企業(yè)辦公室是服務(wù)和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部，是上傳下達(dá)、督查反饋、調(diào)研綜合、保障機(jī)關(guān)和系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、迎來送往、接待信訪的窗口。崗位職責(zé)的特殊性決定了企業(yè)辦公室主任這個(gè)崗位不是一個(gè)普通的企業(yè)中層管理崗位，更決定了對(duì)辦公室主任德與行要求的特殊性。
一、企業(yè)辦公室主任的德
德乃品行也，是立人之本、成事之基。企業(yè)辦公室主任的德除了具備一般意義上的政治性、思想性外，還在具體工作中有其獨(dú)特的內(nèi)涵，概括起來形象地說，就是要甘當(dāng)“豬”、“狗”、“牛”、“羊”。
1、甘當(dāng)受氣的“豬”。在動(dòng)物界里，豬有其兩面性，一方面體現(xiàn)在智力方面，豬比一般動(dòng)物要更有智力，西方一些國(guó)家不僅有警犬，還有警豬，用于刑偵工作。另一方面，又體現(xiàn)出一種傻，吃飽了睡，睡醒了吃。綜合起來，其實(shí)豬的性格特點(diǎn)就是大智若愚。辦公室主任當(dāng)好“豬”，就是要在特定的情景下大智若愚。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，領(lǐng)導(dǎo)難免有不順心、不如意的時(shí)候，拿辦公室主任當(dāng)撒氣筒在所難免。這就要求辦公室主任要有容人之道，要心胸開闊、胸有大局、知大知小，要甘當(dāng)這個(gè)忍辱負(fù)重、大智若愚受氣的“豬”，善于做撒氣筒、調(diào)節(jié)員。
2、甘當(dāng)看門的“狗”。在一個(gè)企業(yè)里，辦公室主任是大內(nèi)總管，看門護(hù)院是其基本職責(zé)。大到投資決策，小到吃喝拉撒都離不開辦公室主任。領(lǐng)導(dǎo)在時(shí)，需要辦公室主任提供必要服務(wù)，上傳下達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)工作創(chuàng)造有利條件；領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，需要辦公室主任加強(qiáng)信息服務(wù)，便于及時(shí)溝通、決策。所以辦公室主任一定要有狗的忠誠(chéng)品質(zhì)，忠誠(chéng)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，忠誠(chéng)于企業(yè)，跟好領(lǐng)導(dǎo)，看護(hù)好企業(yè)。
3、甘當(dāng)拓荒的“牛”。牛的性格是任勞任怨，往往干的是苦、臟、累活兒，但卻默默無聞。辦公室主任之所以要當(dāng)好“牛”，是因?yàn)橐粋€(gè)規(guī)范的企業(yè)，正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都有相關(guān)部門負(fù)責(zé)，且屬于日常工作，一般沒有突發(fā)性的急、難、險(xiǎn)、重工作。一旦有突發(fā)性的急、難、險(xiǎn)、重工作，一般都由辦公室牽頭負(fù)責(zé)。如2003年席卷全球的非典疫情和今年發(fā)生的甲型流感，企業(yè)的防控辦公室大多都掛到辦公室，辦公室主任便是當(dāng)然的防控辦主任了。還有處理群體事件，重、特大事故，臨時(shí)性的緊急重要活動(dòng)，都由辦公室負(fù)責(zé)。之所以會(huì)這樣，一方面是因?yàn)榘凑展ぷ髀氊?zé)，這些工作無法分配到其他部門，另一方面領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室最信任。在企業(yè)，辦公室的職責(zé)是無邊界的，別人不管的事都由辦公室負(fù)責(zé)。所以，辦公室主任一定要有象牛一樣吃苦耐勞的精神和堅(jiān)韌不拔的毅力，甘做埋頭苦干的“拓荒牛”和無私奉獻(xiàn)的“老黃牛”。
4、甘當(dāng)任人宰割的“羊”。這是所有辦公室主任最不愿意接受的事實(shí)。一般來講，辦公室主任這個(gè)崗位是個(gè)隨時(shí)有可能騰飛的鳳凰崗位。大多稱職的辦公室主任經(jīng)過幾年的鍛煉，都能上升到上一層次的領(lǐng)導(dǎo)崗位。但也有另外一種結(jié)果是落架的鳳凰不如雞。造成這一結(jié)果有兩個(gè)原因，一是本人不敬業(yè)，二是領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整或內(nèi)部鬧矛盾。本人不敬業(yè)致使落架那很自然，但當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整或內(nèi)部鬧矛盾時(shí)，辦公室主任就會(huì)成為犧牲品。所以，辦公室主任一定要有這種心理準(zhǔn)備和心理素質(zhì)，在必要時(shí)甘當(dāng)任人宰割的“羊”。
