摘要
法律行業(yè)正在發(fā)生變化，企業(yè)對(duì)其內(nèi)部法律顧問(wèn)的期望也是如此。身為企業(yè)法務(wù)，如果你還以為信息治理與自己無(wú)關(guān)，那么你將錯(cuò)失大數(shù)據(jù)時(shí)代為法務(wù)帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇。
來(lái)源 / 中國(guó)公司法務(wù)研究會(huì)
翻譯/王演兵
法律行業(yè)正在發(fā)生變化，企業(yè)對(duì)其內(nèi)部法律顧問(wèn)的期望也是如此。法務(wù)團(tuán)隊(duì)正變得越來(lái)越積極地參與企業(yè)文檔保留行動(dòng)，有些法務(wù)團(tuán)隊(duì)甚至在把控這些行動(dòng)。此外，越來(lái)越多的文檔管理人員和負(fù)責(zé)人員直接向公司總法律顧問(wèn)（GC）匯報(bào)，并將其作為數(shù)據(jù)管理行動(dòng)的一部分，這種數(shù)據(jù)管理行動(dòng)在廣義上被稱為“信息治理”。
伴隨公司內(nèi)部法律顧問(wèn)在信息治理中角色演變而來(lái)的是新的責(zé)任、挑戰(zhàn)和機(jī)遇。正如彼得·帕克（Peter Parker）（即大名鼎鼎的蜘蛛俠）被他的班叔叔（Uncle Ben）所一本正經(jīng)地勸誡的那樣：“巨大權(quán)力與巨大責(zé)任如影隨形?！碑吘梗畔⒅卫砼c那張蜘網(wǎng)很是相似。數(shù)據(jù)之網(wǎng)的每一股絲繩彼此交織在一起，支撐著企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、文檔行動(dòng)、合規(guī)性要求以及電子證據(jù)開(kāi)示過(guò)程。當(dāng)你看著一張錯(cuò)綜復(fù)雜的蛛網(wǎng)的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，其中每一股蛛絲都有一種特定的用途。企業(yè)數(shù)據(jù)也是如此。
通過(guò)了解并解決各種利益相關(guān)者的信息訪問(wèn)需求，一個(gè)企業(yè)能夠以其最佳狀態(tài)從其信息治理戰(zhàn)略當(dāng)中獲得全部好處。
關(guān)涉所有利益相關(guān)者，而非僅僅個(gè)別部門(mén)或個(gè)別業(yè)務(wù)單位
公司部門(mén)和業(yè)務(wù)單位再也不能通過(guò)建立信息分散的信息孤井而在自己的一畝三分地上獨(dú)自運(yùn)營(yíng)。傳統(tǒng)上，如果需要某一特定業(yè)務(wù)部門(mén)，人們會(huì)通告IT部門(mén)。IT部門(mén)會(huì)出手相助，找到解決方案以處理這一特定需求。至于這將如何影響企業(yè)的其余部分，或是否另有潛在的替代解決方案以使其他部門(mén)能夠用以打造全企業(yè)效率，則幾無(wú)考慮。
許多信息治理意在滿足跨業(yè)務(wù)部門(mén)的共同目標(biāo)，但一次普遍的溝通故障往往意味著公司不同部門(mén)都在從不同角度著手處理同一個(gè)問(wèn)題。企業(yè)是在尋求實(shí)現(xiàn)一種整體信息治理嗎？解決方案正在從對(duì)信息的隔絕轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌墓芾?。人們已?jīng)認(rèn)識(shí)到，最佳解決方案是那樣一些方案，它們使得各種利益相關(guān)者從不同角度利用相同信息，從而優(yōu)化存儲(chǔ)成本，減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，并創(chuàng)建一種銜接完美的、可由諸如法務(wù)、文檔、合規(guī)和業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)等所有利益相關(guān)者加以利用的基礎(chǔ)設(shè)施。
文檔管理人員和公司內(nèi)部律師的工作重疊就是一個(gè)典型的例子。即使這兩個(gè)部門(mén)需要綜合信息管理的基礎(chǔ)架構(gòu)，以及一種可防御的數(shù)據(jù)管理生命周期，它們往往并不積極主動(dòng)地為實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)進(jìn)行合作。經(jīng)年以來(lái)，文檔管理團(tuán)隊(duì)只是專注于企業(yè)的“文檔”（比如合同、租約和聘用文件）。然而在今天，文檔管理人員必須控制其所在企業(yè)的所有數(shù)據(jù)。這項(xiàng)使命包括確定戰(zhàn)略方法，用以消除那些要么全無(wú)商業(yè)目的要么已過(guò)使用壽命的信息。
