施工企業(yè)信息化進程難在何處
默認分類 2007-11-27 11:11:44 閱讀4 評論 字號：大中小 訂閱
施工企業(yè)信息化進程難在何處
1為什么要進行信息化
隨著全球經濟一體化、經濟改革的進一步深入及我國的入世，我國經濟目前正處于持續(xù)快速增長階段，隨著科技水平的提高，無論是建筑材料產品還是建筑施工技術，都取得了長足的發(fā)展，作為國民經濟第二產業(yè)的建筑業(yè)也獲得了前所未有的發(fā)展契機。
對于建筑施工企業(yè)而言，市場競爭必然愈演愈烈，這種競爭不僅來自國內企業(yè)，而且還來自技術和資金均占有很大優(yōu)勢的國外同行。市場競爭的加劇必然導致低價競標現象的普遍存在，建筑企業(yè)的生存環(huán)境愈來愈嚴峻，只有不斷提高企業(yè)自身的核心競爭力，才能滿足客戶的不同需求并爭取更大的市場份額。筆者認為，建筑施工企業(yè)的核心競爭力在于：科學的管理制度+嚴密的成本控制體系+完善的質量保證體系+完善的服務。
然而，鑒于目前我國大多數建筑施工企業(yè)的管理水平和從業(yè)人員的素質，很多管理措施在實踐中難以得到忠實的貫徹執(zhí)行，導致大多數的管理規(guī)章形同虛設，不規(guī)范的管理流程比比皆是，造成了施工企業(yè)管理業(yè)務流程混亂、瑣碎、費時費力，企業(yè)內部上下級之間、部門內部溝通不暢、信息遲滯，進而造成工程資料管理混亂、材料管理帳目不清、效率低下，最終導致工程施工成本升高、企業(yè)利潤降低、企業(yè)的核心競爭力下降等局面。所以，不管是否情愿，控制企業(yè)/項目成本、提高企業(yè)/項目成本管理水平必然地成為企業(yè)/項目管理者的頭等大事。而在市場經濟環(huán)境下，企業(yè)/項目管理者不再是計劃經濟時的“自給自足”了，它要與方方面面的“干系人”發(fā)生經濟往來，而且市場環(huán)境變化迅速，工程施工的節(jié)奏明顯加快，尤其是工程成本、工期、質量的互動影響及工程中眾多的不確定因素等等，對企業(yè)/項目成本管理者而言，最頭疼的問題莫過于不能“實時”掌握準確的企業(yè)/項目的成本信息，等成本核算后的成本信息對企業(yè)/項目管理決策已是“昨日黃花”。所有這些都強烈呼喚著企業(yè)/項目成本管理的“信息化”。，只有迅速提升施工企業(yè)的信息化水平，并通過信息化拉動施工企業(yè)向智能型和管理型企業(yè)轉化，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中取勝。
目前，隨著電子技術、計算機技術的提高和普及，由我國政府牽頭組織實施的電子辦公、電子政務、金橋工程、金卡工程已經普及多年并取得了相當不錯的成果和良好的社會效應，信息化已經成為大勢所趨，這些都使企業(yè)的信息化改造成為可能。為此，如何利用信息技術提高企業(yè)自身的管理水平、規(guī)范管理業(yè)務流程、提高企業(yè)管理效率和生產效率，實現提升企業(yè)核心競爭力的目標，正在成為眾多建筑施工企業(yè)關注的熱點。
2 信息化的實質內容
企業(yè)管理信息化實質上是將企業(yè)內部的生產過程、物料移動、事務處理、現金流動、客戶交互等業(yè)務過程進行數字化，并通過各種信息系統(tǒng)網絡加工整合成新的信息資源，提供給企業(yè)內部不同管理層次的人員使用，以作出有利于生產要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，適應瞬息萬變的市場經濟競爭環(huán)境，獲得最大的經濟效益。
施工企業(yè)的信息化目的應當是借助于管理信息化過程，全面梳理企業(yè)內部的管理模式和業(yè)務流程，在企業(yè)內部的信息資源最大程度共享的基礎上提高企業(yè)的管理水平和管理效率。
