富蘭思·齊羅
誰(shuí)不想活得輕松？誰(shuí)不想妙計(jì)百出？誰(shuí)不想與時(shí)俱進(jìn)？誰(shuí)不想享受假期？但要怎么實(shí)現(xiàn)呢？頻繁的中斷、重復(fù)的活動(dòng)、迫近的期限，常常使我們力不從心。而這些壓力又是最害人的：它們帶來(lái)更多的壓力、被迫行為、難以為繼；同時(shí)妨礙了我們自覺(jué)、專(zhuān)注、清醒的思考。結(jié)果是心智游走在過(guò)去未來(lái)之間，只為找某個(gè)人、某件事來(lái)頂罪，掩蓋我們虛構(gòu)中的無(wú)能。
我所發(fā)明的"番茄工作法"，意在讓我們駐足、觀察、醒悟，并在此過(guò)程中改進(jìn)自我。時(shí)間不再是繃緊的弦，反而變成同盟戰(zhàn)友，幫我們將100%的心智專(zhuān)注在當(dāng)下，避免不必要的壓力和負(fù)擔(dān)。使用番茄工作法，你將學(xué)會(huì)微笑達(dá)成目標(biāo)，做強(qiáng)者而無(wú)需逞強(qiáng)用力。
本書(shū)作者史蒂夫，是番茄工作法的認(rèn)真實(shí)踐者。而我多年來(lái)致力于協(xié)助個(gè)人和團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)用番茄工作法，改進(jìn)運(yùn)作流程、優(yōu)化時(shí)間安排。在我看來(lái)，史蒂夫這本書(shū)體現(xiàn)了他的聰明才智和天馬行空。令我印象深刻的是，他將工作法的概念成功地進(jìn)行了視覺(jué)再現(xiàn)，讀者可以徜徉其中，并從他的專(zhuān)業(yè)知識(shí)中獲益。內(nèi)容豐富，易于使用，充滿啟發(fā)，行之有效。確實(shí)是一座寶山！探寶愉快！
叮鈴！
富蘭思·齊羅（Francesco Cirillo），2009年意大利羅馬 XPLabs SRL 公司首席執(zhí)行官番茄工作法發(fā)明人
第1章 一次只做一件事
黃瓜和洋薊在酒吧相遇
黃瓜：今天忙不忙？
洋薊：別提了。一事無(wú)成。
黃瓜：怎么了？沒(méi)給你派活兒?jiǎn)幔?/p>
洋薊： 有??！我應(yīng)該完成和交付新的打印功能。本打算今天做完的。
黃瓜：那你做了嗎？
洋薊：沒(méi)，他們一直讓我做這做那的。
黃瓜：別的事兒重要……還是那個(gè)打印功能重要？
洋薊：我不知道啊。怎么比？
黃瓜：那無(wú)論是打印功能，或者別的重要事兒，你都沒(méi)做完？
洋薊：一天哪能做這么多？
黃瓜： 不是讓你做這么多，我是問(wèn)，有沒(méi)有完成的呢，一件就行？
洋薊：沒(méi)有，一件事都沒(méi)完成。
黃瓜： 建議你試試番茄工作法。在25分鐘內(nèi)專(zhuān)心做某一件事，然后短暫休息，再將其他事與你正在做的比對(duì)一下?？茨膫€(gè)更重要，就揀最重要的做。
洋薊：沒(méi)別的辦法，我先試試！
要想做到專(zhuān)注，你就得堅(jiān)決拋開(kāi)各種雜念。
這本書(shū)以我采用番茄工作法的切身經(jīng)歷，向你傳授這一工作法的實(shí)施全過(guò)程，你能看到它如何提高了我的工作效率。另外書(shū)中還加入了一些有關(guān)人腦思維的研究成果，用以揭示番茄工作法的原理；還包括采用該工作法的若干影響；以及如何根據(jù)需要，對(duì)該工作法進(jìn)行調(diào)節(jié)和擴(kuò)充。
