如今，“知識”越來越以核心競爭力的姿態(tài)進入法律人的視野。面對越來越多、更新越來越快的知識，只有做好知識管理才能更加有效地了解知識和運用知識，從而創(chuàng)造收益。法務部門同律所一樣，對于有效的知識管理都有著切實的需求。目前許多律所已經(jīng)有意識地去構建自身的知識管理體系。那么法務部門應當如何進行知識管理呢？本期天同訴訟圈（tiantongsusong）的法務圈欄目推薦的這篇文章就對法務部門如何借鑒律所知識管理的經(jīng)驗進行了介紹和分析。
文/ 孫娉 天同律師事務所
什么是知識管理？
根據(jù)維基百科的解釋，知識管理（KM/Knowledge Management）是指在組織中構建一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)造等過程，不斷地回饋到知識系統(tǒng)里，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以應變市場的變化。
近些年來，知識管理在律所中也愈來愈受到重視，許多律所紛紛建立起了專門的知識管理部門，也涌現(xiàn)了不少專業(yè)支持律師（PSL/Professional Support Lawyer），而且很多還做到了合伙人級別。知識管理共享是律所引以為傲的資產(chǎn)，合伙人們也在絞盡腦汁激勵員工為知識管理多做貢獻。目前中國律所的知識管理主要注重的還是知識的存儲與分享，大致為以下內(nèi)容：
知識積累：積累的前提是采集到所需要的知識，這需要律所配備專業(yè)的人才、技術及設施來實時監(jiān)測行業(yè)的信息動態(tài)和發(fā)展情況，以捕獲所需要的智力資本，并將這些信息轉(zhuǎn)化成為有用的、可重復使用的知識。知識積累同時需要確保所內(nèi)的法律工具和資源處于行業(yè)前沿水平。
知識共享：積累的知識還需要進一步沉淀。一般律所都會建立專業(yè)的法律數(shù)據(jù)庫，將這些智力成果提供給那些隨時需要的人，在所內(nèi)實現(xiàn)知識共享與協(xié)作。知識共享能一定程度地精簡流程、提高辦事效率。建立行業(yè)領先的法律文本庫已成為許多律所的戰(zhàn)略發(fā)展目標。
知識交流：專業(yè)支持律師（PSL）會根據(jù)采集的知識進行進一步的法律研究。他們通常具有多年的法律從業(yè)經(jīng)驗，不僅僅是對律所自身業(yè)務，對整個行業(yè)也都有宏觀把握。律師知識管理部門往往還會組織線上線下培訓講座并進行相應的市場拓展，與同行以及客戶保持交流，并根據(jù)客戶不斷變化的需求提供創(chuàng)新法律服務。
為什么法務需要知識管理
惠普（Hewlett Packard）的創(chuàng)始人之一盧·普拉特(Lew Platt)有一句膾炙人口的名言“惠普如果能夠早些了解自己需要了解的東西，可以比現(xiàn)在的盈利大三倍”(If only HP knew what HP knows， we would be three times more productive)，這句話被許多諸如IBM這樣的企業(yè)廣泛引用。普拉特所表達的就是“知識管理”的重要性。
“知識”向來是企業(yè)的核心競爭力之一，法務部門同樣需要像律所一樣進行知識管理，甚至需要更多的關注。知識管理不僅僅是歸檔案卷材料，更多的是對以往智力成果的總結和升華。法務部門可以通過知識管理節(jié)省時間和成本、提升服務質(zhì)量，同時加強團隊凝聚力。實踐證明，法務部門知識管理做得好的企業(yè)，能更有效率地進行市場開拓，提高業(yè)務能力并獲得穩(wěn)定發(fā)展?；萜找约霸S多企業(yè)都通過使用知識管理工具取得了傲人業(yè)績。毋庸置疑知識管理是個能讓法務部和企業(yè)共享成果的正確決策。