我們在此討論建筑企業(yè)信息化絕不能脫離建筑企業(yè)的行業(yè)特質，對建筑行業(yè)企業(yè)而言，企業(yè)管理的成功與否在很大程度上決定于具體工程項目的管理成功與否，項目管理是否科學決定了企業(yè)管理是否科學，項目管理的信息化程度決定了企業(yè)管理信息化的可行度。所以，討論建筑企業(yè)的信息化絕不能脫離項目管理的信息化這一基礎，否則，一切結論都將是空中樓閣、無源之水。
那么什么是項目管理信息化呢？項目管理信息化是指：應用先進的管理理念，借助先進的計算機網絡技術去整合項目部現有的生產、經營、技術、機械、財務、管理等資源，及時的為項目管理者提供準確而有效的數據信息，以便使項目部對施工環(huán)境變化做出迅速的反應，其本質是加強建筑企業(yè)的“核心競爭力”。具體的講就是：計算機系統(tǒng)與項目部現場成本管理模式相結合形成統(tǒng)一管理平臺，各業(yè)務部門的業(yè)務單據、報表等均在此平臺上流轉、生成，成本數據信息實時歸集、產生，并據此對資源調配提供支持，目的是在保證工期、質量的前提下使項目成本降至最低。
3 我國施工企業(yè)信息化現狀
我國建筑企業(yè)在信息化管理方面已經進行了許多的探索，也積累了一定的經驗，同時也暴露了不少的問題。
目前，國內大部分施工企業(yè)仍然停留在傳統(tǒng)的工程項目管理模式上，企業(yè)中的計劃管理部門，材料部門和財務部門之間都是互為獨立的職能部門，都有著各自一套相對獨立的核算體系和工作方法，在短時間內很難達到三者的統(tǒng)一；企業(yè)計算機應用多采用的是單機、條塊應用的形式，這是傳統(tǒng)部門條塊管理模式決定的；從工作領域來看，目前的計算機應用主要集中在預算、辦公業(yè)務、財務、計劃、統(tǒng)計、材料、設備管理、投標等方面。其中快速投標和標書編制為施工企業(yè)所特別關注。應用軟件主要是從社會上購買的商品軟件，如預算軟件、財務會計軟件等及社會廣泛應用的以Windows操作系統(tǒng)支持的Microsoft Office 集成軟件中的Word、Excell 文字處理和電子表格處理軟件。應用雖然較廣泛，但大都停留在單機應用水平上，屬于電子數據處理階段，尚處于初級階段的應用。該階段應用的效果主要體現在提高效率、減輕勞動、推動技術進步方面。
為了全面推行和實施“進度、資源、成本”的綜合管理，傳統(tǒng)的工程項目管理模式已經不能適應新形式下工程管理和決策的需要。如何盡快實現新舊機制的轉變，尋求與新形勢相適應的工程項目管理模式，已成為一種共識和必然。針對生產的需要，一些施工企業(yè)已在公司本部，建立了自己的局域網，以加強設備資源的共享和信息資源的共享，辦公自動化或無紙辦公系統(tǒng)，也開始為人們所關注，這是提高企業(yè)信息化管理水平的必由之路。但是，這些措施大部分也只是從形式上把企業(yè)內部的各個部門、環(huán)節(jié)聯系了起來，并沒有真正介入企業(yè)的管理實務。
4 為什么信息化建設說起來容易做起來難
概括而言，影響信息化建設成敗關鍵的因素包括以下幾點：
1.舊有管理模式的制約：國外通過多年對信息系統(tǒng)建設成敗的研究發(fā)現，管理模式是最主要的原因。工業(yè)時代建立的以專業(yè)分工為主的管理模式，在信息社會，變得反應十分遲緩，弊端越來越明顯。項目的管理和企業(yè)的運營，需要設計、技術、施工、設備、物資、運營、財務、市場等部門的密切配合，然而由于部門的堡壘，往往使信息難于順暢流動。在這樣的管理模式下，建立信息系統(tǒng)，成功的可能性很小。進入90年代，國外的企業(yè)紛紛把管理模式從部門管理轉向過程管理。ISO9000、過程重建（BPR）、知識管理（KM）等新的管理理念，在企業(yè)中大面積的應用。國內有一些高速發(fā)展的新型企業(yè)，也在積極實踐這些新的管理模式。過程管理模式，需要利用計算機網絡系統(tǒng)，打破部門的界限，按照重新設計的工作流程，建立企業(yè)網絡化的工作模式。當然，由于受國情等多種因素的限制，國內企業(yè)不可能完全照搬國外的模式，但如果要開創(chuàng)新的管理模式，國外很多成功的經驗和觀念，是值得借鑒的。
