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領導突然委你重任,你誠惶誠恐接過任務,發(fā)現(xiàn)任務龐大艱巨,有種老虎吃天無處下爪的感覺,咋辦?沒辦法,咬牙加班也要做出來;
休年假好開心,一上班你就懵了,一大波工作正在像僵尸一樣襲來,用豌豆機關槍都不行,根本應付不過來,還是上櫻桃加班炸彈吧,沒辦法,加班堅持就是勝利。
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要么不知道咋干,要么停不下來,為什么我們會這樣工作呢?
我們先來看看為什么一旦工作就停不下來。
從心理學角度來講,人們很多行為都會出現(xiàn)上癮,就像打開手機就會不停地刷下去,打游戲也會一旦開戰(zhàn)就停不下來。我們在工作時候,也會出現(xiàn)這種上癮的感覺。
普林斯頓大學心理學博士亞當·奧爾特在《欲罷不能:刷屏時代如何擺脫行為上癮》一書中分析到:構成行為上癮的要素有6個,分別是誘人的目標、無法抵擋且無法預知的積極反饋、漸進改善的感覺、越來越困難的任務、需要解決卻又暫時沒有解決的緊張感、強大的社會聯(lián)系。
這6種要素都可以促使人們做事停不下來,也就是我們常常說的上癮。所以我們在工作時候,認真堅持、死磕工作的優(yōu)秀品質,常常掩蓋了工作上癮的傾向,讓我們寧愿加班,累到無力都不愿停下來。
在時間管理的暢銷經(jīng)典書《吃掉那只青蛙》中,管理大師博恩·崔西也提出了“強制關閉沖動”的概念,認為每個人內心深處都要完成工作的欲望。
換句話說,就是我們在工作時候,喜歡一口氣把這個工作任務完成有結果,這樣才能收獲更多愉悅感和成就感。但是,這樣也容易導致我們加班,工作疲累,并不能達到高效。
我們再看看為什么不知道咋干,一再拖延,導致工作被動。
就像前面說的,我們每個人做事都有完成,要有結果的欲望。
面對那些從來沒做過的工作,我們會因為不熟悉工作流程,不知道該從哪里做起,所以一再猶豫不前,遲遲無法開工;或者是任務比較龐大,會耗時太長,牽涉面廣,一想到這樣的工作完成起來太艱巨,害怕搞砸了,就沒有了自信,久久不敢動工。
這樣的拖延,只會讓我們在工作中很被動,還會讓領導、同事認為是消極怠工,不認真工作。
不管是工作停不下來,還是畏難拖延,都無法讓我們成為工作中的高效人士,嚴重時候還會影響人的身心健康。人在職場,工作就只能這樣干了嗎?
其實不是,很多工作是可以有方法的輕松高效完成,既不用加班,也不會拖延。
那這個工作方法是什么呢?你有沒有聽過奶酪工作法。
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什么是奶酪工作法?
在《吃掉那只青蛙》提到了一種分解任務的方法叫做奶酪工作法。
具體來說,就是把工作任務分解成很多環(huán)節(jié)去完成,每當完成一個環(huán)節(jié)就在可以在任務清單上打一個洞,表示這個環(huán)節(jié)完成了。
書中把那些完成任務環(huán)節(jié)打的洞形象地比喻為奶酪上的洞,所以把這種工作方法稱為奶酪工作法。
奶酪工作法特別適合用來完成大型工作任務,既能讓工作有條不紊的進行,出色完成,也能避免拖延癥的發(fā)生。
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那么,奶酪工作法具體在怎么運用呢?
