查為減輕風(fēng)險(xiǎn)（有時(shí)向賣方轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)）而擬使用的合同類型。
上面來回說了幾篇自制外購(gòu)決策什么的，其實(shí)它就是規(guī)劃采購(gòu)的一個(gè)工具與技術(shù)。除了工具與技術(shù)外，規(guī)劃采購(gòu)的輸出也是非常值得我們關(guān)注的，接下來我們就先看一下工具與技術(shù)，再看看輸出的內(nèi)容。
自制與外購(gòu)分析：確定我們需要的產(chǎn)品、服務(wù)或成果，或者是某些工具，到底是我們自己開發(fā)實(shí)現(xiàn)，還是通過采購(gòu)的方式從外部獲得。在做自制與外購(gòu)分析時(shí)，要綜合考慮所有成本，包括直接與間接的各種成本。除了成本之外，還可以看需要的內(nèi)容是否符合企業(yè)或項(xiàng)目戰(zhàn)略，符合戰(zhàn)略的應(yīng)該自制，不符合戰(zhàn)略的則外包。
市場(chǎng)調(diào)研：主要包括考察行業(yè)情況和潛在供應(yīng)商。項(xiàng)目的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)可以綜合考慮從網(wǎng)絡(luò)上的在線評(píng)論、展銷會(huì)等各種渠道得到的信息，來了解市場(chǎng)情況。同時(shí)可能也需要考慮有能力提供所需材料或服務(wù)的潛在供應(yīng)商的范圍，權(quán)衡與之有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，并優(yōu)化具體的采購(gòu)目標(biāo)，盡可能利用成熟的技術(shù)。
合同類型的選擇：其實(shí)合同類型應(yīng)該是規(guī)劃采購(gòu)的輸入，屬于組織過程資產(chǎn)的一部分。但是在規(guī)劃的時(shí)候我們就應(yīng)該確定好合同類型的選擇，所以在這里也可以將它視為規(guī)劃采購(gòu)的一個(gè)工具與技術(shù)。根據(jù)合同的內(nèi)容合同包括：總承包合同、單項(xiàng)承包合同、分包合同這幾種。而根據(jù)價(jià)格分可以分為總價(jià)合同（固定總價(jià)、總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用、總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整）、成本補(bǔ)償合同（成本加固定費(fèi)用、成本加激勵(lì)費(fèi)用、成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用）、工料合同。關(guān)于合同的內(nèi)容我們將在下一課詳細(xì)說明，是非常重點(diǎn)的內(nèi)容。
采購(gòu)管理計(jì)劃描述的是從形成采購(gòu)文件到合同收尾的全部的采購(gòu)過程計(jì)劃。主要解釋采購(gòu)什么、采購(gòu)的時(shí)機(jī)、采購(gòu)的方式、采購(gòu)的數(shù)量、采購(gòu)成本的制約因素等。具體來說包括：
采用的合同類型
是否采用獨(dú)立估算作為評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，由誰來準(zhǔn)備獨(dú)立估算，何時(shí)進(jìn)行獨(dú)立估算
如果項(xiàng)目的執(zhí)行組織設(shè)有采購(gòu)、合同或者發(fā)包部門，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)本身能采取哪些行動(dòng)
標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)文件（如果需要的話）
管理多個(gè)供應(yīng)商
協(xié)調(diào)采購(gòu)與項(xiàng)目的其他方面，例如確定進(jìn)度與績(jī)效報(bào)告
能對(duì)計(jì)劃的采購(gòu)造成影響的任何約束和假定
處理從賣方購(gòu)買產(chǎn)品所需要的提前訂貨期，并與他們一起協(xié)調(diào)項(xiàng)目進(jìn)度制定過程
進(jìn)行“自制/外購(gòu)”決策，并與活動(dòng)資源估算過程、制定進(jìn)度計(jì)劃過程聯(lián)系起來
確定合同中規(guī)定的每個(gè)可交付成果的日期安排，并與進(jìn)度制定過程和進(jìn)度控制過程相協(xié)調(diào)
確定履約保證金或者保險(xiǎn)合同，以減輕項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)
為賣方提供指導(dǎo)，以幫助其制定與維護(hù)WBS
確定用于采購(gòu)或合同工作說明書的形式和格式
確定通過資格預(yù)審的賣方
管理合同和評(píng)估賣方的衡量指標(biāo)
采購(gòu)工作說明書（SOW），是一份對(duì)于所購(gòu)買的產(chǎn)品、成果或服務(wù)的詳細(xì)說明。一般采購(gòu)工作說明書都來自 項(xiàng)目范圍基準(zhǔn) 。它一般會(huì)包括任何所需的間接服務(wù)。例如，對(duì)于所采購(gòu)項(xiàng)目提供的績(jī)效報(bào)表或項(xiàng)目后期的運(yùn)作支持。它的所有說明必須清晰、完整、簡(jiǎn)潔明了，以便潛在賣方確定是否有能力提供此類產(chǎn)品、服務(wù)或成果。當(dāng)然，具體的詳略程度與采購(gòu)品的性質(zhì)、買方的需求、合同形式等有關(guān)，并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。具體包括：前言、項(xiàng)目工作范圍、項(xiàng)目工作方法、假設(shè)條件、工作期限和工作量估計(jì)、雙方角色和責(zé)任、可交付成果、完成以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)人員、聘用條件、收費(fèi)和付款方式、變更管理、承諾、保密等內(nèi)容。
采購(gòu)文件用來得到潛在賣方的報(bào)價(jià)建議書，一般包括規(guī)定的應(yīng)答格式、相關(guān)的采購(gòu)工作說明書，以及所需要的合同條款等。具體的內(nèi)容包括：采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、合同文體、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)等其它有關(guān)文件、資料等。在這其中，比較重要的一些其它的文件資料包括：信息邀請(qǐng)書（RFI）、投標(biāo)邀請(qǐng)書（IFB）、建議邀請(qǐng)書（RFP）、報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書（RFQ）、投標(biāo)通知、談判通知、談判邀請(qǐng)書、承建單位初始應(yīng)答邀請(qǐng)書等。在這一堆文件中，前面那四個(gè)邀請(qǐng)書和它們的英文簡(jiǎn)稱是需要大家記住的哦。
在這里，我們也通過采購(gòu)過程總結(jié)一下項(xiàng)目管理中的一些重要文件的流轉(zhuǎn)過程，下面這張圖大家可以了解一下。
實(shí)施采購(gòu)就是獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方、授予合同，達(dá)成協(xié)議，使內(nèi)、外干系人的期望一致的過程。其實(shí)說白了，它就是如果決定要采購(gòu)的話，招投標(biāo)的過程。為什么這么說呢？因?yàn)樗妮敵鼍褪沁x中的賣方和合同這兩項(xiàng)。選中的賣方不用多說了，就是按照供方選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各個(gè)賣方的建議書或投標(biāo)書進(jìn)行評(píng)價(jià)之后，選出的最合適的一個(gè)或多個(gè)賣方。選好了就是按我們之前規(guī)劃過程中的合同類型來簽訂合同或協(xié)議了。這個(gè)合同或協(xié)議只要簽訂了，那么它的內(nèi)容只要不是違法的，雙方必須履行合同中約定的權(quán)利和義務(wù)。一般合同或協(xié)議中會(huì)包括：采購(gòu)工作說明書或主要的可交付成果；定價(jià)和支付條款；檢查、質(zhì)量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；終止條款和替代爭(zhēng)議解決方法等。
對(duì)于實(shí)施采購(gòu)來說，重點(diǎn)也是在工具與技術(shù)上：
投標(biāo)人會(huì)議：也稱為發(fā)包會(huì)、承包商會(huì)議、供應(yīng)商會(huì)議、投標(biāo)前會(huì)議或競(jìng)標(biāo)會(huì)議。它是用來確保所有潛在供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)目的（如技術(shù)要求和合同要求等）有一個(gè)清晰、共同的理解。對(duì)供應(yīng)商問題的答復(fù)可能作為修訂條款包含到采購(gòu)文件中。在投標(biāo)人會(huì)議上，所有潛在供應(yīng)商都應(yīng)得到同等對(duì)待，以保證一個(gè)好的招標(biāo)結(jié)果。
分析審查：通過審查供應(yīng)商以往的表現(xiàn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)較多、需要密切監(jiān)督的領(lǐng)域，以確保項(xiàng)目的成功。
建議書評(píng)價(jià)技術(shù)：對(duì)于復(fù)雜的采購(gòu)，如果要基于賣方對(duì)既定加權(quán)標(biāo)準(zhǔn)的響應(yīng)情況來選擇賣方，則應(yīng)該根據(jù)買方的采購(gòu)政策，按正式的建議書評(píng)審流程對(duì)各個(gè)潛在賣方的建議書進(jìn)行評(píng)價(jià)，建議書評(píng)價(jià)委員會(huì)將做出他們的選擇，在授予合同之前，還要報(bào)管理層批準(zhǔn)。
獨(dú)立估算：采購(gòu)組織能夠進(jìn)行獨(dú)立的估算以檢查賣方建議書中的報(bào)價(jià)。如果報(bào)價(jià)與估算成本有很大差異，則可能表明合同工作說明書不適當(dāng)、或者潛在賣方誤解或者沒能完全理解和答復(fù)工作說明書、或者市場(chǎng)已經(jīng)發(fā)生了變化。