開(kāi)頭第一章講了幾個(gè)小故事，并且讓你有機(jī)會(huì)嘗試一下。我要求動(dòng)手做練習(xí)，越早開(kāi)始，越好理解整本書(shū)的內(nèi)容。本章最后，我會(huì)把自己存在的一些問(wèn)題列出來(lái)，這些問(wèn)題曾讓我下決心好好把控時(shí)間和精力，你可能會(huì)在這些問(wèn)題中看到自己。我的故事，從坐公車(chē)開(kāi)始。
我住在斯德哥爾摩郊區(qū)。作為一名顧問(wèn)，我通常要到客戶的大辦公室工作。大辦公室位于市中心，而離我家100米就有一個(gè)公共汽車(chē)站。每天早晨的情景都完全一樣：我去車(chē)站等車(chē)，車(chē)來(lái)了，我上車(chē)，坐在習(xí)慣的座位上。到市中心的車(chē)程大約需要25分鐘，我總是利用這段時(shí)間讀些和工作有關(guān)的實(shí)用書(shū)籍。
在這25分鐘里，想要和在家看書(shū)時(shí)那樣，喝喝咖啡、看看電視、上上網(wǎng)，或者處理一兩件突然想起的重要事情，都是不可能的。而且，一起乘車(chē)的人我大多不認(rèn)識(shí)，偶爾我會(huì)對(duì)一張熟悉的面孔說(shuō)“你好”，但僅此而已，基本上沒(méi)什么干擾。
我在公車(chē)上讀書(shū)的時(shí)間相對(duì)固定，活動(dòng)單一，目標(biāo)單一，成果卻很驚人。早晨坐公車(chē)學(xué)到的東西，比其他時(shí)間都多。我在書(shū)本上傾注百分百的注意力，我知道到站的時(shí)候公車(chē)司機(jī)會(huì)喊我。
我不能為了達(dá)到這樣的學(xué)習(xí)效率，而整天泡在公車(chē)上，你也不能。幸運(yùn)的是，還有更好的方法。番茄工作法，就是幫你把每一天分成小段，和乘車(chē)時(shí)間差不多。你只要為自己的“小公車(chē)”確定目的地，并設(shè)好鬧鐘，然后專(zhuān)注在工作上即可。
弗朗西斯科 ·西里洛在1992年創(chuàng)立了番茄工作法，但若從頭說(shuō)起，則要追溯到20世紀(jì)80年代末，他大學(xué)生活的頭幾年。他一度苦于效率低下，作業(yè)做不出來(lái)，學(xué)習(xí)學(xué)不進(jìn)去。山窮水盡處，柳暗花明時(shí)──多虧一個(gè)紅色、定時(shí)響鈴的圓形物件：“于是我和自己打賭，下猛藥，狠狠鄙視自己說(shuō)：'我能學(xué)習(xí)一會(huì)兒?jiǎn)?？──真正學(xué)上10分鐘？’我得找個(gè)計(jì)時(shí)教練，誰(shuí)來(lái)替我掐表呢？后來(lái)我找到了，是一枚廚房定時(shí)器，形狀好像'番茄’（即意大利語(yǔ)的Pomodoro）。就這樣，我邂逅了我的番茄鐘?！?/p>
番茄工作法能幫你與時(shí)間化敵為友，不會(huì)再因?yàn)檫€有一小時(shí)、一天、一周、一個(gè)月的時(shí)限而充滿焦慮，你要做的就是定好25分鐘番茄鐘，然后全然專(zhuān)注于手頭的任務(wù)。如果番茄鐘響鈴，25分鐘結(jié)束，而任務(wù)還沒(méi)完成，這并不代表失敗。相反，這鈴聲在為你已連續(xù)地工作了一整段時(shí)間而喝彩。
什么是番茄工作法？簡(jiǎn)單說(shuō)，就是列出你當(dāng)天要做的事，設(shè)置25分鐘鬧鐘，然后從第一件事開(kāi)始。此外還要有每日回顧、做每日承諾、控制中斷、預(yù)估要花的工夫等。這本書(shū)中我會(huì)以自己為例，向你展示如何使用番茄工作法，包括如何記錄活動(dòng)，以及如何挑出最重要的任務(wù)。
