當我們實踐了高效時間管理的前面三個步驟之后，已經(jīng)可以清楚的認識到自己在時間分配上的現(xiàn)狀，并通過做減法削減了很多不必要的工作，同時通過購買專業(yè)服務進一步節(jié)省時間。

接下來，我們來聊一下如何提高自己做事的效率。這是高效時間管理的第四個步驟，如果說通過前面三個步驟的實踐，我們已經(jīng)塑造好高效時間管理的骨架和外形，那么第四個步驟可以算是一種精雕細琢，能夠讓我們更有效的管理時間。我把它歸納為七個小方法。

1 善用記事本，把它作為時間管理的起點

無論是紙質(zhì)的還是手機中的電子記事本，都是時間管理必須使用的工具。因為它能將我們利用時間的方法一目了然地羅列出來，非常簡便。

俗話說“好記性不如爛筆頭”，我們的大腦每天都要記憶很多內(nèi)容，大腦里面各種事情交織在一起，難免出現(xiàn)偏差，特別是對于時間管理計劃這種有嚴格順序的內(nèi)容來說，則更是如此。所以我們應該把有關時間管理的計劃通過記事本記錄起來，讓我們不用專門動腦去記憶這些內(nèi)容，而是把精力集中用于思考和其他更復雜的事情上。

好記性不如爛筆頭

但是，不少人只是在記事本上寫下一些重要內(nèi)容，或者近一兩周的的計劃安排。這就會讓我們分難分清事情的先后順序，也難以讓我們觀察自身的進步，從而變得較為被動。所以，我們需要更為主動的利用記事本去確保我們的時間。

對于需要坐班的上班族，由于必須待在公司，行動受到公司規(guī)定的限制，所以我們每天有大概9-10個小時的時間比較被動，克服方法就是：首先在一定程度上擬定自己的時間管理計劃，同時要學會拒絕與自己的計劃相沖突的突發(fā)事件。一開始，我們可以拒絕一些相對容易拒絕的工作，并把節(jié)省下來的時間用在自身投資上，逐漸增強核心競爭力，逐步擴大可以拒絕的突發(fā)事件的范圍，從而增加對上班時間的自主控制力。

合理規(guī)劃目標

如果實在沒有目標，那就假定一個，并根據(jù)這個假定的目標來分配時間，這樣我們就有了方向和動力，并且能夠在行動過程中找到真正的目標，從而避免因為猶豫不決而浪費的時間。

但是如果我們在記事本上規(guī)劃一些非?？鋸?，難以實現(xiàn)的目標或者內(nèi)容，那就沒有意義了。因為所謂目標和計劃，都是指導我們分配時間的準則。如果全都寫些不可能完成的任務，就只能變成紙上談兵，所以我們需要經(jīng)常翻閱記事本，不斷的核查反思，修正我們的行動計劃。

2 養(yǎng)成健康的生活習慣

身體是革命的本錢，沒有健康的體魄，就難以長期維持充沛的體能和精力，其他很多事情也就無從談起。同時，健康而有規(guī)律的生活節(jié)奏也是我們有效執(zhí)行時間管理計劃的前提，所以我們必須養(yǎng)成健康而有規(guī)律的生活習慣，而養(yǎng)成良好生活習慣的基礎是保證睡眠時間和均衡的飲食。

主要說一下睡眠。人類的睡眠可以分為深睡（大腦進入Rapid Eye Movement sleep -REM狀態(tài)，眼球運動加快，會做夢）和淺睡（大腦不在REM狀態(tài)，即None-REM）兩種，一個完整的睡眠循環(huán)是從None-REM到REM，再到None-REM，這個周期大概需要90分鐘。我們夜間的整個睡眠時間中，REM大概占25%，non-REM占75%。

REM和None-REM睡眠的腦波情況

我們每天需要確保的睡眠時間是7-8小時，其中夜間睡眠確保7小時，中午最好能午休。良好的夜間睡眠不但有助于我們新陳代謝，而且也能讓大腦吸收和規(guī)整白天接收到的信息，而且這也是我們?nèi)祟愖钪匾男菹⒎绞?，不用多說。