然而，法務(wù)團(tuán)隊(duì)不斷力求獲得和復(fù)制這些信息，用于各種監(jiān)管調(diào)查、訴訟事項(xiàng)，如此等等。法務(wù)團(tuán)隊(duì)在努力鎖定為實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)所需的企業(yè)數(shù)據(jù)時(shí)，它們也在創(chuàng)造更多的信息孤井。這些文件的副本被作為數(shù)據(jù)制作出來(lái)，外輸給公司外部律師和服務(wù)提供商，由它們?cè)谔囟ǚ蓡?wèn)題未決期間存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)。這個(gè)過(guò)程把這些數(shù)據(jù)置于企業(yè)環(huán)境之外，使這些數(shù)據(jù)的復(fù)件不斷增加，造成公司文檔保管政策的巨大紊亂。
業(yè)務(wù)單位如不咨詢其他業(yè)務(wù)部門(mén)而試圖實(shí)現(xiàn)某一特定信息治理目標(biāo)，會(huì)破壞所有人的念想。雖然法務(wù)團(tuán)隊(duì)一般占有信息孤井問(wèn)題的最大份額，但是因?yàn)槿缟纤龅脑?，在這一方面它們并不孤獨(dú)。公司處處留存數(shù)據(jù)，諸如文件共享、SharePoint、文檔管理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、電子郵件環(huán)境、備份系統(tǒng)，如此等等，數(shù)不勝數(shù)。一份完全相同的數(shù)據(jù)可能存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部數(shù)個(gè)不同位置，因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門(mén)奮力為自己的特定用途而控制這份數(shù)據(jù)。不幸的是，這些各自為戰(zhàn)式的數(shù)據(jù)爭(zhēng)占惡化了全企業(yè)層面的數(shù)據(jù)管理問(wèn)題：重復(fù)數(shù)據(jù)；冗余的單點(diǎn)解決方案；互不兼容的孤井式信息系統(tǒng)；以及大量不切實(shí)際且不可能輸出或輸入的數(shù)據(jù)。
知道你的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)身處何處
為了解決綜合性信息治理問(wèn)題，規(guī)整和理清全部現(xiàn)有系統(tǒng)（在這些系統(tǒng)當(dāng)中，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)可能已被被納入管理）是十分有用的。至關(guān)重要的是考慮普通的數(shù)據(jù)類型（比如說(shuō)電子郵件、業(yè)務(wù)文檔和文件共享系統(tǒng)）和更多的“非正式”數(shù)據(jù)類型（比如說(shuō)企業(yè)即時(shí)通訊和企業(yè)社交媒體公告）。這些不同的數(shù)據(jù)類型在它們被管理之處是否擁有一個(gè)存儲(chǔ)庫(kù)或存儲(chǔ)系統(tǒng)？
下一個(gè)步驟是找出各個(gè)系統(tǒng)之間可能存在的重疊之處。功能重疊可能產(chǎn)生重復(fù)數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)更難管理和查找。為了去除重疊的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門(mén)必須決定，為了援用數(shù)據(jù)保留政策，哪些系統(tǒng)是“主”系統(tǒng)。
要解決這一難題，至關(guān)重要的是確定對(duì)每一件信息管理工具擁有“所有權(quán)”（即首要控制）的業(yè)務(wù)部門(mén)。知道哪些人屬于關(guān)鍵接觸者，這些人的主要職責(zé)是監(jiān)督各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)。合規(guī)、法務(wù)、文檔管理和IT部門(mén)都得為解開(kāi)這一網(wǎng)絡(luò)起到作用。