2.人員素質無法適應這一過程：企業(yè)的經營管理是以人為本的，員工的觀念和素質，直接影響著管理模式的采用。信息系統(tǒng)更是如此，建筑企業(yè)的普遍情況是除技術、經營部門人員（主要是畢業(yè)的大、中專學生）的計算機操作水平相對較高外，其它部門人員（機械、材料、生產等）的計算機操作水平普遍很低，相當一部分人員就沒有摸過計算機，因此，管理軟件產品的操作一定要方便易學，界面友好。很多系統(tǒng)，軟件開發(fā)得很好，可就是用不起來，原因就是軟件開發(fā)商和企業(yè)對這方面沒有充分認識。
3.缺乏相應的企業(yè)文化：成功的信息管理系統(tǒng)，經過幾年的建設，往往變成了企業(yè)文化的重要組成部分。信息對于企業(yè)來講，只是基礎的原料，知識才是企業(yè)的競爭資本。一個企業(yè)，有沒有對知識的重視，也構成了信息系統(tǒng)成敗的重要因素。知識存在于專家的頭腦中，信息系統(tǒng)生存的基礎是知識的共享和重復使用。舉個例子，在工程建設中，產生的大量有關設備的信息，在今后運營期設備維護過程中，有重要的重復使用價值。這些信息如果不被專家組織放到計算機系統(tǒng)中，在運營維護時，又要投入資金去建設。企業(yè)中大量前人留下的寶貴經驗，或者堆在檔案室無法利用，或者隨著專家的離去而帶走。
4.對信息化的重要性認識不一致：對建筑企業(yè)而言，最大的問題是管理者的認識問題，它牽扯到項目成本管理信息化的方方面面。從很多建筑企業(yè)項目成本管理信息化建設的實踐來看，管理者特別是“一把手”的支持對信息化的成功實施往往具有決定性的作用，因此也有人將其稱為“一把手工程”。這其中主要的問題是一些管理者固于“老套路”，認識不到信息化已是大勢所趨，支持的態(tài)度不堅定，當然，也存在著一些管理者的認識錯誤問題，他們認為既然是“信息化”，那么給各部門配置上計算機、聯成局域網，實現計算機辦公自動化，購買幾套（工具）軟件，以為這樣就是“信息化”了，而實際上這只是“信息化”的“架子”與“信息化”的要求相去甚遠，因為他們并沒有整合項目部的全部資源，沒有形成統(tǒng)一的管理操作平臺，各部門各自為政，形成了一個個“信息孤島”。此外，項目成本管理信息化既是在項目成本管理過程中引入信息技術，更是在引入新的管理模式，即不可避免地帶來管理的變革，既是變革就不可避免地對舊的習慣、模式或多或少帶來“沖擊”，比如項目部工作人員習慣了手工操作而現在要求這些工作都要在計算機上完成，這將造成對人員習慣的“沖擊”；成本管理信息化要求各部門“協同工作”，上一過程的單據編制往往是下一過程單據編制的依據，信息系統(tǒng)的嚴密邏輯關系將對管理人員已往工作的隨意性的造成“沖擊”；計算機信息化管理勢必對原有管理流程產生“增刪”這將造成對管理人員的“沖擊”等等，在目前建筑業(yè)這種相對比較封閉、管理工作比較薄弱、技術含量比較低的行業(yè)，這些“沖擊”給項目部帶來的影響他們是否能接受？會不會因此而“休克”？
５.沒有確立與本企業(yè)相適應的信息化步驟：企業(yè)必須懂得信息化是一個循序漸進的過程，企業(yè)在進行信息化建設之前首先必須確定企業(yè)信息化建設的總體框架的重點業(yè)務內容。該框架的建立要充分考慮企業(yè)的現狀和發(fā)展，考慮與企業(yè)機構和職能的變動性相適應；其次，企業(yè)需要確定適合自身條件的信息化過程，盲目的追求一步到位往往會得到適得其反的結果；最后，充分發(fā)揮企業(yè)領導人在企業(yè)信息化建設中的決策作用和業(yè)務人員的綜合分析與創(chuàng)新作用，通過與有能力有信譽的軟件開發(fā)單位合作，有步驟地建設本企業(yè)的信息化系統(tǒng)。
６.信息化思路上存在誤區(qū)：
誤區(qū)一： 企業(yè)管理＝項目管理
