今天分享的書籍是《讓你的數(shù)字會(huì)說話》，作者蘭德爾·博爾滕有 20 多年在硅谷擔(dān)任財(cái)務(wù)總監(jiān)的經(jīng)驗(yàn)。
2020年第52本書
他在工作發(fā)現(xiàn)，呈現(xiàn)數(shù)字時(shí)的細(xì)微差別會(huì)對(duì)觀眾理解信息產(chǎn)生非常明顯的影響，本書的實(shí)用性很強(qiáng)，雖然講很多都是 財(cái)務(wù)報(bào)表中的注意事項(xiàng)，但很多建議完全通用，只要你經(jīng)常準(zhǔn)備紙質(zhì)資料和數(shù)字、報(bào)告，這些建議都能用得上。
提供圖表時(shí)，要提前做準(zhǔn)備
不管是 PPT 還是報(bào)告或者其它什么文件，只要有圖表就要提前做下準(zhǔn)備。
讓我們來做一個(gè)簡(jiǎn)單的練習(xí)。問問自己以下問題：
一分鐘的時(shí)間對(duì)于你的價(jià)值是什么？
使用清晰的措辭或僅是正確的措辭，要花費(fèi)你多少時(shí)間？
一分鐘的時(shí)間對(duì)于你的每一位讀者的價(jià)值是什么？
在第一次看你的報(bào)告的時(shí)候，你的讀者平均愿意花多少時(shí)間閱讀報(bào)告？
你的讀者要花多少額外時(shí)間來解決措辭含糊不清的問題？
對(duì)于那些無(wú)法理清你報(bào)告頭緒的讀者，你需要花多少額外的時(shí)間向他們做出解釋？
你愿意進(jìn)行多少次這樣的解釋？
回答了這些問題，就很容易明確以下內(nèi)容：
（1）你花在正確使用措辭上的時(shí)間價(jià)值；
（2）由于措辭不正確而導(dǎo)致你浪費(fèi)的時(shí)間的價(jià)值；
（3）由于措辭不正確而導(dǎo)致你的讀者浪費(fèi)的時(shí)間的價(jià)值。也許你已經(jīng)察覺到我們又將會(huì)有新的“致命疏忽”，你猜對(duì)了。你的時(shí)間，以及你讀者的時(shí)間都太寶貴，千萬(wàn)不要觸犯這個(gè)致命疏忽。
精確性、簡(jiǎn)潔性何以兼得
只要置于恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)境中，它們就和縮寫所指代的完整單詞一樣容易被理解。如果你打算使用縮寫這個(gè)技巧，我有如下建議：
使用統(tǒng)一的縮寫以避免引起混淆。
在縮寫結(jié)尾處添上一個(gè)點(diǎn)來告訴讀者他們看到的是一個(gè)縮寫。事雖小，不為不成。
當(dāng)決定是否使用縮寫的行表頭標(biāo)題或列表頭標(biāo)題時(shí)，請(qǐng)考慮以下幾個(gè)問題：
這個(gè)縮寫是否經(jīng)被廣泛使用？你的讀者熟悉了解它們嗎？
這個(gè)縮寫是否容易和別的縮寫混淆？如果是這樣，是否有別的縮寫可選？
你報(bào)告的受眾范圍中是否只有少數(shù)內(nèi)行熟悉這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，或者受眾范圍比你預(yù)計(jì)的要廣？
如果你對(duì)以上這些問題有所遲疑，而你又因?yàn)橥庥^原因想繼續(xù)使用縮寫的話，可以考慮為你的專業(yè)術(shù)語(yǔ)加上一把“解碼鑰匙”，就像報(bào)告3-1中的備注一樣。
如果使用不當(dāng)?shù)脑挘瑯涌赡苁柽h(yuǎn)你的讀者。
待文字如數(shù)字
為了理解標(biāo)題合理排序的重要性，讓我們看以下來自同一份報(bào)告的3個(gè)版本，它們是一家慈善機(jī)構(gòu)的主要捐助者名單
問題是：以下3個(gè)版本中，哪一個(gè)才是正確的展示順序？