高效的午睡

再特別說一下午休，其目的是恢復精力和學習能力。這是一個非常有用，而且技巧性比較強的休息方式。根據(jù)目前的研究結果顯示，而午睡以不進入深睡為宜。而10分鐘的午休時間效果最佳，可以改善醒來之后2小時左右的精神效果。從這里我們又可以發(fā)現(xiàn)，其實午休這種短時睡眠，可以充分應用到其他時間段，只要我們每天長期從事高強度的腦力活動，差不多每隔2小時左右就可以小憩10分鐘（僅僅閉眼靜養(yǎng)都可以），以確保我們在清醒時維持充沛的精力和學習能力。

3 借助他人的力量，增強克制力

很多人都發(fā)現(xiàn)，在單位上班會讓生活變得很有規(guī)律，而在家休息，則容易導致心情松懈，拖拖拉拉的。這就是因為有單位的規(guī)章制度的強制力量在約束自己，所以我們在面對自身力量難以完成的工作室，可以通過和別人約好時間，再反過來制定自己的計劃，這樣就能強迫自己去完成。

借助他人之力

4 從認知、情緒和行動三方面入手，克服拖延

作為高等生物，我們都有趨利避害的本能，當我們面臨困難時，潛意識里總會傾向于選擇逃避困難。但是，拖延不僅僅是簡單的逃避行為，這個過程包含了一系列互相影響的認知、情緒和行為。我們每一次做出拖延行為時，總會產(chǎn)生一時的放松、希望、舒坦等愉悅感受，由于這種感受會不斷的即時強化我們的拖延行為，從而讓我們更容易再次做出拖延的決定，即便在事后，我們對自己的拖延行為感到懊悔，內(nèi)心的自責比剛才一時的愉悅強烈一百倍，但由于這種自責并不是即時發(fā)生的，所以無法抗衡即時強化對我們拖延行為的影響，久而久之，拖延就成為了根深蒂固的習慣。

克服拖延

拖延的習慣是進行高效時間管理的大敵，我在《高效工作4》中詳細分享了克服拖延的具體方法，治標治本！，大家可以去看看。這里簡單介紹一下如何從情緒方面克服拖延。

— 中斷：當我們察覺到導致拖延的消極情緒出現(xiàn)時，要識別出導致拖延的原因，并立即中斷我們即將付諸實施的拖延行為，進行自我審視。

— 遏制：動用我們的一切認知、情緒和行為資源，遏制我們拖延的沖動。

— 反思：思考當前發(fā)生的事情，當我們遏制住拖延的渴望時，我們感受到什么樣的情緒？我們希望達成什么樣的目標？

— 推理：假設如果我們服從了拖延的渴望，其后果是什么？如果拒絕拖延而繼續(xù)堅持既定計劃，會有什么結果？我們計劃下一步做什么？

— 抉擇：通過實踐感受拒絕拖延帶來的益處，感受當我們建立起對自己和正在做的事務的掌控感，感受真正主宰我們的情緒所帶來的愉悅，逐漸擺脫導致拖延的負面情緒。

5 充分準備，有的放矢，提高溝通的效率

溝通是我們生活中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，無論我們是在打電話，還是在開會，或者是在發(fā)短信，聊天等等，都是在與他人進行溝通，溝通的要點在于：不是你告訴了別人什么，而是別人聽到了什么。

高效的溝通

溝通是如此重要，但是低效率的溝通也會浪費我們很多時間。對此我分別針對常用的三大溝通方式分享我的心得

— 電話溝通：打電話之前把自己想要問的問題和希望互通的信息列個清單，記錄通話中獲取的關鍵信息，記錄自己和其他人需要處理的下一項工作，以及未完成的工作。工作時間少接或不接聽無關緊要的電話。

— 即時通信工具溝通：不要閑聊與當前工作無關的話題，除開與工作密切相關的群之外，各個聊天群都設置來消息不提醒。溝通內(nèi)容要寫得簡短，明確，不要延展到無關話題。