千里之行始于足下，現(xiàn)在開(kāi)始吧：試試完成特定時(shí)間段內(nèi)的活動(dòng)。拿出紙筆，列出一些待辦的活動(dòng)──要不是忙里偷閑翻開(kāi)這本書(shū)，你現(xiàn)在可能正在做什么？你可能在填寫(xiě)小孩學(xué)校要用的表格，可能在上網(wǎng)查某些資料，可能是在寫(xiě)一封重要郵件，或者做其他一些事務(wù)型工作。
看看你寫(xiě)下的這些任務(wù)里，哪一項(xiàng)是最重要的？哪一項(xiàng)是你最想盡快完成的？把書(shū)簽放到這一頁(yè)上，合上書(shū)，按照下列步驟去做這件事：
(1) 扭啟你的廚房定時(shí)器，將鬧鈴定在10分鐘；
(2) 全神貫注去做這一項(xiàng)特定的任務(wù)；
(3) 到鬧鐘響鈴，立刻停下，別管任務(wù)完沒(méi)完成；
(4) 休息3分鐘，然后翻開(kāi)書(shū)，繼續(xù)往下讀。
怎么樣？剛才那10分鐘里，你能排除雜念不胡思亂想嗎？是不是經(jīng)常看表？
通常在番茄工作法中，將鬧鈴定在25分鐘，以此為一個(gè)“時(shí)間盒”。如果你愿意可以試試，照此方法讀完整本書(shū)：在一段一段的25分鐘周期內(nèi)讀書(shū)──當(dāng)然要拿廚房定時(shí)器來(lái)掐時(shí)間──并且在每?jī)蓚€(gè)閱讀周期之間，花3分鐘休息放松。
馬克斯在20世紀(jì)初到柏林闖蕩，開(kāi)了一家公司生產(chǎn)服裝，生意做得很大。太爺爺?shù)某晒Φ靡嬗谒奶幨涝瓌t。他的座右銘是：“一雙腳不能同時(shí)跳兩場(chǎng)舞?！睋Q句話說(shuō)，一次只做一件事。
無(wú)論是這句座右銘，還是番茄工作法，都是對(duì)所謂“日理萬(wàn)機(jī)”的堅(jiān)決駁斥──要為自己立界限。那么，如何讓自己只做最重要的事呢？對(duì)此，我的方法是，先分析真正的問(wèn)題所在，即“我想達(dá)成什么結(jié)果”，然后專(zhuān)注于能帶來(lái)該結(jié)果的活動(dòng)。開(kāi)工前，我要先扭啟番茄鐘，稍后番茄鐘會(huì)響鈴，提醒我停下來(lái)，重新考慮剛才所專(zhuān)注的活動(dòng)，是否仍然是重中之重？
時(shí)至今日，“注意力管理”大行其道，馬克斯躋身先驅(qū)也是當(dāng)之無(wú)愧的吧！
現(xiàn)在給你講講我是怎么用上番茄工作法的，看你能否照方抓藥。先前的狀態(tài)是，時(shí)間在我這兒一下子就沒(méi)了，嘭！一天下來(lái)，原本打算做完的事兒，大部分還是老樣子。認(rèn)真地自我反省后，我找出一些問(wèn)題的脈絡(luò)。估計(jì)你對(duì)其中一兩個(gè)問(wèn)題并不陌生。以下就列出這些導(dǎo)致人們無(wú)法完成工作的問(wèn)題。本書(shū)后面還要具體講到如何借助番茄工作法的正確應(yīng)用來(lái)解決它們。
面對(duì)復(fù)雜，望而卻步。那些復(fù)雜的、在一個(gè)25分鐘內(nèi)完不成的任務(wù)，往往會(huì)造成拖延。拖延總能讓我們茍且偷安，但難題并沒(méi)有消失。別考慮任務(wù)有多復(fù)雜，重要的是開(kāi)始、再開(kāi)始。扭啟番茄鐘，半小時(shí)內(nèi)你會(huì)有所斬獲，并獲得休息做為獎(jiǎng)賞。
無(wú)聊瑣事，越拖越久。尚未完成的工作不會(huì)給你帶來(lái)任何好處。當(dāng)然了，掃尾的活兒通常都無(wú)趣得很。不要總想著要完成整件事你還得費(fèi)多少工夫，而是想想要完成這一個(gè)番茄鐘其實(shí)也沒(méi)多久。先完成它，你就會(huì)得到回報(bào)。