當(dāng)為了訴訟目的而需要鎖定非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)所在位置時(shí)，確定究竟是誰(shuí)控制著各種信息管理系統(tǒng)，與弄清究竟如何進(jìn)入這些系統(tǒng)這一問(wèn)題同等重要。有那么一些法務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)有能力回答的關(guān)鍵問(wèn)題，即法務(wù)團(tuán)隊(duì)究竟是擁有管理權(quán)限直接訪問(wèn)這些系統(tǒng)，還是其被要求必須通過(guò)諸如IT部門(mén)或文檔管理人員等其他當(dāng)事方方可訪問(wèn)這些系統(tǒng)？在數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中搜尋相關(guān)信息究竟有多便捷？舉例說(shuō)來(lái)，是否可以從一個(gè)訪問(wèn)入口對(duì)所有這些數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行全局性搜尋？抑或必須對(duì)每個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行單個(gè)搜尋？基于單個(gè)關(guān)鍵字的搜索需要多長(zhǎng)時(shí)間？如果你的公司已經(jīng)接受了孤井式方法來(lái)管理它的數(shù)據(jù)，那么，不幸的是，這些搜索會(huì)花上幾天甚至幾個(gè)星期的時(shí)間，并且，由于搜尋過(guò)程當(dāng)中使用了不同的應(yīng)用程序，搜尋結(jié)果會(huì)五花八門(mén)。在一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)當(dāng)中所使用的搜索查詢可能會(huì)在另一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)導(dǎo)致完全不同的結(jié)果。
因此，關(guān)鍵的是要弄清對(duì)你所使用的每一個(gè)應(yīng)用程序有什么要求，以及對(duì)該組數(shù)據(jù)會(huì)產(chǎn)生什么影響。在討論搜索關(guān)鍵詞清單和搜索步驟時(shí)，這是至關(guān)重要的。對(duì)于你同意對(duì)方律師這種查詢，或者你受法院命令作出承諾這種查詢，你所有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可能并不會(huì)提供一致的或有效的查詢結(jié)果。
規(guī)整出企業(yè)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的“映射”關(guān)系，在為訴訟做好準(zhǔn)備之外，另有好處，它也有助于領(lǐng)悟長(zhǎng)距離風(fēng)險(xiǎn)管理及業(yè)務(wù)策略。在諸如金融業(yè)和生物醫(yī)藥制造業(yè)等被嚴(yán)加監(jiān)管的行業(yè)當(dāng)中，IT系統(tǒng)必須能被用于審計(jì)上的需要。在這些行業(yè)，了解信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是尤其有用的，而且往往是必要的。
數(shù)據(jù)映射也可有助于遵守特殊州法當(dāng)中要求保護(hù)敏感性消費(fèi)者或敏感性消費(fèi)數(shù)據(jù)的規(guī)定。比如說(shuō)，馬薩諸塞州201 CMR 171規(guī)定，擁有馬薩諸塞州居民個(gè)人信息或?qū)@些信息進(jìn)行許可使用的任何企業(yè)，必須遵循某些加密和安全標(biāo)準(zhǔn)，并把這些個(gè)人信息置于有能力遵循這些規(guī)定的信息系統(tǒng)當(dāng)中。法律還要求這些企業(yè)保有全面的書(shū)面的信息安全方案。就履行這一管制要求而言，數(shù)據(jù)映射是一種有用的實(shí)踐，并且，在更廣泛的意義上，在產(chǎn)生法律問(wèn)題之前或在法律問(wèn)題具有新聞價(jià)值之前，數(shù)據(jù)映射過(guò)程會(huì)促成對(duì)可能不符點(diǎn)或潛在不符區(qū)的識(shí)別。
