時間不夠怎么辦？四象限法則、番茄工作法來幫你

2023.08.29 江蘇

社工問：

我剛剛升為中心主任，目前有一點擔(dān)心，既要做一線服務(wù)，又要兼顧行政工作，應(yīng)該如何做好工作時間的分配呢？

督導(dǎo)答：

非常理解你的擔(dān)憂。中心主任除了一線服務(wù)外，還要統(tǒng)籌整個中心的工作，擔(dān)子一下子重了，時間自然很緊張，所以做好時間管理非常重要。要做好時間管理，必須避免以下幾種情況。

第一，工作缺乏計劃。有些同工過分強調(diào)“知難行易”，認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考，有時候不做計劃也能獲得實效，而且有時計劃沒有變化快，所以對計劃喪失信心。這樣極易導(dǎo)致做事情目標(biāo)不明確，沒有輕重緩急的順序，最終花了很多時間也沒做成什么事。

第二，組織工作不當(dāng)。有些中心主任在分配工作時，工作職責(zé)權(quán)限不清、工作內(nèi)容重復(fù)；有些主任因為各種擔(dān)心或考慮，事必躬親、親力親為；有些主任與同工溝通不良，沒有進(jìn)行及時、必要的反饋，等等。這些情況都會導(dǎo)致時間的浪費。

第三，控制時間能力不足。拖延癥似乎很普遍，實質(zhì)上，拖延癥是一種自我調(diào)節(jié)失敗。要善于處理被打擾。研究表明，工作中80%的打擾是沒有意義的，而被打擾后重拾原來的思想平均需要3—5分鐘。

除了上述情況需要避免和改進(jìn)，我還想跟你分享幾個常用的時間管理方法。

一是四象限法則。這個方法能夠讓你分清工作的輕重緩急。該方法把工作按照重要和緊急兩個程度進(jìn)行劃分，可以分為四個“象限”——既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急又不重要。針對這四個象限的特性，進(jìn)行對應(yīng)處理，就是關(guān)于時間管理的“四象限法則”。第一象限是緊急而重要的事情，這類事情具有時間的緊迫性和影響的重要性，無法回避也不能拖延，必須優(yōu)先解決。第二象限的事件不具有時間上的緊迫性，但它具有重大的影響，應(yīng)該用心去做好。第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，很多人認(rèn)識上有誤區(qū)，認(rèn)為緊急的事情都是重要的，這些事件往往會占據(jù)很多時間。第四象限事件大多是些瑣碎的雜事，既不緊迫又不重要，這類事件能避則避。

二是“完成每件事”（Getting Things Done ，GTD）。這個方法主要用于日常工作安排。GTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來，這樣頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，從而把精力集中在正在完成的事情上。這是一種消滅壓力的高效工作方法，可以分成收集、整理、組織、行動與回顧五個步驟。第一步收集，將你能夠想到的所有未盡事宜統(tǒng)統(tǒng)列出來，關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。第二步整理，是指把這些事情按是否可以付諸行動進(jìn)行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾類；對于可行動的內(nèi)容，再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成，如果不行則對下一步行動進(jìn)行組織。第三步組織，將需要完成的工作進(jìn)一步細(xì)化，比如按照地點分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，當(dāng)你到這些地點后就能一目了然地知道應(yīng)該做哪些工作。第四步執(zhí)行，按照上述工作清單開始行動。第五步回顧，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，確認(rèn)工作是否順利完成。

三是番茄工作法。這個方法主要用于需要專心完成某件具體的事情。具體做法：第一，每天開始的時候規(guī)劃當(dāng)天要完成的幾項任務(wù)，將任務(wù)逐項寫在列表里。第二，設(shè)定你的番茄鐘（定時器、軟件、鬧鐘等），時間是25分鐘。第三，開始完成第一項任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒。第四，停止工作，并在列表里該項任務(wù)后畫個×。第五，休息幾分鐘。第六，開始下一個番茄鐘，繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，在列表里劃掉。第七，每4個番茄鐘后，休息25分鐘。通過這樣的方式，你會發(fā)現(xiàn)能夠高效率地完成一個任務(wù)，特別適合寫方案等工作。

（答疑者：東莞市鵬星社會工作服務(wù)社執(zhí)行總監(jiān)、督導(dǎo) 袁美芝）

來源：《中國社會工作》，轉(zhuǎn)載請注明來源和作者【整理摘編：時英平】

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