小事忙活一天，大事一樣沒(méi)辦。番茄工作法要求在每天早晨做計(jì)劃，為自己當(dāng)天分派為數(shù)不多的活動(dòng)。然后在每個(gè)番茄鐘之前，重新評(píng)估活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)，最重要的一項(xiàng)待辦活動(dòng)會(huì)躍然紙上。確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情。
最后期限，步步緊逼。加班到很晚，周末不休息，長(zhǎng)此以往，不會(huì)有任何效率。就算被迫加了班，別別扭扭地，也拿不出好成果來(lái)。番茄工作法，以25分鐘的短期迭代為節(jié)奏，幫你建立可持續(xù)發(fā)展的步伐，休息時(shí)安心休息，工作時(shí)一心一意。
從休息回到工作，心智調(diào)整不過(guò)來(lái)。每天上午剛上班，或者吃午飯回來(lái)那陣子，時(shí)間經(jīng)常會(huì)在你面前溜走：還沒(méi)把心思拉回工作之前，它就一分一秒地過(guò)去了。番茄工作法是以動(dòng)作為導(dǎo)向的，扭啟番茄鐘是動(dòng)作，遵守鈴聲是動(dòng)作，填寫(xiě)“今日待辦”表格是動(dòng)作。習(xí)慣成自然，充分利用條件反射的力量。
一錯(cuò)再錯(cuò)，不長(zhǎng)記性。為了避免第二天犯同樣的錯(cuò)誤，番茄工作法在一天結(jié)束前要做三件事：記錄、處理和可視化，這些每日回顧工作，是改進(jìn)個(gè)人流程的關(guān)鍵。每天都學(xué)習(xí)，每天都進(jìn)步。這樣還有一個(gè)好處是，一開(kāi)始你是照著書(shū)本應(yīng)用番茄工作法，等到認(rèn)清自身工作習(xí)慣后，就可以進(jìn)行調(diào)整，形成自己專(zhuān)屬的一套方法。
沒(méi)想到一件事要做這么久。將活動(dòng)拆分為小項(xiàng)目，使其更加清晰。經(jīng)過(guò)預(yù)估，如果某項(xiàng)活動(dòng)需要7個(gè)以上的番茄鐘，就應(yīng)當(dāng)拆分它。番茄工作法預(yù)估每項(xiàng)活動(dòng)，通過(guò)比較“預(yù)估番茄數(shù)”和“實(shí)際完成所用番茄數(shù)”，可以讓你在每一步得到即時(shí)反饋。這部分與“定量預(yù)估”有關(guān)。
沒(méi)想到一件事越做越復(fù)雜。在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中，是不是經(jīng)常會(huì)節(jié)外生枝地冒出一些次要任務(wù)？沒(méi)問(wèn)題，在番茄工作法中，你可以將其填入“ 計(jì)劃外緊急” 一欄，然后再接再厲，完成主要活動(dòng)。這部分與“定性預(yù)估”有關(guān)。
頭腦被各種想法占據(jù)。有時(shí)難以集中于單項(xiàng)活動(dòng)，是因?yàn)槠渌敕ㄒ豢滩煌５孛俺鰜?lái)。這時(shí)應(yīng)當(dāng)把它們填入“計(jì)劃外緊急”表格，然后再接再厲，完成手頭的活動(dòng)。想要專(zhuān)心致志，就拋開(kāi)所有雜念。
時(shí)間都用來(lái)學(xué)習(xí)適應(yīng)復(fù)雜的工作方法了。番茄工作法如此簡(jiǎn)單，連我讀幼兒園的女兒都會(huì)用。用不著云計(jì)算，用不著大把時(shí)間處理數(shù)據(jù)，用不著專(zhuān)門(mén)的教練跟著你，用不著啃專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。更牛的是，它具有可塑性，供你隨時(shí)調(diào)整，避免把它變成例行公事的表面文章。
