在辦公室常常見(jiàn)到這樣一種情況：看到了一項(xiàng)驚人的預(yù)測(cè)之后，甚至在仔細(xì)閱讀這一消息之前，你就迫不及待地離開(kāi)辦公室，要把這個(gè)消息告訴給你的同事。
根據(jù)一家知識(shí)管理研究公司Basex的調(diào)查，因?yàn)楣ぷ鞅淮驍_，美國(guó)經(jīng)濟(jì)每年要遭受至少6500億美元的損失。分析師強(qiáng)納森·斯比拉（JonathanB. Spira）和大衛(wèi)·高茲（David M.Goldes）認(rèn)為，一名現(xiàn)代腦力勞動(dòng)者一天工作中有近28%的時(shí)間，或者說(shuō)2.1個(gè)小時(shí)，去應(yīng)付不必要的打擾。他們的這一論斷基于過(guò)去三年的調(diào)查和采訪。
當(dāng)然，如此令人吃驚的論斷肯定會(huì)令人質(zhì)疑，按此推論，工作中的干擾幾乎消耗了美國(guó)國(guó)民生產(chǎn)總值的5%。然而，這些研究者對(duì)由各種打擾和同時(shí)做幾件工作而導(dǎo)致“工作碎片化”的擔(dān)憂卻并非無(wú)的放矢。最新的研究證明：那些便于我們聯(lián)絡(luò)和完成工作的新技術(shù)，如電子郵件、即時(shí)通訊手段、手機(jī)和PDA，同樣可能削弱我們的生產(chǎn)率。
例如，在2005年的一項(xiàng)調(diào)查中，加州大學(xué)爾灣分校的研究者發(fā)現(xiàn)，一家外包公司的信息工人平均每隔11分鐘就可能被打斷一次。每轉(zhuǎn)移一次注意力，他們需要額外25分鐘時(shí)間才能回到原來(lái)的工作中去。斯比拉和高茲認(rèn)為一名英國(guó)研究者所做的分組智商測(cè)試能解釋這一問(wèn)題，在測(cè)試中被電子郵件和電話鈴聲所分心的小組所得的分?jǐn)?shù)比那些不受干擾的控制組平均低十分。
一些觀察家指出，多重任務(wù)和干擾幾乎使我們發(fā)瘋。注意力缺失紊亂（ADD）方面的專家、醫(yī)學(xué)博士愛(ài)德華·哈勒威爾（Edward M.Hallowell）提出，越來(lái)越多的人表現(xiàn)出他稱之為“注意力缺失特征”的癥候。他們工作無(wú)比忙碌卻缺乏條理，“過(guò)著我所謂的極致的現(xiàn)代生活”，哈勒威爾說(shuō)。
倒U曲線
當(dāng)然，同時(shí)做幾件工作有利有弊，麻省理工學(xué)院2006年的一項(xiàng)研究就證明它可以提高生產(chǎn)率。思南·艾瑞爾(Sinan Aral)、艾里克·布林約夫森(ErikBrynjolfsson)和馬歇爾·范奧斯?。∕arshall VanAlstyne）對(duì)一家高管獵頭公司的員工進(jìn)行了研究，回顧了五年以來(lái)近1300個(gè)項(xiàng)目，并且連續(xù)十個(gè)月監(jiān)控了12.5萬(wàn)余封電子郵件。他們發(fā)現(xiàn)，員工收入“不僅與他們工作速度成正比，而且與他們能同時(shí)應(yīng)付多少件任務(wù)同樣有關(guān)聯(lián)”。能夠同時(shí)應(yīng)對(duì)多項(xiàng)任務(wù)的人雖然完成每項(xiàng)任務(wù)的速度要慢一些，卻能比別人完成更多的項(xiàng)目。
但是麻省理工學(xué)院的研究者也發(fā)現(xiàn)，員工能同時(shí)擔(dān)當(dāng)?shù)亩嘀厝蝿?wù)與工作效率的關(guān)系是呈倒U型的，雖然一開(kāi)始同時(shí)進(jìn)行的工作越多，效率也就越高，但是這一關(guān)系到達(dá)一個(gè)頂點(diǎn)之后，“邊際回報(bào)會(huì)遞減，此后再增加同時(shí)進(jìn)行的任務(wù)則產(chǎn)出為負(fù)”。此前的一些研究也顯示，同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)必然產(chǎn)生“認(rèn)知轉(zhuǎn)換成本”，隨著任務(wù)的累積，效率必然降低，錯(cuò)誤也將增加。
加州大學(xué)洛杉磯分校2006年的另一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)顯示，同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)會(huì)導(dǎo)致學(xué)習(xí)無(wú)法處于最佳狀態(tài)。在實(shí)驗(yàn)中參與者被要求學(xué)習(xí)簡(jiǎn)單的分類任務(wù)，同時(shí)通過(guò)功能性核磁共振造影檢測(cè)他們的腦部活動(dòng)。實(shí)驗(yàn)前期沒(méi)有任何干擾，后期則要求他們?cè)谧龇诸惾蝿?wù)的同時(shí)數(shù)電子儀器的“嘟嘟”聲。雖然參加實(shí)驗(yàn)者在兩種環(huán)境下表現(xiàn)得同等優(yōu)秀，但是核磁共振造影顯示他們?cè)诓煌闆r下使用了大腦的不同部分。沒(méi)有分心的時(shí)候，他們使用的是大腦與靈活學(xué)習(xí)相關(guān)的部分——海馬；當(dāng)需要同時(shí)做兩件任務(wù)時(shí)，他們使用的是大腦與習(xí)慣性學(xué)習(xí)相關(guān)的部分——紋狀體（the striatum）。