在版本A中，捐助者是依照捐助額排序的；而在版本B中，捐助者是依照字母順序排列的。版本 C 是隨機(jī)的方法排序，也有可能按照捐助者出現(xiàn)的順序記錄的。
哪個(gè)版本是正確的呢？回答這個(gè)問題要看這份報(bào)告的用途：
版本A將會(huì)是最佳選擇，如果這份報(bào)告的目的在于識(shí)別最大的捐助者，或者確定下一輪籌款的最佳目標(biāo)。
版本B將會(huì)是最佳選擇，如果這份報(bào)告的目的在于提供一份重要捐助者的完整名單，或是為了決定在下一輪籌款中誰(shuí)應(yīng)該聯(lián)系哪位捐助者。
即使是版本C也能成為最佳選擇，如果這份報(bào)告的目的在于匯報(bào)籌款進(jìn)度（但是讀者可能需要更多的信息，如捐贈(zèng)日期已經(jīng)截止時(shí)每日的總捐贈(zèng)額）。
下面是每種排序方法的部分利弊：
讀者就是上帝
讀者將希望看到以下內(nèi)容：
1．恰到好處的數(shù)據(jù)量——不多也不少。
2．適當(dāng)?shù)耐怀鲲@示關(guān)鍵信息。
3．形式和方法的一致性——不僅僅在這一次報(bào)告，而是在每一次報(bào)告，以及所有的報(bào)告中都保持一致性。
4．在每一份獨(dú)立的報(bào)告中，數(shù)字都是有意義并且有上下文的。
5．尊重讀者的時(shí)間。
你在提供資料時(shí)，就要意識(shí)到這五個(gè)普通心理，并且在你的報(bào)告、資料中體現(xiàn)出來
一致性
生成的所有量化表述報(bào)告中保持一致性。這樣做的好處有：
讀者能更迅速地理解報(bào)告的內(nèi)容，因?yàn)樗麄冎雷约焊信d趣的信息在報(bào)告的哪個(gè)位置上。
因?yàn)樽x者已經(jīng)多次看過你采用相同格式的報(bào)告，所以會(huì)更習(xí)慣閱讀你的報(bào)告而且信任你的報(bào)告質(zhì)量和準(zhǔn)確度。
即便是一個(gè)全新主題的報(bào)告，讀者也將會(huì)對(duì)其報(bào)以信任的態(tài)度。
一旦讀者對(duì)于你的報(bào)告質(zhì)量形成了一定的預(yù)期，那你的部門聲譽(yù)和個(gè)人品牌形象也會(huì)隨之提高。
除了頁(yè)面方向，在一致性方面還需要考慮以下幾點(diǎn)：
字體樣式和字體大小。
頁(yè)面輔助元素的位置和格式，如標(biāo)題、時(shí)間標(biāo)記、頁(yè)碼、保密說明、文件名和作者署名。
報(bào)告里常用標(biāo)注的用語(yǔ)與格式，如表示時(shí)間概念的詞（年、季度、月、日）、收益表項(xiàng)目名稱、資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目名稱以及部門名稱。
用于強(qiáng)調(diào)重要信息或區(qū)別其他信息（如實(shí)際結(jié)果、預(yù)算、預(yù)期）的標(biāo)準(zhǔn)突出顯示方式。
給報(bào)告分區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)化視覺效果，如空格和單元格邊框。
數(shù)字格式（尤其是涉及位數(shù)省略的時(shí)候），以及小數(shù)點(diǎn)后保留的位數(shù)。
有意義并且有上下文的數(shù)字
德烏里奧斯特（de Urioste）法則：數(shù)字是無(wú)法獨(dú)立存在的。
你向讀者呈現(xiàn)的每一個(gè)數(shù)字都應(yīng)該具有實(shí)際意義。
尊重讀者的時(shí)間
使用標(biāo)題告知讀者報(bào)告的大致內(nèi)容。