二、企業(yè)辦公室主任的行
辦公室主任的工作該怎么做？與企業(yè)其他崗位相比也有其特殊性，概括起來為“六少六多”。
1、少請(qǐng)示，多匯報(bào)。辦公室主任的工作主要是服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。一般來講，大多數(shù)的企業(yè)一把手是辦公室的分管領(lǐng)導(dǎo)。在日常工作中，一把手的工作壓力十分繁重，不僅是精力透支，時(shí)間也總是處于不足狀態(tài)，所以辦公室主任一定要多替一把手分擔(dān)工作壓力，一些常規(guī)性的工作沒必要事事請(qǐng)示，在原則范圍內(nèi)要自己主動(dòng)去處理。特別是一些矛盾較集中的工作，盡可能要多做調(diào)查研究，按規(guī)章制度辦理，待有結(jié)果后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。事事請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，表面上是尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見，但實(shí)際效果是把領(lǐng)導(dǎo)推到了一線，使領(lǐng)導(dǎo)難有退路。
2、少在會(huì)上發(fā)表意見，多在私下溝通看法。辦公室主任需要參加企業(yè)的各類會(huì)議，一個(gè)較民主的企業(yè)往往參會(huì)人員可以各抒己見。如果是二級(jí)單位人員參加的會(huì)議，辦公室主任發(fā)表意見倒也無妨，如果是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，辦公室主任發(fā)表意見就要慎之又慎了。如果你的意見比領(lǐng)導(dǎo)思路還好，那么領(lǐng)導(dǎo)會(huì)感覺沒面子；如果你的意見和領(lǐng)導(dǎo)一樣，那么說和不說是一樣的；如果你的意見是錯(cuò)誤的，還會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。所以說辦公室主任應(yīng)多在會(huì)前或會(huì)后與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行私下溝通，補(bǔ)充和完善領(lǐng)導(dǎo)的思路，盡可能在會(huì)上少發(fā)言，把正確的意見留給領(lǐng)導(dǎo)去講。
3、少坐辦公室，多跑基層。辦公室主任一年三百六十五天幾乎沒有休息，隨時(shí)都有可能接到新的工作任務(wù)。但是辦公室主任一定要擠時(shí)間定期到基層了解情況，加強(qiáng)同基層的聯(lián)系。因?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)很難抽出足夠的時(shí)間深入基層了解員工的真實(shí)想法，所以辦公室主任要發(fā)揮聯(lián)系基層的工作職責(zé)，定期深入基層，了解情況，彌補(bǔ)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與基層一線溝通的不足，便于領(lǐng)導(dǎo)掌握真實(shí)動(dòng)態(tài)，正確決策。
4、少恭維，多提醒。每位領(lǐng)導(dǎo)都有其優(yōu)缺點(diǎn)。經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)在一起工作，辦公室主任最了解領(lǐng)導(dǎo)的行為方式和思想脈絡(luò)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在工作中表現(xiàn)出非凡的才能時(shí)應(yīng)給予客觀的肯定，但不恭維；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在工作中表現(xiàn)出一些不足和疏忽時(shí)要給予及時(shí)的提醒，但不能使領(lǐng)導(dǎo)尷尬。這樣的目的是讓領(lǐng)導(dǎo)的水平越來越高，能力越來越強(qiáng)。毛澤東同志曾經(jīng)講過，虛心使人進(jìn)步，驕傲使人落后?，F(xiàn)實(shí)生活中，為什么有許多企業(yè)家在功成名就之后紛紛落馬？就是因?yàn)楣ЬS的聲音多了，提醒的聲音少了。
5、少在臺(tái)前風(fēng)光，多做幕后工作。一方面，辦公室主任這個(gè)崗位在企業(yè)中層崗位中是一個(gè)比較搶眼的崗位，同級(jí)中存在著既羨慕又嫉妒的一種隱隱約約的心態(tài)。為了平衡這種心理，辦公室主任一定要低調(diào)做人處事，這樣才不至于引起同仁們的反感，最大限度地保持良好的人際關(guān)系；另一方面，按照工作分工和職責(zé)定位，辦公室主任也不該在臺(tái)前風(fēng)光，風(fēng)光的差事要留給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，留給那些該風(fēng)光的同仁。就好比一臺(tái)大戲，辦公室主任最好是劇務(wù)，最多是配角。實(shí)際工作中，辦公室主任可以風(fēng)光的機(jī)會(huì)多的是，但一定要把握好，該不該出場(chǎng)？要三思而后行。
