在規(guī)劃過程中，制定用于指導項目實施的項目管理計劃和項目文件。由于項目管理的復雜性，可能需要通過多次反饋來做進一步分析。隨著收集和掌握的項目信息或特性不斷增多，項目很可能需要進一步規(guī)劃。項目生命周期中發(fā)生的重大變更，可能會引發(fā)重新進行一個或多個規(guī)劃過程，甚至啟動過程。這種項目管理計劃的逐漸細化叫作“漸進明細”，表明項目規(guī)劃和文檔編制是反復進行的持續(xù)性活動。規(guī)劃過程的主要作用是，為成功完成項目或階段確定戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)及行動方案或路線。對規(guī)劃過程進行有效管理，可以更容易地獲取干系人的認可和參與。
作為規(guī)劃過程的輸出，項目管理計劃和項目文件將對項目范圍、時間、成本、質(zhì)量溝通、人力資源、風險、采購和干系人參與等所有方面做出規(guī)定。在規(guī)劃項目時，項目團隊應當征求所有干系人的意見，鼓勵所有干系人的參與。由于不能無休止地收集反饋和優(yōu)化文件，組織應該規(guī)定初始規(guī)劃何時結(jié)束。在項目執(zhí)行過程中，常常會發(fā)生各種變更，可能從多方面對項目管理計劃和項目文件產(chǎn)生顯著影響。對這些文件的更新，意味著對進度、成本和資源的要求更加精確，以實現(xiàn)既定的項目范圍。