將報(bào)告內(nèi)容控制在一頁(yè)紙之內(nèi)。
在報(bào)告上標(biāo)明時(shí)間
做好量化表述
量化表述是一種溝通技巧而非數(shù)學(xué)技巧。
高質(zhì)量的量化表述需要遵照一系列的基本法則和最佳實(shí)踐方法（這與在寫作時(shí)要注意語(yǔ)法、修辭、段落結(jié)構(gòu)等并無(wú)二致）。
你的量化表述會(huì)持續(xù)不斷地向讀者傳遞各種信息。
在量化表述中，即使是一個(gè)不起眼的小差錯(cuò)也可能給讀者理解你的報(bào)告（同樣在對(duì)你的看法上）造成巨大的負(fù)面影響。
一旦溝通中涉及量化表述內(nèi)容，那么它在這次交流中的分量便會(huì)很重。既然量化表述是如此重要，我們就有了這些專門針對(duì)量化表述這一技巧的訓(xùn)練要素。以下是寫作與演講技巧和量化表述技巧的平行對(duì)照表。
Excel 立竿見影小技巧
1．建立模板和風(fēng)格。
如果每生成一份新報(bào)表你都要重新定義頁(yè)面方向、字體、數(shù)字格式、報(bào)告標(biāo)題、頁(yè)腳、表頭和行列對(duì)齊方式的話，那簡(jiǎn)直是在浪費(fèi)自己的寶貴時(shí)間。就算你只需要花10～15分鐘就能讓整篇報(bào)告看起來很專業(yè)，你依然可以把這些時(shí)間用在更有意義的事情上。
那么更有效的做法是什么呢？——?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)模板，這樣你就能在每次創(chuàng)建新的工作簿或工作表時(shí)套用它。使用模板將可以把你花在建立電子表格上的時(shí)間由原來的10～15分鐘縮短至1～2分鐘。
請(qǐng)尤其注意頁(yè)面設(shè)置（頁(yè)面布局、頁(yè)面邊距、頁(yè)眉/頁(yè)腳）和排版風(fēng)格（對(duì)特定類型的數(shù)字和單元格的通用格式）。
通過建立模板，你就能迅速生成一份在外觀和使用功能上都高度一致的標(biāo)準(zhǔn)化量化表述報(bào)告。
2．定制個(gè)性化工具欄。
將常用的命令放在顯眼的位置上可以提高你制作電子表格的效率。
3．學(xué)習(xí)使用快捷鍵。
通過快捷鍵來節(jié)省時(shí)間
表格中的最后一項(xiàng)——填充序列，因?yàn)樗拇_能幫你節(jié)省不少時(shí)間。
4．保持格式一致。
列。在常用列中使用標(biāo)準(zhǔn)化的表頭標(biāo)題，包括：時(shí)間段（年、季度、月份、星期、日）；信息種類（實(shí)際、預(yù)算/計(jì)劃、預(yù)期/展望、歷史與未來）；
關(guān)鍵指標(biāo)（增長(zhǎng)率、差別等）。
·行。通過不同風(fēng)格的排版樣式區(qū)分不同的行標(biāo)題（縮進(jìn)、粗體、斜體、字體大小、字體顏色）。
·報(bào)告中的數(shù)字。通過不同的排版樣式區(qū)分不同種類的數(shù)字（實(shí)際、預(yù)算/計(jì)劃、預(yù)期/實(shí)際合計(jì)數(shù)值與單個(gè)數(shù)值、關(guān)鍵指標(biāo)、用戶輸入值與其他單元格上的值）。
·單元格的種類。通過位置來區(qū)分工作簿內(nèi)不同類型的單元格。如原始數(shù)據(jù)、由用戶輸入的數(shù)據(jù)、重要參數(shù)和摘要信息。更多詳情將在“日積月累小技巧#7”中討論。
·報(bào)告的整體效果。通過不同的排版樣式來區(qū)分行列或?qū)λ鼈兙垲悾ㄅ虐婕记砂瞻住⑿懈?、列寬、邊框、單元格底紋、文字特效）。
你的目標(biāo)就是通過不同的排版樣式，以盡可能少的精力，制作出簡(jiǎn)明易懂的報(bào)表。
