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在實(shí)際工作中，用戶可能經(jīng)常需要編輯大量格式一致，僅有部分內(nèi)容不同的文檔，如提醒郵件、員工工資單等等。如果使用手工編輯打印，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，但一旦份數(shù)比較多，這就成了一件非?？鄲赖氖虑?。那么，有什么辦法既可以減少枯燥無味的重復(fù)工作，又能提高工作效率呢？
其實(shí)WPS文字新增的“郵件合并”的功能，就能輕松滿足用戶的這種需要。

　　郵件合并簡(jiǎn)介

　　什么是“郵件合并”？從功能的命名上來看，“郵件合并”似乎與郵件有關(guān)，其實(shí)它的作用是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，通過與數(shù)據(jù)庫（或數(shù)據(jù)表）中的記錄進(jìn)行整合，從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。
　　“郵件合并”功能并非僅僅用于批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔，目前已經(jīng)被用戶廣泛用于批量制作標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單等應(yīng)用。
　　下面通過“制作員工信息卡”的實(shí)例，向用戶簡(jiǎn)單介紹如何使用“郵件合并”功能。

　　建立數(shù)據(jù)庫

　　首先使用WPS表格建立“員工信息表”，制作完成后的工作表如圖 1所示：

圖1 員工信息表

　　注意：數(shù)據(jù)表必須具有標(biāo)題行（在數(shù)據(jù)庫中通常稱為“字段”），數(shù)據(jù)區(qū)域不能有空行。

　　創(chuàng)建主文檔

　　啟動(dòng)WPS文字，使用表格工具添加表格，建立員工信息卡的“主文檔”，如圖 2所示：

圖2 建立信息卡主文檔

　　添加字段域

　　本實(shí)例將介紹在一頁內(nèi)制作4張“員工信息卡”的操作方法，具體步驟如下：
　　步驟1　選擇“工具｜郵件合并工具”菜單項(xiàng)，調(diào)出“郵件合并”工具欄，如圖 3所示。

圖3 “郵件合并”工具欄

　　步驟2　點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，進(jìn)入“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，如圖 4所示。

圖4 “選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框

　　步驟3　選擇已經(jīng)建立的“員工信息表”，點(diǎn)擊“打開”按鈕，在“選擇表格”對(duì)話框中選擇“員工信息表$”，如圖 5所示。

圖5 在打開的文件中選擇指定的數(shù)據(jù)表――員工信息表

　　步驟4　點(diǎn)擊“確定”按鈕返回主文檔。將光標(biāo)定位到“員工編號(hào)”后一單元格，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，在“插入域”對(duì)話框中選擇“員工號(hào)”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置，如圖 6所示。

圖6 在主文檔中插入“員工號(hào)”

　　步驟5　使用相同的方法，將“姓名”、“部門”、“職務(wù)”和“電話”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。結(jié)果如圖 7所示。

圖7 插入所有字段域效果

　　步驟6　復(fù)制整個(gè)表格，將光標(biāo)定位到新復(fù)制的表格中的“員工號(hào)”的首位置，按下組合鍵，添加一個(gè)空域，并手工輸入域代碼“NEXT”，再切換域代碼，如圖 8所示。

圖8 在第2張“信息卡”中插入“下一記錄”域

　　注意：“下一記錄”域必須插入在新記錄的所有字段之前，否則無法得出正確結(jié)果。
　　步驟7　將第2張信息卡復(fù)制兩份，并使用分欄工具進(jìn)行重新排版后，點(diǎn)擊“郵件合并工具欄”上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，最終效果如圖 9所示。

圖9 添加4張“員工信息卡”的最終效果

　　步驟8　最后點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，如圖 10所示，將根據(jù)用戶指定數(shù)據(jù)表中的記錄數(shù)來批量制作“員工信息卡”，并重新生成WPS文檔（文檔中每頁包括4個(gè)員工的信息），至此，“員工信息卡”制作完畢。

圖10 使用“合并到新文檔”生成新的WPS文檔

　　小結(jié)
　　1、用戶利用“郵件合并”功能可以批量地將“主文檔”和“數(shù)據(jù)庫（表）”進(jìn)行合并生成新的文檔，有利于簡(jiǎn)化用戶操作，提高工作效率。
　　2、利用“郵件合并”功能除了批量處理信函、信封等文檔外，還可以用于批量制作標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單等應(yīng)用。
　　3、如果用戶希望在一頁中制作多張卡片，必須插入“{NEXT}”域（下一條記錄）才能正常實(shí)現(xiàn)，但注意該域必須在新記錄所有字段域之前，否則無法得出正確結(jié)果。
　　4、“郵件合并”除了支持將主文檔合并成“新文檔”以外，還允許用戶將合并后的文檔直接輸出到“打印機(jī)”，或者合并成“郵件”進(jìn)行發(fā)送。

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