法務部門借鑒律所知識管理經(jīng)驗
律所知識管理與法務部門知識管理存在許多不同之處。對律所來說，知識管理有助于獲取和保持業(yè)務。對于法務部門而言，知識管理更多的是利于部門有效率和有成果地運作?！爸R”不僅僅是一些簡單的數(shù)據(jù)或信息。知識是將許多不同的內(nèi)容、經(jīng)驗和判斷聚合在一起，構成一個體系來評估和吸收新的信息，是一個智慧的集合體。法務部門進行知識管理有以下途徑：
1、發(fā)展部門“知識資產(chǎn)”。法務部門通常已經(jīng)有了一些內(nèi)部文件，對處理一些常規(guī)事務作了指導和說明。這些文件可以進行完善和擴充，對合同條款等提供一些更為詳盡的解釋，并為此類文件設定一些固定模板。諸如交易備忘錄、常問問題、法律意見書、PPT和培訓材料都可以作為一種“知識資產(chǎn)”在部門進行存儲。另外法務們也需要進行法律研究，追蹤前沿法律問題，特別是那些跟行業(yè)相關的熱點、難點問題，這些信息沉淀下來同樣也是難得的部門專屬“知識資產(chǎn)”。
2、建立知識管理數(shù)據(jù)庫。法務部門的標準化文件、合同審核經(jīng)驗、制度規(guī)范等都可以進行知識管理。這個數(shù)據(jù)庫不僅僅是部門內(nèi)部知識成果的集合，還包括業(yè)務部門等其它部門以及外部合作律所和機構的所有有效資源。這些信息按照專業(yè)分類納入知識管理系統(tǒng)并將不斷保持更新。這對法務部門乃至整個企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務流程化、服務標準化、管理信息化都有諸多好處。同時專業(yè)數(shù)據(jù)庫的建立可以實現(xiàn)對知識的整理分類，提高知識檢索能力和工作效率。
3、采用專業(yè)工具來進行知識管理。網(wǎng)絡時代，不少協(xié)作辦公軟件也應運而生。法務部門可以通過一系列專業(yè)工具來輔助部門實現(xiàn)知識管理。目前企業(yè)用得比較多的有思維導圖、印象筆記、釘釘?shù)?。這些軟件各有優(yōu)勢，但都能不同程度固定知識成果。
4、建立資源共享的環(huán)境和有效機制。法務部門可以將最新研究和案件情況總結等更新到網(wǎng)站或者刊物上，讓外界了解其工作動態(tài)，以便更好地進行資源的交流與共享。同時法務部可以根據(jù)業(yè)務部門的需求，為其提供一些獲取資源的簡易途徑。同時法務部門可以制定下一步發(fā)展計劃和預算報告并定期發(fā)布在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站。法務部要加強內(nèi)部互動性和開放性，以凝聚團隊力量，促進法務部門與其它部門的溝通，推動同事之間采集和分享部門的知識和專長，實現(xiàn)更好的交流。
5、組織有關的技術咨詢和相關培訓。法務部在企業(yè)中雖然不是核心部門，但同樣是企業(yè)里非常有價值的存在。培訓是將現(xiàn)有的知識系統(tǒng)化和公開化最直接有效的方式之一，法務部門通過定期舉辦各類主題的研討會，可以實現(xiàn)知識的再次傳播。
除了上述方法，反過來說，法務部門從律所知識管理的失敗之處也能汲取不少經(jīng)驗教訓。另外，法務部門可以要求合作律所律師協(xié)助進行知識管理，譬如提供有關建議、幫助制定部門發(fā)展策略或計劃、工具和資源協(xié)作以確保雙方工作效率等。法務部門應該不僅僅是站在法律的角度，同時要站在企業(yè)的角度來分析新的發(fā)展變化，根據(jù)內(nèi)部情況和外部環(huán)境的變化對部門知識管理成果逐步改進?？偠灾?，知識管理是一場長期的“修行”。