以下的方法將能幫助你實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)：
建立樣式表單。這是一個(gè)在每次創(chuàng)建電子表格時(shí)供你自己參考的文檔。
借鑒已有的電子表格。從你自己創(chuàng)建的電子表格中復(fù)制喜歡的元素。
創(chuàng)建多個(gè)模板。
5．學(xué)習(xí)使用Excel的數(shù)據(jù)庫(kù)功能。
借助數(shù)據(jù)庫(kù)，你可以輕而易舉解決一系列的報(bào)告問題，只要從后臺(tái)系統(tǒng)里把數(shù)據(jù)下載到可以使用電子表格軟件訪問的文檔中，再用電子表格的內(nèi)嵌數(shù)據(jù)庫(kù)來完成那些復(fù)雜的計(jì)算。
6．學(xué)習(xí)使用Lookup和Reference函數(shù)。
在Excel中，包含Lookup和Reference的組合函數(shù)大約有20種，但我覺得以下這些最實(shí)用：
INDEX——返回指定數(shù)據(jù)區(qū)域中的某行某列單元格值。
MATCH——返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置。
OFFSET——以指定的引用為參照系，通過給定偏移量得到新的引用。
VLOOKUP——在表格最左邊的列里查詢特定值，并返回表格內(nèi)同一行其他列里的單元格數(shù)值。
HLOOKUP——作為VLOOKUP的雙生子，它從表格的最頂端行開始做一樣的操作。
7．將數(shù)字整理得便于計(jì)算。
如果能將電子表格中的數(shù)據(jù)排列得干凈利落，便于使用，節(jié)省下來的時(shí)間一定會(huì)讓你非常驚訝。
（1）避免空白行和空白列；
（2）采用智能的方式儲(chǔ)存時(shí)間序列數(shù)據(jù)。
日積月累小技巧
1.使用簡(jiǎn)明易懂的文件名和文件夾結(jié)構(gòu)。
使用年/月/日的傳統(tǒng)方式來為文件命名，并在月份和日期是單個(gè)數(shù)字時(shí)在前面添加一個(gè)0，文檔的排序就會(huì)和它們生成的真實(shí)時(shí)間順序一致了。
例如，2009年8月26日的報(bào)表（“預(yù)測(cè)090826”）就會(huì)排在2008年8月28日?qǐng)?bào)表（“預(yù)測(cè)080828”）的后面，同時(shí)會(huì)排在2010年1月15日?qǐng)?bào)表（“預(yù)測(cè)100115”）的前面。
2.保持格式的一致性。
3.設(shè)計(jì)簡(jiǎn)明易懂的公式。
4.為單元格區(qū)域命名。
5.為公式或宏命名。
6.謹(jǐn)慎使用鏈接功能。
7.區(qū)分不同類型的單元格。
8.記錄下你的工作！
使用Excel的批注功能為特定單元格附加解釋或是描述性批注。
在同一個(gè)工作簿里創(chuàng)建一個(gè)新的工作表格，記錄你對(duì)此工作簿的設(shè)計(jì)思路備注。
建立一個(gè)單獨(dú)的文檔詳細(xì)記錄工作思路和操作過程。
在電子表格的打印成品上手寫記錄，但要記得存檔，不要遺失。
9.檢查你的工作！
10.避免使用華而不實(shí)的新功能。
數(shù)字卡通化的藝術(shù)
避免使用那些不能明顯提高量化表述質(zhì)量的花哨功能。其實(shí)即便沒有這些花哨的功能，還是有很多優(yōu)秀的圖表功能會(huì)成為你呈現(xiàn)數(shù)字的好幫手。
不要小看縱坐標(biāo)軸。
避免使用餅圖。
不要混淆橫坐標(biāo)軸和縱坐標(biāo)軸。
謹(jǐn)慎使用向?qū)Чδ堋?/p>
