德魯克對(duì)于要事優(yōu)先有許多重要建議，卓有成效如果有什么秘訣的話，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做，而且一次只做好一件事。管理者越是想做重大的貢獻(xiàn)，越是需要有更長的“整塊時(shí)間?！惫芾碚咴绞窍雽⒎泵婋s轉(zhuǎn)化為成就，越是需要持續(xù)不斷的努力，越是需要較長的連續(xù)性的時(shí)間。然而，即使只想“偷得浮生半日閑”來處理真正有生產(chǎn)性的工作，也要具備非常大的勇氣和決心。同樣地，一位管理者越想發(fā)揮長處，就越感到應(yīng)在重大的機(jī)會(huì)上，集中一切可用的長處。這是獲得成果的唯一機(jī)會(huì)。正因?yàn)楣芾碚呙鎸?duì)的事務(wù)太多太雜，才特別需要專心。一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。有效的管理者知道他們必須要完成許多工作，但他們在一段時(shí)間內(nèi)只集中努力做好一件事——集中他們本人的時(shí)間和精力，以及整個(gè)組織的時(shí)間和精力。他們堅(jiān)持把重要的事情放在前面先做，而且每次只做好一件事。管理者專心一志，第一項(xiàng)原則是要擺脫已經(jīng)不再有價(jià)值的過去。有效的管理者必須經(jīng)常檢討他們和同事的工作計(jì)劃，他們會(huì)問：“如果我們還沒有進(jìn)行這項(xiàng)工作，現(xiàn)在我們該不該開始這項(xiàng)工作？”如果不是非辦不可，他們就會(huì)放棄這項(xiàng)工作，或者會(huì)將他擱置起來。至少他們不會(huì)再將資源投入到不再產(chǎn)生價(jià)值的過去。而對(duì)于已經(jīng)投入的最佳資源，尤其是非常匱乏的人力資源，他們會(huì)立即抽調(diào)出來，轉(zhuǎn)而投入未來的新機(jī)會(huì)。管理者的一項(xiàng)具體任務(wù)就是要把今天的資源投入到創(chuàng)造未來中去。換句話說，每一位管理者都必須不斷地花費(fèi)時(shí)間、精力和才智，來彌補(bǔ)及挑出昨天的行動(dòng)和決策。不論昨天的行動(dòng)和決策是他自己做的，還是前任做的，他都得彌補(bǔ)和拋開。事實(shí)上他在這方面所耗用的時(shí)間，應(yīng)該比其他任何任務(wù)所耗的時(shí)間都多。但是我們至少可以把昨天遺留下來的、不能再產(chǎn)生成果的工作盡量減少。尤其重要的是：有效的管理者打算做一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，一定先刪除一項(xiàng)原有的業(yè)務(wù)。這對(duì)控制組織的“膨脹”是非常必要的。“膨脹”如不加以控制，組織就會(huì)變得渙散、難于管理。社會(huì)組織恰如生物有機(jī)體，必須保持小而精的狀態(tài)。要“出新”，必從“推陳”著手。任何一個(gè)組織，都不缺乏新的創(chuàng)意。所以，嚴(yán)格說來，我們的問題不是缺乏“創(chuàng)意”，所缺乏的只是創(chuàng)意的執(zhí)行。人人都在為昨天的任務(wù)而忙碌。只要能夠推陳出新，即使是最暮氣沉沉的機(jī)構(gòu)，也能獲得生機(jī)。在管理者面前，擺著許多值得去做的工作，但管理者的時(shí)間卻非常有限。未來的機(jī)會(huì)也很多，但能抓得住機(jī)會(huì)的能人卻太少。而且，管理者還難免會(huì)遇到不少問題和危機(jī)。因此，這就涉及哪些事情需要優(yōu)先處理，而哪些事情可以緩一緩再辦的政策了。那么，到底根據(jù)什么來做這一決策呢？是由管理者來決定，還是由壓力來決定？但是，無論如何決定，工作量總得配合我們可用時(shí)間的多寡；也只有在我們確有足夠的人力去做時(shí)，才能為我們帶來機(jī)會(huì)。如果按壓力來決定優(yōu)先，結(jié)果必將犧牲許多重大的要?jiǎng)?wù)。這樣的話，我們肯定沒有時(shí)間來完成一件任務(wù)中最耗時(shí)間的部分——將決策轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的過程。除非我們能將一件任務(wù)轉(zhuǎn)化為組織的行為，否則任何任務(wù)都無法完成。也就是說，除非組織中人人都能以某一任務(wù)為己任，除非人人都能以新方式來處理其原有的工作，除非人人都確認(rèn)有承擔(dān)新工作的必要，也除非人人都能將主管的新計(jì)劃化為他們的日常工作，否則任何任務(wù)都肯定無法完成。如果因?yàn)闆]有時(shí)間而忽略了這些準(zhǔn)備，必將一事無成。而一事無成，正是身為管理者未能集中主要精力，未能抓住首要任務(wù)的結(jié)果。我們要做的并不只是弄清楚哪些事情必須優(yōu)先去做，那是很容易做到的，每個(gè)人都可以做得到。很多管理者不能做到集中精力于某項(xiàng)工作，其主要困難在于他們確定不了哪些事情可以緩一緩，就是說要能確定哪些事情可以暫時(shí)不去做，并且能把這一決定堅(jiān)持到底。決定延緩一項(xiàng)工作，并不是一件愉快的事情。因?yàn)槲覀兊摹皟?yōu)后”，往往是別人的“優(yōu)先”。列舉一份第一優(yōu)先的工作單，事事都辦，但均淺嘗即止，顯然容易得多。這樣經(jīng)常能使人人皆大歡喜，然而結(jié)果卻是一事無成。以下是幾條可幫助決定優(yōu)先次序的重要原則，每條都與勇氣密切相關(guān)：l 目標(biāo)要高，要有新意，不能只求安全與方便在企業(yè)經(jīng)營方面，成功的事業(yè)，不是遷就現(xiàn)有產(chǎn)品線來開發(fā)新產(chǎn)品的事業(yè)，而是以開發(fā)新技術(shù)或開發(fā)新事業(yè)為宗旨的事業(yè)。當(dāng)然，如果說創(chuàng)新有風(fēng)險(xiǎn)、有艱辛、有不確定性，那么不管創(chuàng)新是大是小，同樣是有風(fēng)險(xiǎn)、艱辛和不確定性?；瘷C(jī)會(huì)為成果，肯定比解決舊問題更有生產(chǎn)性。解決舊問題，總不過是恢復(fù)昨天的平衡而已。要想集中精力，全神貫注于一項(xiàng)工作，首先要有足夠的勇氣，要敢于決定真正該做和真正先做的工作。只有這樣，管理者才能成為時(shí)間和任務(wù)的“主宰”，而不會(huì)成為它們的奴隸。騏驥資本聯(lián)合創(chuàng)始人、彼得·德魯克管理學(xué)院資深講師，國家開放大學(xué)特聘專家與客座教授，恩派公益組織發(fā)展中心顧問，國際行動(dòng)教練協(xié)會(huì)認(rèn)證教練。長期從事德魯克管理思想的研究與教學(xué)，培訓(xùn)真誠感人，語言幽默風(fēng)趣，條理清晰，層次分明，使聽者不倦，相悅以解。
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