只顧低頭干活，忘了抬頭看路。大腦需要一點(diǎn)時(shí)間來(lái)鞏固記憶、識(shí)別模式、做出結(jié)論。使用番茄工作法，每半小時(shí)休息一下，使大腦有機(jī)會(huì)吸收在上一個(gè)番茄鐘的所見(jiàn)所聞。再回到工作上來(lái)，就能夠一覽全局，沒(méi)準(zhǔn)又有三五個(gè)新點(diǎn)子。
把預(yù)估當(dāng)作承諾。一項(xiàng)探索活動(dòng)或開(kāi)發(fā)活動(dòng)要花的時(shí)間，沒(méi)法提前預(yù)知，只能估計(jì)得盡量接近?？偸前压烙?jì)值當(dāng)作承諾，無(wú)論是對(duì)自己或?qū)ν?，都?huì)造成不必要的焦慮。為避免此類(lèi)困境，番茄工作法只計(jì)算番茄鐘。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分鐘專(zhuān)注于該做的事。然而也應(yīng)該做到隨時(shí)溝通，讓相關(guān)人員看到事情進(jìn)展。
流程管理，紙上談兵?！案櫋彪A段就是在收集全天工作流程的真實(shí)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可用于每日回顧，以改進(jìn)第二天的流程。要跟蹤哪些數(shù)據(jù)，你自己決定，根據(jù)具體的工作狀態(tài)而有所不同，但可以先從計(jì)算“中斷數(shù)”和“完成番茄數(shù)”開(kāi)始。
牽著不走，打著倒退。有人把一堆破事兒推到你頭上時(shí)，你還能享受工作樂(lè)趣嗎？“必須去做”和“我想要做”之間的斗爭(zhēng)，從小孩子兩歲的時(shí)候就開(kāi)始了。其實(shí)還有第三選項(xiàng)：“我選擇”。使用番茄工作法，每天早晨量力而為地選擇當(dāng)天能完成的活動(dòng)。自己積極地將活動(dòng)拉入“今日待辦”表格，而不是被動(dòng)地等它們來(lái)找你，這有助于建立你的新好員工形象。
完美主義，礙手礙腳?！暗纫坏?，還有更完美的方案”其實(shí)是另一種形式的拖延。番茄工作法沒(méi)有給“拖延”任何的機(jī)會(huì)。你只能前進(jìn)，開(kāi)始一個(gè)番茄鐘，不必惦記怎樣才能做到“非常完美”。扭啟番茄鐘，投入25分鐘努力，然后得到畫(huà)一個(gè)×、休息一下的獎(jiǎng)勵(lì)。
前怕狼，后怕虎，害怕失敗和批評(píng)。投身于番茄工作法，讓它成為你的進(jìn)程指標(biāo)，讓工作有章可循。它只屬于你自己，為你量身定做。借助每天完成的番茄數(shù)，你可以提升效率，完成更多工作，為平凡增添樂(lè)趣。番茄數(shù)絕不是讓老板給你打分用的。
以上這些辦公室通病，在你身邊有沒(méi)有呢？前面提到一些詞匯，像番茄鐘、預(yù)估、表格……可能讓人感覺(jué)云里霧里，沒(méi)關(guān)系，請(qǐng)帶著問(wèn)題讀下去。
問(wèn)自己：一次只做一件事
什么讓你半途而廢？
在哪些地方讀書(shū)，更容易讓你集中精力？
你是怎樣逃避做無(wú)聊瑣事的？
通常哪類(lèi)活動(dòng)會(huì)讓你花費(fèi)的時(shí)間超過(guò)預(yù)期？
你的時(shí)間是否經(jīng)常被事務(wù)型活動(dòng)填滿，即使有更重要的事要辦？
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