最后，數(shù)據(jù)映射可以幫助企業(yè)利用《民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則》在數(shù)據(jù)方面負(fù)擔(dān)不當(dāng)時(shí)或在數(shù)據(jù)獲取方面成本高昂時(shí)所賦予的保護(hù)。數(shù)據(jù)映射將使律師能夠精細(xì)闡明何以獲得電子存儲(chǔ)信息(ESI)將是過(guò)于難以承擔(dān)之事的緣由。僅僅知道數(shù)據(jù)存于“某地”往往比有能力證明該企業(yè)不再擁有這一數(shù)據(jù)或者有能力證明這一數(shù)據(jù)駐留在一個(gè)過(guò)時(shí)的系統(tǒng)當(dāng)中危害更大。如果你擁有的是雜亂的數(shù)據(jù)孤井和重復(fù)的文檔副本，那么你將遇到意想不到的結(jié)果……，可以想象，你會(huì)一無(wú)所獲。通過(guò)有條不紊的辦法對(duì)信息管理系統(tǒng)（包括年份、功能、可訪問(wèn)性和搜索能力）進(jìn)行通用映射，事先表明與生成既定項(xiàng)目相關(guān)的目標(biāo)成本和負(fù)擔(dān)將會(huì)容易很多。
帶來(lái)危險(xiǎn)或昂貴代價(jià)的并非數(shù)據(jù)太多，
而是管理不善
即使特定的數(shù)據(jù)未被認(rèn)為是一份重要的商業(yè)文件或官方文檔，它也有可能潛在地具有法律或商業(yè)相關(guān)性。所有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，不論其所具有的潛在相關(guān)性如何，即便只是為了宣布它為“垃圾”，并為它指定刪除日期，都需要經(jīng)由信息治理系統(tǒng)處理。所有的數(shù)據(jù)類型都需要指定一個(gè)反映所適用規(guī)則、規(guī)例或相關(guān)法律的保留期限。對(duì)于沒(méi)有法律或其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定保留期限的其他數(shù)據(jù)類型，則有必要有一個(gè)由該企業(yè)選定并經(jīng)由該企業(yè)信息治理系統(tǒng)所始終如一地實(shí)施的實(shí)際保留期限。對(duì)數(shù)據(jù)生命周期始終如一的管理是防衛(wèi)能力的主要組成部分；具有防衛(wèi)能力的數(shù)據(jù)生命周期管理將有助于避免潛在的制裁，比如說(shuō)證據(jù)篡改制裁。
鑒于可能納入考慮的與訴訟相關(guān)的數(shù)據(jù)的類型正不斷增多，數(shù)據(jù)生命周期管理變得特別重要，因此，信息治理策略必須考慮到所有類型的數(shù)據(jù)。企業(yè)社交媒體公告、企業(yè)即時(shí)消息、彭博聊天，以及其他傳統(tǒng)上沒(méi)有硬拷貝對(duì)等物的信息，現(xiàn)在在證據(jù)開(kāi)示過(guò)程當(dāng)中往往被認(rèn)為具有法律相關(guān)性。于此之外，某些行業(yè)受制于監(jiān)管上的要求，這些要求強(qiáng)制規(guī)定它們?cè)谥付ㄆ陂g保有這些數(shù)據(jù)。
著眼于法律戰(zhàn)略角度，確切知道你在數(shù)據(jù)方面到底擁有什么（即使這些數(shù)據(jù)對(duì)你公司不利），更有利于處理那些在訴訟期間使用起來(lái)對(duì)你不利的未知信息。你越了解你在數(shù)據(jù)方面的處境，你越有可能發(fā)現(xiàn)使你確定明確的訴訟路線的“如山鐵證”。今天，幾乎不言自明的是，企業(yè)更愿意“早點(diǎn)定下輸贏”。理想的情況是，在為漫長(zhǎng)的訴訟花費(fèi)不必要的時(shí)間和精力之前，就知道證據(jù)到位待命情況。提前知道壞消息比遭到猝不及防的反擊要好。而且，你越了解為你所擁有的數(shù)據(jù)，你越能為“會(huì)見(jiàn)協(xié)商”做好談判準(zhǔn)備，或?yàn)榕c進(jìn)行某一立案的調(diào)查聯(lián)邦機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)見(jiàn)做好準(zhǔn)備，甚或?yàn)樵诿袷略V訟證據(jù)開(kāi)示過(guò)程中就關(guān)鍵詞清單所進(jìn)行的談判做好準(zhǔn)備。