“這些研究結(jié)果揭示了在同時(shí)做幾件任務(wù)的狀態(tài)下學(xué)習(xí)的成果：雖然分心不會(huì)降低學(xué)習(xí)的整體水平，但會(huì)導(dǎo)致在新情況下應(yīng)用獲得的知識(shí)的靈活度降低。”主持研究的卡瑞恩·福德（Karin Foerde）、巴巴拉·諾爾頓（Barbara J.Knowlton）和拉舍爾·鮑得拉克（Russell A. Poldrack）總結(jié)說(shuō)。
紊亂的世界
愛(ài)德華·哈勒威爾認(rèn)為，同時(shí)做幾件事情可能會(huì)很不錯(cuò)，因?yàn)榭梢栽黾庸ぷ鞯亩鄻有浴５撬J(rèn)為那種從電子表格到電子郵件，再到網(wǎng)頁(yè)，然后到黑莓手機(jī)的注意力快速轉(zhuǎn)換的多重任務(wù)卻可能給工作帶來(lái)?yè)p害。哈勒威爾的新書《忙得發(fā)瘋》（CrazyBusy）提供了“一些應(yīng)對(duì)注意力缺失紊亂（ADD）了的世界的策略”。幸運(yùn)的是對(duì)于那些注意力不易集中的人，這本書可以在兩到三個(gè)不被打攪的晚上讀完。
哈勒威爾認(rèn)為，工作和生活的快節(jié)奏幾乎已經(jīng)給每個(gè)人打上了難以治愈的注意力缺失紊亂（ADD）的烙印。他們可能“有很多項(xiàng)目在同時(shí)進(jìn)行卻常常無(wú)法按時(shí)完成而不得不推遲；經(jīng)常憑沖動(dòng)做出一些決策，因?yàn)轭^腦超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)；覺(jué)得自己如果把所有的事放在一起做的話可以完成更多……而且常常覺(jué)得忙得不可開(kāi)交，卻又感到效率并不高。”
這聽(tīng)起來(lái)很熟悉么？也許不是。至少大多數(shù)人會(huì)覺(jué)得，一天中他們沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)處理自己該做的事，而且情況正變得越來(lái)越糟。哈勒威爾的書為改善這種狀況提供了許多有實(shí)踐意義的建議，其中很多與合理安排時(shí)間的課程相似。
對(duì)于那些太忙而沒(méi)有時(shí)間讀書的人，可以參考哈勒威爾在接受采訪時(shí)提出的如何平靜下來(lái)重新集中注意力的一些要點(diǎn)：首先，控制你的生活，雖然你很清楚這種控制有可能并不可行或者有利；第二，排序——明確哪些任務(wù)最重要；第三，重新修復(fù)那些被現(xiàn)代科技打破的邊界。“關(guān)上門，關(guān)掉手機(jī)，”他建議說(shuō)，“為你的一天確定一個(gè)完結(jié)點(diǎn)，并且確保自己享有不被打攪的空間。”
怎樣才能從老板手中拿回對(duì)自己的控制權(quán)，或者說(shuō)保持自處的空間呢？如果像大多數(shù)財(cái)務(wù)人員一樣，每天中的大多數(shù)時(shí)間你的門始終要保持敞開(kāi)狀態(tài)隨時(shí)待命，又該怎么辦呢？
“那么，”哈勒威爾回答說(shuō)，“你要進(jìn)行‘溝通’，要和上司或客戶說(shuō)：我很忠誠(chéng)，我會(huì)做你想要的一切。在此基礎(chǔ)上，該如何更好地讓我為你工作呢？讓我們來(lái)看看你是如何使用我的腦力的吧。當(dāng)我隨叫隨到時(shí)，當(dāng)你打攪到我的工作時(shí)，其實(shí)付出了相當(dāng)?shù)某杀?。因?yàn)槲也豢赡荞R上重新回到我正在做的事情中去。我想你應(yīng)該知道，當(dāng)你隨心所欲地打斷我時(shí)，會(huì)讓我喪失一定的生產(chǎn)率和工作效率。”
這并非和老板較真，哈勒威爾堅(jiān)持說(shuō)。但是如果你不能和上司順利進(jìn)行這樣的談話，“那你應(yīng)該換一個(gè)工作，因?yàn)槟且馕吨愕奶幘巢蝗輼?lè)觀”，他說(shuō)。
最后，組織好工作、設(shè)定好邊界、掌握了時(shí)間管理的方法仍舊不夠，哈勒威爾認(rèn)為。情緒也是很重要的，人們常常低估了情緒在自己達(dá)到最佳表現(xiàn)時(shí)所扮演的角色。“正在身形消瘦處境糟糕的時(shí)候，卻可能將工作組織得非常好，但仍會(huì)感到面對(duì)現(xiàn)代生活的巨大壓力。”他寫道。因此他建議要保持充足的睡眠、健康的飲食，而且保證每天都有一些積極地與人溝通的機(jī)會(huì)。
“你不是一個(gè)機(jī)器，”哈勒威爾說(shuō)，“能否管理好自己的大腦正是成敗關(guān)鍵之所在。”并且快樂(lè)的大腦“更會(huì)思考”。
本文經(jīng)許可，摘自《財(cái)務(wù)總監(jiān)》雜志2007年8月刊。
聯(lián)系客服