— 會議溝通：做好會前準備，提前發(fā)放會議備忘錄給各位參會者（內(nèi)容包括主題，討論要點，要達成的目標，會議時間以及會議預計時長等），并準備好各種會議工具（白板、筆、投影儀、錄音器、擴音器等）。會議室要選用比參會人數(shù)所需空間稍小一點的，擁擠的空間容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進踴躍發(fā)言，嚴格控制會議總時長，明確會議結果及各部分工作的負責人，通過會議記錄發(fā)放給參會人，并由參會最高管理者跟蹤落實。另外可以嘗試在臨近下班之前的半小時，站著開會，并控制每個人的發(fā)言時間。

6 理清事情的主次，再進行分解

在做事之前，首先應權衡一下各個問題的輕重緩急，然后從最重要的事情開始，注意這里指的是“最重要”，而不是“最急迫”，我把主要的時間留給前者，這是我的一個原則。因為有些事情很急，但并不是最重要的（例如突然打來的電話），這些事情處理不好，經(jīng)常會讓重要的事情被擱置，所以我們就不要在這些事情上浪費過多的時間。

分清事情的主次

在每天的具體工作中，為了分清事情的主次，我的判斷方法是：

— 當前必須由自己完成的事情（緊要的）

每件事情都有輕重緩急，有必要和不必要的區(qū)別，通常先做必須要自己去完成的事情，有多余時間再做其他不一定要自己親自去做的事情，或者也可以把這些事情分給別人去完成。

— 讓自己收益最高的事情（高收益的）

和上面第（2）條類似，這也是一條判斷標準，因為每個人的精力有限，所以應該把有限的精力投入到讓自己收益最高的事情上。

— 能讓自己感到滿足感的事情（帶來滿足感的）

這點因人而異，但無論處于什么樣的社會階層，都需要通過做事來讓自己得到滿足和愉悅，只有這樣才能讓生活更加充實和有趣。

通過以上三個判斷要點可以對要做的事情進行綜合判斷，如果三點同時滿足，則肯定是要在第一時間完成的，如果每一件事務僅具備其中一個要點，那么就根據(jù)以上順序來選擇，先做必須完成的，最后選讓自己感到滿足的事情。

當我們分清事情的主次之后，如果一件事比較復雜，就需要對其進行分解。復雜事務分解的原則是：每件事必須分解到不能再細分為止，而且分解后的結構要一目了然，目標明確，時間充足。

7 重新認識生活中的零碎時間

生活中其實還有很多零碎的時間，我們可以利用這些時間來查詢資料，復習單詞，檢查并調(diào)整計劃等等，但不建議用來進行系統(tǒng)的學習，因為學習狀態(tài)的進入和中斷都需要時間，一來一往，零碎時間就沒了。

領用好零碎時間

我們可以在記事本中專門列出一系列可以用零碎時間來完成的事情列表。具體方法如下

— 確認目標：在利用零碎時間前，有一點先要明確，近期可以用零碎時間來完成的目標是什么？這個很重要，做任何事都要目標，都需要很強的驅(qū)動力才能戰(zhàn)勝自身的惰性。而且目標必須明確，不能很泛泛，最好收斂為1-2個最佳，否則凡事都想做，又都做不好，一段時間過去后，目標都沒完成會讓人失去動力，最后不了了之。

— 梳理任務：在這過程中，我們就能發(fā)現(xiàn)，哪些小任務哪些是可以利用10-20分鐘這些碎片時間去完成的，記錄并標注重要程度，設置期限。每天的碎片任務不能太多，畢竟每天究竟有多少碎片時間并不清楚，有些碎片時間就是拿來休息的，千萬不要占用這些時間去安排一些任務，不會休息的人不會成功。

— 自我獎勵：每天完成這些碎片任務后，可以給自己小小的獎勵，吃顆巧克力，聽首歌等等，告訴自己因為我們的自律才能使今天的事都做完，才能獲得這額外的幸福。

以上是本來打算在昨天分享的內(nèi)容O(∩_∩)O~