在使用奶酪工作法的時候,我們要注意三個原則。
首先,學會統(tǒng)籌安排建立分解任務的意識,才能讓工作量從小山變成砂粒
我們可以試著想一下,如果下面條,你的腦海中會立刻浮現(xiàn)出,自己先做什么后做什么的步驟,而且你還會一邊等待鍋里燒水,一邊去洗菜炒菜,讓時間得到充分利用,快一點做好面條。
像做飯這樣的事情,我們不會亂,也不會把做一頓飯看成一個整體的事情,而是會分步驟進行,還會做有效的時間統(tǒng)籌安排。
面對工作任務,我們也可以這樣進行分解。就是把一個工作任務不要看成一個整體,而是看成由多個環(huán)節(jié)和小任務組成。
在分解任務時候,也不要忽略那些細小環(huán)節(jié),只要不是同類項的小任務,都通通當做一個獨立任務來看待。
開始,你還沒有建立這種任務分解意識的時候,可以隨手列任務清單,把任務的每一個環(huán)節(jié)都寫在紙上,然后檢查、歸類成幾個小任務組合。
這樣列清單還有一個好處,可以讓你事先對完成任務的流程,有一個規(guī)劃和檢查,做到心中有數(shù),避免疏漏。
無論是工作中還是生活中的事情,你都可以這樣列清單分解任務,經(jīng)過一段時間的刻意練習,你就會發(fā)現(xiàn),你的腦海中會建立任務分解的意識,而且所有的事情在你眼里,都不再是龐然大物,會自動分解成一個一個的小單元。
當舉辦大型會議這樣的事情,讓你分解為確認邀請人員、印發(fā)邀請函、聯(lián)系會議舉辦酒店、確認就餐形式等等這些具體事情時候,你是不是立刻感覺到完成它們并不困難,而且還會立刻開始行動。
恭喜你,奶酪工作法第一步分解任務讓你已經(jīng)開始行動了。
其次,學會合理設置完成時間段和目標,讓你的工作更富有節(jié)奏感,實現(xiàn)高效能
村上春樹在寫長篇小說時候,每天堅持在清晨寫4000字,就能保證一部長篇小說如期完成。這就是運用了奶酪工作法的原理。
我們把龐大的任務僅僅分解為小任務,想要達到高效工作還遠遠不夠。我們還需要學會給每個小任務設置合理的時間段來完成。
是時間段,而不是時間。設置時間段的好處是,可以提醒我們工作不上癮,在工作一段時間后可以做到休息,或者去做其他工作,這樣交換進行就像是音樂家彈奏的交響樂。
好的樂曲都節(jié)奏感強,這種節(jié)奏不會是一直快或者一直慢,所以在工作中,我們也要合理安排,建立自己的工作節(jié)奏。
我們可以設置番茄鐘,工作15分鐘,然后讓自己休息5分鐘,去喝杯水或者起來去其他部門辦理事情,總之就是讓自己在工作同時還可以讓身體得到活動和放松;
我們可以把不同類工作中的同類小任務集中到一個時間段里去完成。比如,領導讓你為迎接一個上級檢查,做匯報用的PPT、報告、數(shù)據(jù)分析等等工作。你就可以把這些事情需要的背景資料,統(tǒng)一找出來,然后再分別進行這些事情;
我們還可以在快要下班的時候,檢查一下那些還沒做完的工作,然后做切割,區(qū)分出哪些可以在明天進行,哪些是必須下班前完成的。然后先做必須完成的,保證自己可以按時下班,不加班。
采銅在《精進》中說:“一個人如何對待他的時間,決定了他可以成為什么樣的人?!?/strong>
做一個高效的行動派,關鍵在于會把握時間安排的節(jié)奏感。
最后,建立強制關閉機制,讓你的成為工作既高效又靠譜的優(yōu)秀職場人
奶酪工作法,因為做事完成后,標記打洞像奶酪上的洞而得名。所以,當我們完成一個小任務后,立刻給任務清單上標記完成。具體標記形式不重要,重要的是在你的腦海中形成完成的印象。
這種完成做標記的行為,相當于給行動一個反饋上的儀式感,讓人們在做事中感受到成就感和愉悅快感,這樣以來,每一個小環(huán)節(jié)都在完成時候給予反饋和激勵,然后會更有精力做下一個環(huán)節(jié),大大地提高了整個任務的完成效率。
當你標記完成任務的那一刻,你可以回顧任務完成情況,思考下一個環(huán)節(jié)的開始;
當你標記完成任務的那一刻,你可以檢查任務清單,及時跟進避免出現(xiàn)大的疏漏或者失誤;
當你標記完成任務的那一刻,你還可以提醒自己按下暫停鍵,稍作休息。
《吃掉那只青蛙》中有一段話給我留下非常深刻的印象:
“高效能人士有一個共同點,每當我們聽到一個好點子,就會立刻行動。所以他們學得更多,學得更快,并能得到更好的結果。不要遲疑,今天就試試這種方法!”
身在職場,工作常常壓得我們喘不過氣,面對小山一樣多的工作,我們更像是一只螞蟻。但是,不要忘記螞蟻有著比自己體重高好幾倍的力量,所以,我們也可以擁有這樣的力量,只要善于使用工作方法,你也能成為職場的高效能達人。
伊凡17說: