每次審計，對于審計小白來說，如果不知道用“郵件合并”功能制作詢證函，詢證函信息的填列工作往往是讓審計小白頭疼的一個問題，先來看審計小白與“詢證函”的對話……
老三把制作詢證函簡單地分為三個步驟：
第一、完善函證模板固定信息和準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
第二、進行郵件合并，批量生成詢證函
第三、導(dǎo)出批量生成的詢證函
完善函證模板固定信息和準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
每個事務(wù)所一般都有自己的函證模板，模板大同小異。以2018年12月31日為函證時間點，隨便用一份模板，我們可以看到，詢證函模板標(biāo)紅色方框出的信息都是要填列的，此部分信息分為兩部分：一部分是固定的，如回函地址、聯(lián)系人、電話、函證時間點等，一部分是變動的，需要根據(jù)被函證客戶的信息填列，如被函證單位名稱、函證金額…
第一部分固定的信息（聯(lián)系人、聯(lián)系電話等）每份詢證函填列的信息都一樣，可以直接在模板上填好（實際上第一部分信息填好后也就相當(dāng)于模板的一部分了），第二部分變動的信息可以用Word里面“郵件合并”功能批量生成（此操作在Word里面操作）！第一部分的數(shù)據(jù)填好后，剩下的需要用郵件合并功能批量生成的信息如下：
從上圖我們可以看到，六個紅色方框的信息是需要填寫的，每個方框根據(jù)被函證單位的不同，信息均不同，此時我們?nèi)绻梢栽贓xcel里建立一個表格，每個被函證單位一行記錄，每行記錄包含上面六部分信息，這樣所有的被函證單位就做成了多條“規(guī)則”的行記錄，再將這些有“規(guī)則”的行記錄通過某種形式“導(dǎo)入”到Word對應(yīng)的紅色方框當(dāng)中，這樣不就批量生成詢證函了么？在Excel表格中建立表格，一個公司一行記錄，標(biāo)題行的名稱為上方詢證行紅色方框處對應(yīng)的內(nèi)容（如：貴公司欠）
基本的數(shù)據(jù)及模板都準(zhǔn)備好了，接下來，可以根據(jù)以上的Excel表格數(shù)據(jù)信息和填好固定信息的詢證函模板，開始在Word里面進行郵件合并，批量生成詢證函了…
進行郵件合并，批量生成詢證函
郵件合并的工作是在Word的詢證函模板上完成的，以下演示整個郵件合并的過程：
1、打開詢證函模板，找到并點擊“郵件”下方“開始郵件合并”的“郵件合并分步向?qū)А?/p>
2、在右側(cè)的“郵件合并”下方點擊“下一步：撰寫信函”或者“瀏覽”，將前面已經(jīng)準(zhǔn)備好的Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入，到最后一步點擊“確定”
點擊確定后，又恢復(fù)這樣子了：
接下來開始在紅色方框處要開始建立“鏈接”了：
3、把鼠標(biāo)定位到“：”前面，然后點擊右下方的“下一步：撰寫信函”
4、點擊“其他項目”
5、在出現(xiàn)的對話框里面找到“：”，點擊“插入”
注：對話框幾項內(nèi)容實際上就是導(dǎo)入的Excel表格標(biāo)題行的各個標(biāo)題
6、得到如下結(jié)果，說明被函證單位的名稱已經(jīng)導(dǎo)入完畢
其他的信息依照同樣的方法導(dǎo)入，最終得到如下結(jié)果：
7、點擊“下一步：預(yù)覽信函”，得到最終結(jié)果
注：右側(cè)兩個小方框相當(dāng)于“上一頁”和“下一頁”的功能，可以點擊查看批量生成的詢證函，此時只能一頁一頁查看，需要進行最后一步操作詢證函才能全部導(dǎo)出來。
導(dǎo)出批量生成的詢證函
批量生成的詢證函，只能一頁一頁查看，此時需要全部導(dǎo)出來，點擊“下一步：完成合并”
再點擊“編輯單個信函”后點擊“確定”即可完成
至此，批量生成詢證函的工作完成。但這里還要說明的兩點是：
1、以上操作均在Word2010版本上操作，不同版本功能及操作步驟可能存在差異，另外并非得嚴(yán)格按照本文的操作步驟才能完成詢證函的制作，順序不同或用其他方法也有可能完成郵件合并，所謂“條條大路通羅馬”
2、本文看著步驟挺多，實際上一點都不復(fù)雜，操作過一兩遍，學(xué)會了之后，批量制作詢證函都是分分鐘的事情。
最后，細心的朋友可能會發(fā)現(xiàn)，最終生成的金額沒有保留兩位小數(shù)，且沒有千分位符號，那該咋整呢？
實際上，在前面操作到以下截圖這一步驟時，需要額外多進行一個步驟，將以金額列示的部分進行“格式設(shè)置”，鼠標(biāo)定位到以下方框位置：
右鍵，選擇“切換域代碼”
在空白處輸入：\#'#,###.00'
然后再右鍵，選擇“更新域”
如此，“格式設(shè)置”完成，其他地方為數(shù)字的照此種方法進行設(shè)置，最終生成的詢證函，數(shù)字部分就全部保留兩位小數(shù)，且有千分位符號。