有時(shí)別太關(guān)注外觀。
避免華而不實(shí)的效果。
演講和PPT 葉的陷阱
嚴(yán)格遵守你所在組織的PPT風(fēng)格以及幻燈片指南。如果沒有指南，則使用軟件默認(rèn)的字體大小和其他默認(rèn)設(shè)置。
如果你不能在一頁(yè)幻燈片中呈現(xiàn)所有內(nèi)容，那就不要勉強(qiáng)，請(qǐng)?jiān)偌右豁?yè)。
如果你無(wú)法增加幻燈片的頁(yè)數(shù)，那就尋找更好的方式來呈現(xiàn)這些內(nèi)容，如重新排版或只呈現(xiàn)關(guān)鍵的數(shù)據(jù)。請(qǐng)不用擔(dān)心這樣的幻燈片內(nèi)容過于單薄，因?yàn)槟憧偸强梢蕴峁┐蛴“娴耐暾麍?bào)告作為補(bǔ)充信息。
預(yù)先排練，而且如果條件允許的話，最好到實(shí)地進(jìn)行排練。請(qǐng)同事或朋友站在房間的靠后位置上觀看排練，這樣你就能清楚地知道觀眾能否看清幻燈片上面的數(shù)字了。
可以在演講前和演講中采取一些措施來幫助你克服這些困難，以便將你想要表達(dá)的信息準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞給觀眾。你可以采取的措施有：
讓觀眾在演講前有所準(zhǔn)備。
告訴觀眾該如何理解你的量化表述。
請(qǐng)記住量化表述的規(guī)則與技巧在幻燈片演示中同樣適用。
巧妙地運(yùn)用幻燈片標(biāo)題。
使用關(guān)鍵指標(biāo)。
數(shù)字呈現(xiàn)中的疏忽
1.沒有將列數(shù)據(jù)靠右對(duì)齊。
2.根據(jù)表頭內(nèi)容調(diào)整表格列寬或行高。
3.在并非為了澄清、區(qū)分或進(jìn)一步說明含義的情況下徒增視覺效果。
4.使用不清晰、不準(zhǔn)確或者（最糟糕的是）錯(cuò)誤的行以及列標(biāo)題。
5.打印沒有標(biāo)題或缺少時(shí)間標(biāo)簽（日期和時(shí)間）的電子表格。
6.在包含了多個(gè)時(shí)間段的系列報(bào)告里，一部分報(bào)告使用從早到晚的時(shí)間順序，而另一部分使用從晚到早的時(shí)間順序。
7.展示數(shù)字時(shí)缺乏上下文——沒有前期對(duì)比、預(yù)算對(duì)比、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手對(duì)比等。
8.在需要的時(shí)候省略了合計(jì)數(shù)值，在不需要的時(shí)候卻展示了合計(jì)數(shù)值。
9.為了將報(bào)告內(nèi)容放進(jìn)一頁(yè)紙中，縮小字體，或是利用透明膠帶創(chuàng)造出所謂的“一頁(yè)紙”。
10.使用餅圖。行為舉止中的疏忽
11.發(fā)表有低級(jí)錯(cuò)誤的電子表格出版物，而這些明顯的錯(cuò)誤其實(shí)很容易被發(fā)現(xiàn)。
12.讀者不能只通過點(diǎn)擊“打印”按鈕打印出完整的報(bào)告。
13.“我知道為什么你得出了這個(gè)不正確的結(jié)論，因?yàn)槟銢]有看完整個(gè)文檔包?！?/p>
14.噢，這就是你想要的嗎？這些信息我們都有，只是沒寫在報(bào)告上，你怎么不早說。
15.“嘿，以前從來沒人覺得這報(bào)告有問題?！?/p>
16.“我從未預(yù)計(jì)到別人也會(huì)用到這份電子表格?！?/p>
17.“我知道你們當(dāng)中大部分人都看不清幻燈片上的數(shù)字，但……”
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