有一種普遍的誤解，認(rèn)為數(shù)據(jù)越多等于支出越多，這一說(shuō)法主要根源于這樣一種事實(shí)，即隨著時(shí)間推移，數(shù)據(jù)系統(tǒng)被專門(mén)用于控制更多數(shù)據(jù)和更多數(shù)據(jù)類型。相反，正是由于信息治理系統(tǒng)的復(fù)雜性，而非由于這些系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)數(shù)量的大小，使得法務(wù)團(tuán)隊(duì)和其他業(yè)務(wù)單位增加開(kāi)支。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)越多意味著搜索過(guò)程越慢，意味著無(wú)法從一個(gè)中央位置進(jìn)行搜索，意味著與物流（比如說(shuō)導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)）相關(guān)的成本。為特定類型數(shù)據(jù)（比如說(shuō)獨(dú)立的電子郵件存檔和ECM）設(shè)立的數(shù)據(jù)孤井把數(shù)據(jù)分隔開(kāi)來(lái)，并使人難以找到這些數(shù)據(jù)，浪費(fèi)時(shí)間和資源。對(duì)既有舊系統(tǒng)（為舊數(shù)據(jù)所設(shè)立的）進(jìn)行升級(jí)或維護(hù)總是很昂貴。重復(fù)數(shù)據(jù)以及在多個(gè)位置進(jìn)行管理的數(shù)據(jù)推高了成本。重復(fù)文件浪費(fèi)存儲(chǔ)空間，往往以各自為戰(zhàn)的方式進(jìn)行管理，并且使得準(zhǔn)確確定某些數(shù)據(jù)是否存在以及存在何處變得非常困難。比如說(shuō)，人們會(huì)理直氣壯地宣布某份電子郵件并不存在于企業(yè)內(nèi)部，而事實(shí)上這份電子郵件的一個(gè)復(fù)件存駐在一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中。
“整體信息治理”是電子證據(jù)開(kāi)示下游步驟的基礎(chǔ)
大多數(shù)人認(rèn)為電子證據(jù)開(kāi)示參考模型（Electronic Discovery Reference Model，EDRM）是電子證據(jù)開(kāi)示過(guò)程當(dāng)中的主導(dǎo)概念模型，并且是建立在幾個(gè)迭代（iterative）而頻頻彼此并行的步驟之上的。
信息管理（或信息治理）構(gòu)成這一過(guò)程的基礎(chǔ)。所有后續(xù)迭代步驟取決于出現(xiàn)在信息管理階段的數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)并不出現(xiàn)在信息管理階段，那么在下游的任何地方都將找不到這一數(shù)據(jù)。“以垃圾進(jìn)去，以垃圾出來(lái)”這句俗語(yǔ)表達(dá)的就是這個(gè)意思。存在丟失可能性的信息會(huì)給整個(gè)過(guò)程的可防衛(wèi)性帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。
電子證據(jù)開(kāi)示參考模型操作步驟的高度迭代性往往需要在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中在上一步驟與下一步驟之間往來(lái)反復(fù)，之所以如此，要么是因?yàn)槿藗儗?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估之后又對(duì)之進(jìn)行改進(jìn)，要么是因?yàn)槿藗儗?duì)數(shù)據(jù)確認(rèn)了更多數(shù)據(jù)托管和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。在證據(jù)開(kāi)示過(guò)程當(dāng)中的“解決方案”越多（比如說(shuō)文檔管理平臺(tái)、ECA工具、預(yù)測(cè)編碼實(shí)用程序、審查平臺(tái)、保存工具等等），所遇到的數(shù)據(jù)完整性破壞風(fēng)險(xiǎn)和成本增加風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)越大。通常所見(jiàn)的情形是，企業(yè)的法務(wù)部門(mén)在電子證據(jù)開(kāi)示過(guò)程當(dāng)中運(yùn)用五到七個(gè)針對(duì)性單點(diǎn)解決方案來(lái)編織自己的數(shù)據(jù)，并最終把這些數(shù)據(jù)向外傳送——傳送給它們的外部律師或傳輸給作為第三方的服務(wù)提供商。身處不同解決方案之間的數(shù)據(jù)導(dǎo)出與導(dǎo)入過(guò)程變得更慢、更昂貴，并且風(fēng)險(xiǎn)更大。對(duì)于與大規(guī)模電子存儲(chǔ)信息打交道的更大型的企業(yè)而言，由于存在與在定點(diǎn)解決方案之間穿梭的數(shù)據(jù)相關(guān)的時(shí)間滯后與損失風(fēng)險(xiǎn)，這種模式往往難以實(shí)施。