對于施工企業(yè)而言，企業(yè)管理才是其管理的核心內容，項目管理是為了達到更好的企業(yè)管理而必須進行的一項管理內容，二者在管理內容和層次上存在明顯的差別。
誤區(qū)二：項目管理軟件＝項目管理
這是最普遍的認識誤區(qū)。其實，在企業(yè)引入項目管理，應該是引入整個項目管理體系。這一誤區(qū)的典型特征就是用項目管理軟件套原有管理模式。結果出現沖突。這一沖突又是第三誤區(qū)直接誘因。
7 .信息化實施過程存在問題：
以技術人員為主進行信息化建設。在信息化建設過程中，專業(yè)技術人員的參與必不可少，同時企業(yè)也需要培養(yǎng)自己的專業(yè)技術人員，但是專業(yè)技術人員并不了解企業(yè)自身的固有特點和模式，以技術人員為主完成的系統(tǒng)往往在業(yè)務流程方面存在致命的缺陷。
5 信息化建設應該如何進行
信息化改造的成功與否，取決于企業(yè)自身對信息化改造的決心和認識程度，取決于信息化改造委托實施單位的行業(yè)經驗是否足夠豐富，取決于企業(yè)內部員工的認識是否統(tǒng)一，取決于企業(yè)對內部員工的不斷培訓。而最重要的是，企業(yè)信息化改造是一個長期的系統(tǒng)工程，必須根據企業(yè)自身的基礎條件選擇一條適合于自己的特色化的信息化道路和進程，是企業(yè)信息化改造成敗的關鍵。
⑴ 確立合理的信息化目標
對于建筑施工企業(yè)而言，由于其行業(yè)的特殊性，建筑施工企業(yè)的管理模式與其他行業(yè)存在著很大的不同。所以，企業(yè)必須明確信息化的目標是什么并大致確定信息系統(tǒng)基本結構。
筆者認為，一個建筑企業(yè)的信息系統(tǒng)，基本上應當包括以下四部分：
1.辦公信息系統(tǒng)：辦公信息系統(tǒng)主要用于提高日常辦公事務的效率，內容包括領導信息查詢、公文管理、會議管理、公司公告板、電子郵件等。
2.企業(yè)資源系統(tǒng)：企業(yè)資源系統(tǒng)是以財務管理為核心，以市場為導向，對企業(yè)經營活動所需的人、財、物等資源進行管理、調配的計算機系統(tǒng)。
3.過程控制系統(tǒng)：過程控制系統(tǒng)應當與企業(yè)自身的管理業(yè)務流程相適應和匹配，通過嚴格的過程控制確保企業(yè)管理目標的實現。
4.項目管理系統(tǒng)：項目管理是企業(yè)管理的基礎和承包關鍵，該系統(tǒng)目的在于解決具體工程項目的管理問題，可以實現對工程項目人機料各項費用及工程進度的實時管理和控制，是整個信息管理系統(tǒng)的基石。
以上四個系統(tǒng)是緊密聯系的，辦公信息系統(tǒng)供企業(yè)的領導層決策使用的，其它系統(tǒng)的綜合信息，要通過辦公系統(tǒng)，提供給企業(yè)的領導。各系統(tǒng)之間，必然有大量的數據需要交換和共享，因此，整個系統(tǒng)應該是完整和集成的。
⑵ 信息化建設是一個循序漸進的過程，必須確立合理的實施步驟
⑶ 成立有力的實施小組
⑷ 與有經驗的系統(tǒng)管理軟件開發(fā)商合作進行
隨著軟件公司對建筑企業(yè)項目管理的認識不斷加深，針對建筑企業(yè)項目管理的軟件系統(tǒng)不斷被開發(fā)出來。這種系統(tǒng)帶有明顯的管理特征，是多本部門應用，并且直接向管理者反映信息的。由于建筑業(yè)項目成本管理的工作的特性——實時、動態(tài)及不確定因素多等，給軟件產品的研發(fā)帶來很大的困難，同時，系統(tǒng)應用的效果不再僅僅是軟件本身能夠保障的，它需要軟件廠商的綜合能力、軟件產品等多方面因素來保證，需要軟件公司研發(fā)人員是與建筑企業(yè)成本管理人員進行深入、細致的溝通、交流， 企業(yè)“隱性”的、“習慣”的需求的發(fā)掘在很大程度上決定了軟件產品的成敗。所以，在系統(tǒng)采購中，建筑企業(yè)就不能簡單的只考察產品本身，從戰(zhàn)略合作的角度選擇軟件廠商和軟件系統(tǒng)。
