第1招如何快速把數據的單位從元轉換為萬元
若單元格內容帶有公式，復制粘貼的時候需要用到選擇性粘貼，介紹一個非常有用的技巧，我們工作中經常會遇到把以“元”為單位的數據轉換為“萬元”為單位的數據，這個時候就需要用到選擇性粘貼，如果數據多行多列，怎么辦呢？如果一個個單元格用公式那也得復制粘貼多次，太麻煩了。例如：把表1的數據轉換為以萬為單位，
表1
在數據區(qū)域旁邊任意一個空白單元格輸入10000，選中復制，然后選擇性粘貼，選擇運算的“除”，就得到想要的結果，如圖1：
圖1
第2招如何批量輸入求和公式
如圖2，有多個項目要匯總數據，如何批量將需要求和的單元格輸入公式呢？如果一行行輸入公式，當需要求和的行數很多時，效率就比較低了，這里介紹快捷鍵【alt+=】批量輸入求和公式。
圖2
操作方法：先選中要求和的第一個區(qū)域，按住ctrl鍵，再選中其他要求和的區(qū)域，按【alt+=】就可以實現。
如果要求和的數據沒有空值，如圖3：
圖3
全部選中數據，按F5快捷鍵，定位條件選擇空值，這樣可以快速選中要求和的單元格，再按【alt+=】。
第3招文本與數字格式的相互批量轉換
如果數據格式是文本格式，只能計數，不能做求和等運算，需要轉換為數字格式才可以。如果只是一個單元格文本轉換為數字，只需刪掉單元格數據前面的單引號，如果是一列或多列文本數據轉換為數字格式，最簡單的方法用【Ctrl + Shift +向下鍵】，再用【Ctrl + Shift +向右鍵】選中需要轉換為數字格式的數據區(qū)域，點擊下拉框轉換為數字。如圖4：
圖4
文本轉換為數字還有一種常用的方法，就是把文本數據乘以1,除以1或者+0，-0，如圖5,A列是文本格式的數據，B列通過乘以1得到數字格式的數據。
圖5
反過來，數字格式要轉換為文本格式，如果只有一個單元格，在數據前面加單引號，記住，一定是英文狀態(tài)下的單引號。如果要把一列數據由數字格式轉換為文本格式，用分列功能實現，前兩步選擇默認的選擇項，第三步把默認的“常規(guī)”改為“文本”。如圖6到8。
圖6
圖7
圖8
點擊“完成”即可。
第4招利用數據驗證防止重復錄入相同的內容
比如，要在A列輸入數據，為了防止數據重復錄入，可以用數據驗證定義，如圖9：
圖9
這樣，如果數據重復錄入了就會提示圖10錯誤：
圖10
第5招對齊兩個字的名字
為了對稱美觀，在對齊兩個字名字的時候，很多人會在兩個字的中間敲空格鍵，其實用分散對齊就可以。選中需要設置對齊的單元格區(qū)域，按【Ctrl+1】設置單元格格式，點擊對齊水平對齊分散對齊（縮進）即可，如圖11：
圖11
第6招將單元格數字變成條形圖
用數據條可以清晰看到數據的大小，不需要通過制作圖表就能看出來，如圖12：
圖12
如果只想顯示數據條，不顯示數字，在編輯格式規(guī)則時在“僅顯示數據條”前面方框內打勾，如圖13。
圖13
第7招神奇的快速填充
正如每個人都有不同的脾氣一樣，Excel單元格也有它的“脾氣”，在數據錄入的時候需要了解單元格的特點，數據錄入要規(guī)范，如果不規(guī)范，后續(xù)數據統(tǒng)計和數據分析會非常麻煩。經常有人問到因為錄入的數據不規(guī)范，要提取數字和字符串，用公式比較復雜，難以理解，如果你的Excel版本是2013或以上版本，用快速填充功能秒秒鐘就可以搞定。這個功能智能到讓你驚嘆，強大到足以讓分列功能和文本函數下崗，看完下面幾個案例就能體會到。
1、提取數字和字符串
如果要將圖14中的字符串中的數字提取出來，由于原數據缺乏規(guī)律，無法使用Left、Right、Mid、Find等文本函數來提取。使用“快速填充”功能則分分鐘搞定。
圖14
圖15
2、提取身份證的出生日期
要把圖16中A列身份證的出生日期提取出來，用函數和分列都可以實現，用快速填充更快，先設置B列單元格格式為日期格式，在B1輸入A1的出生日期19892-12-05，按快捷鍵【Ctrl+E】就可以迅速填充所有A列身份證的出生日期。
圖16
3、多列合并
例如，要把圖17的A列和B列合并，通常用&連接，只要在C1單元格輸入A1和B1的內容，按快捷鍵【Ctrl+E】就可以快速合并。
圖17
4、向字符串中添加字符
要把圖18中A列的電話號碼區(qū)號、總機、分機號碼用-隔開，把A1,A2內容復制粘帖到B1和B2單元格，并在區(qū)號、總機、分機之間添加分隔符-，在B3單元格按快捷鍵【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他單元格的內容。
圖18
需要提醒的是，如果只是在B1單元格輸入對應A1的內容，在B2單元格按快捷鍵【Ctrl+E】得到的都是B1的內容，這里需要輸入2次快速填充才能理解你的意圖。
5、快速填充功能組合
“快速填充”功能不僅可以實現批量提取的效果，而且在提取的同時還可以將兩列單元格的不同內容合并起來。例如提取圖19中省市中的市，提取街道中的號碼，將兩者合并為新的地址，同樣可以利用“快速填充”一步到位解決這一問題。
圖19
在C1單元格輸入成都198，按【Ctrl+E】得到的默認是A列的城市名稱和B列的數字。
6、調整字符串的順序
例如要把A列的中英文互換位置，在B1輸入A1的互換內容，在B2按【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他單元格需要互換位置的內容，如圖20。
圖20
7、大小寫的轉換
A列是大寫字母，需要在B列轉換為小寫，C列首字母大寫，其他小寫，只需要在B1和C1輸入相應的內容，按按【Ctrl+E】就可以把A列其他單元格內容批量轉換，如圖21。
圖21
看完以上案例，是不是感覺快速填充如此“懂你”，讓你感覺這個功能真是太貼心了，就是“知心姐姐”。
作者聶春霞簡介：2001年-2005年在江西移動工作，2005年開始就職于騰訊公司MIG運營商業(yè)務部，2011年開始兼職騰訊學院Excel課程講師，2015年4月出版圖書《Excel高手捷徑：一招鮮，吃遍天》，人民郵電出版社出版，2015年12月在臺灣出版繁體字版。2017年5月出版第二版《Excel職場手冊：260招菜鳥變達人》。