采用整體信息治理策略能夠降低給企業(yè)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)能夠簡(jiǎn)化電子證據(jù)開(kāi)示流程并降低成本。
單點(diǎn)解決方案可能錯(cuò)失節(jié)點(diǎn)（甚至宏圖大局）
在滿足具體電子證據(jù)開(kāi)示需求方面，使用單點(diǎn)解決方案極為常見(jiàn)，在電子證據(jù)開(kāi)示參考模型方面尤其如此，但單點(diǎn)解決方案通常無(wú)助于滿足信息管理的核心要求。這一過(guò)程通常需要法務(wù)團(tuán)隊(duì)與文檔管理人員以及IT部門(mén)工作人員通力合作，以爭(zhēng)取形成他們認(rèn)為可能用以解決手頭問(wèn)題的目標(biāo)數(shù)據(jù)池。但不幸的是，這個(gè)過(guò)程遠(yuǎn)不完善——它就像一種猜謎游戲，但是潛在具有丟失數(shù)據(jù)的災(zāi)難性后果。在為幫助法務(wù)團(tuán)隊(duì)所作出的努力當(dāng)中，IT部門(mén)工作人員和文檔管理人員頻頻依賴于那些被設(shè)計(jì)用來(lái)處理某一單獨(dú)種類數(shù)據(jù)（比如說(shuō)電子郵件、業(yè)務(wù)文檔或即時(shí)消息）的數(shù)據(jù)孤井。在大多數(shù)情況下，這些數(shù)據(jù)孤井不能作為整組數(shù)據(jù)在全局范圍內(nèi)為人所搜索到，使得全企業(yè)范圍級(jí)的搜索成為不可能的事情。
單點(diǎn)解決方案僅在作為被填入這些單點(diǎn)解決方案當(dāng)中的數(shù)據(jù)集時(shí)才有作用。如果信息管理階段是不完整的或被扭曲的，那么被填入這些單點(diǎn)解決方案當(dāng)中的數(shù)據(jù)也將同樣是不完整的或被扭曲的。正如前面所提到的，“以垃圾進(jìn)去，以垃圾出來(lái)”。確確實(shí)實(shí)，使用單點(diǎn)解決方案的數(shù)量越多，電子證據(jù)開(kāi)示的環(huán)境就會(huì)越復(fù)雜，數(shù)據(jù)管理不善的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)越大。重疊的數(shù)據(jù)可能導(dǎo)致滯留性重復(fù)。數(shù)據(jù)可能由于各自為戰(zhàn)的導(dǎo)入/導(dǎo)出功能而被破壞。不完全數(shù)據(jù)集的效果會(huì)變得復(fù)雜多樣。由于需要導(dǎo)出、導(dǎo)入和理順數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間導(dǎo)出與導(dǎo)入數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的成本會(huì)增加，用于處理數(shù)據(jù)所需要的時(shí)間也會(huì)增加。
法務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)著眼全局性和整體性解決方案，而非依靠單點(diǎn)解決方案，即它們?cè)谡麄€(gè)公司上下容許最低限度的全局性數(shù)據(jù)搜索和證據(jù)開(kāi)示。在理想的情況下，企業(yè)將會(huì)實(shí)施綜合性解決方案，這種綜合性解決方案把所有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在單個(gè)的中心化位置，不但實(shí)施全局性搜索，而且實(shí)施電子證據(jù)開(kāi)示、文檔管理以及合規(guī)審查職能。這樣的解決方案能夠消除數(shù)據(jù)孤井，并且減輕由這些數(shù)據(jù)孤井所造成的不必要的風(fēng)險(xiǎn)、成本和不便。
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