6、少些靈活性，多些原則性。處事的靈活性是對(duì)辦公室主任素質(zhì)的一個(gè)基本要求。沒有靈活性很難勝任辦公室主任這個(gè)崗位，但靈活性太強(qiáng)也不適合作辦公室主任。要盡可能少些靈活性，多些原則性。一是辦公室主任服務(wù)的對(duì)象不是一個(gè)人，而是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)班子，如果沒有原則就會(huì)厚此薄彼，不能等距離處事；二是如果靈活性過強(qiáng)就有可能突破企業(yè)的相關(guān)制度，導(dǎo)致企業(yè)制度失效；三是原則性缺失會(huì)導(dǎo)致私欲膨脹，為了個(gè)人的利益不擇手段。所以，要想當(dāng)好企業(yè)辦公室主任，一定要堅(jiān)持多些原則性，少些靈活性。
三、企業(yè)辦公室主任德行的大忌
在德行方面存在問題的人絕對(duì)不能勝任企業(yè)辦公室主任這個(gè)崗位。歸納起來，大體有以下幾種：
一是欺上瞞下，不實(shí)事求是。欺上瞞下的辦公室主任會(huì)誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的思路，造成決策的失誤，影響企業(yè)的利益和發(fā)展。在現(xiàn)實(shí)生活中，一些辦公室主任為了一時(shí)得寵來投領(lǐng)導(dǎo)之所好，致使領(lǐng)導(dǎo)偏聽偏信，一方面導(dǎo)致企業(yè)的衰落，另一方面失掉了群眾。
二是挑撥離間，制造矛盾。辦公室主任一個(gè)重要的職責(zé)是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系和個(gè)人關(guān)系。如果辦公室主任為了某一目的，在領(lǐng)導(dǎo)面前說三道四、挑撥離間，很容易造成領(lǐng)導(dǎo)班子的矛盾，致使矛盾升級(jí)，工作癱瘓。
三是推波助瀾，慫恿領(lǐng)導(dǎo)。一般來講，辦公室主任更容易得到領(lǐng)導(dǎo)班子，特別是一把手的信任。一把手有什么想法會(huì)主動(dòng)征求辦公室主任的意見，有什么事也會(huì)交給辦公室主任去辦。如果辦公室主任不從企業(yè)的利益出發(fā)，不從保護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有錯(cuò)不及時(shí)提醒，一味的順從領(lǐng)導(dǎo)，甚至慫恿領(lǐng)導(dǎo)，那么就會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)在錯(cuò)誤的路上越走越遠(yuǎn)，最終毀了領(lǐng)導(dǎo)，毀了企業(yè)。
四是狐假虎威，發(fā)號(hào)施令。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，當(dāng)好參謀助手是辦公室主任的重要職責(zé)。如果把握不好，以領(lǐng)導(dǎo)的代言人自居，借領(lǐng)導(dǎo)之勢(shì)狐假虎威，發(fā)號(hào)施令，很容易引起同仁和群眾的反感，既難以履行辦公室主任的職責(zé)，也會(huì)嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)形象。
五是口無遮攔，信口開河。辦公室主任一定程度上對(duì)外代表企業(yè)，對(duì)內(nèi)代表領(lǐng)導(dǎo)。所以辦公室主任所說的每一句話，人們都會(huì)自然而然的認(rèn)為是企業(yè)的意思，至少認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)的意見，特別是一些群眾關(guān)注的焦點(diǎn)問題，如果辦公室主任不分場(chǎng)合隨意發(fā)表意見和看法，就會(huì)給企業(yè)決策造成被動(dòng)，甚至?xí)l(fā)干群矛盾的升級(jí)。
總之，辦公室主任的德行是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”，是機(jī)關(guān)效率的“折射”，是自身素養(yǎng)的“反映”。一個(gè)德行兼優(yōu)的企業(yè)辦公室主任，有助于領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的良性發(fā)展；一個(gè)德行存在問題的企業(yè)辦公室主任對(duì)企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)來說，一定是成事不足，敗事有余。（
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