剩下的還有廣告（發(fā)布招標(biāo)信息）、搜索（查找潛在供應(yīng)商）、采購(gòu)談判（簽訂合同前的最后確認(rèn)談判）等工具，大家可以參考教材中的內(nèi)容說明。
控制采購(gòu)是管理采購(gòu)關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實(shí)施變更和采取措施的過程。它要確保買方可以按合同條款去執(zhí)行，并保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的控制。
買方和賣方都出于相似的目的而管理采購(gòu)合同。有多個(gè)供應(yīng)商的較大項(xiàng)目，合同管理的一個(gè)重要方面就是管理各個(gè)供應(yīng)商之間的界限。由于組織結(jié)構(gòu)的不同，許多組織有把合同管理與項(xiàng)目組織相分離的一種管理職能。雖然采購(gòu)管理員可以是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，但他通常向另一個(gè)部門的經(jīng)理報(bào)告。
在控制采購(gòu)過程中，應(yīng)該根據(jù)合同來審查和記錄賣方當(dāng)前的績(jī)效或截至目前的績(jī)效水平，并在必要時(shí)采取糾正措施?？梢酝ㄟ^績(jī)效審查，考查賣方在未來項(xiàng)目中實(shí)施類似工作的能力。在需要確認(rèn)賣方未履行合同義務(wù)，并且買方認(rèn)為應(yīng)該采取糾正措施時(shí)，也應(yīng)進(jìn)行類似的審查。
控制采購(gòu)還包括根據(jù)合同終止條款來管理合同工作的提前終止（因成本或違約）。在合同收尾前，經(jīng)雙方共同協(xié)商，可以隨時(shí)根據(jù)合同的變更控制條款對(duì)合同進(jìn)行修改。這種修改并不總是同樣有利于買賣雙方。
綜上所述，在控制采購(gòu)中，合同管理、違約處理是非常重要的內(nèi)容。這些其實(shí)也就構(gòu)成了控制采購(gòu)的工具技術(shù)，它們主要包括：合同變更控制流程、采購(gòu)績(jī)效審查、檢查與審計(jì)、績(jī)效報(bào)告、支付系統(tǒng)、索賠管理、記錄管理系統(tǒng)等。其中，合同相關(guān)內(nèi)容和索賠管理相關(guān)的內(nèi)容我們將在下次課中進(jìn)行詳細(xì)的講解。
最后，控制采購(gòu)過程輸出的其實(shí)就是工作績(jī)效的信息，以及可能出現(xiàn)的變更請(qǐng)求了。
結(jié)束采購(gòu)是完結(jié)本次采購(gòu)的過程，把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來參考。這是什么？很明顯就是在更新組織過程資產(chǎn)了。其實(shí)他主要就是一些行政工作需要處理，比如索賠資料整理、更新記錄、信息的存檔，以及一些未決爭(zhēng)議（訴訟、合同結(jié)束程度等等）。
在結(jié)束采購(gòu)過程中的工具與技術(shù)主要是下面這三個(gè)：
采購(gòu)審計(jì)：采購(gòu)審計(jì)是指對(duì)從規(guī)劃采購(gòu)過程到管理采購(gòu)過程的所有采購(gòu)過程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化審查，其目的是找出可在本項(xiàng)目其他采購(gòu)合同或執(zhí)行組織內(nèi)其他項(xiàng)目借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)。
采購(gòu)談判（協(xié)商解決）：在每個(gè)采購(gòu)關(guān)系中，通過談判公正地解決全部未決事項(xiàng)、索賠和爭(zhēng)議。如果通過直接談判無法解決，則可以嘗試替代爭(zhēng)議解決（ADR）方法。
記錄管理系統(tǒng)：項(xiàng)目經(jīng)理采用記錄管理系統(tǒng)來管理合同、采購(gòu)文件和相關(guān)記錄。它包含一套特定的流程、相關(guān)的控制功能以及作為項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)一部分的自動(dòng)化工具。該系統(tǒng)中包含可檢查的合同文件的往來函件檔案。
在今天學(xué)習(xí)的內(nèi)容中，我們其實(shí)主要關(guān)心的是這幾個(gè)采購(gòu)過程的工具與技術(shù)，能夠了解清楚它們的概念定義就可以了。然后就是規(guī)劃采購(gòu)管理過程中輸出的采購(gòu)管理計(jì)劃、采購(gòu)工作說明書以及采購(gòu)文件這三個(gè)文件的相關(guān)內(nèi)容。不過，今天的內(nèi)容都不是特別重要的內(nèi)容，因?yàn)樵诓少?gòu)過程中，最重要的內(nèi)容其實(shí)是合同相關(guān)的內(nèi)容。我們將在下次課中再詳細(xì)全面地來學(xué)習(xí)。
參考資料：
《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程》
《某機(jī)構(gòu)培訓(xùn)資料》
《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南 PMBOK》第六版
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