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福利一 英文寫作電子禮包
本篇文章摘編自君合律師事務(wù)所朱核律師的內(nèi)部培訓(xùn)手冊《如何在法律文件中準確使用英文》，點擊文末「閱讀原文」下載「律攜」App （或者在 App Store /安卓各大應(yīng)用市場搜索「律攜」） ，注冊后加入「律攜麥讀讀者群」，在 2016 年 8 月 28 號晚上 10 點之前入群的每位讀者都可獲得電子版全文，共計一萬五千字。
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福利二 君合內(nèi)部培訓(xùn)紙質(zhì)版
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君合內(nèi)部培訓(xùn)資料公開版
北京大學(xué)出版社 2016 年 2 月
福利三 點贊獲書
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英文郵件格式
回復(fù)客戶的郵件不用過分重復(fù)他的問題和背景。但是如果這個客戶介紹的情況比較混亂，律師可以在前面把客戶的問題和背景稍微整理一下，再依次回答客戶的問題。每個段落前面都應(yīng)該有一個標題。格式上，律師寫郵件也要把它當(dāng)成備忘錄一樣以相同的重視程度去寫，問題都要寫清楚。
英文郵件寫作注意事項
1、解釋和說明(Cover Notes)
有時給客戶的郵件不是直接回答問題，而只是解釋和說明，如律師修改客戶提交的合同后，在郵件中就所作出的修改進行解釋和說明。國外客戶或美國律師都非常注意律師的解釋和說明。即使問題已經(jīng)在郵件的附件，即合同修改稿中說清楚了，律師還是需要在郵件中對問題進行解釋和說明。因為讓律師修改合同的客戶往往是公司的內(nèi)部法律顧問，也有可能是外國律師。
合同中的條款公司用了很多年，是基于國外的或公司的標準起草的條款，客戶一般不希望律師做大量的修改，如果確實有修改的必要，律師要給客戶理由。修改的理由當(dāng)然也可以寫在附件里，但是最好還在郵件中給客戶概括地說明一下。有的時候，客戶詢問律師對合同的意見，并不一定要求律師直接修改合同。在這種情況下，律師只需要向客戶提出意見，指出問題，提供建議。這一類的審閱合同的意見，一般來說需要寫四個部分。第一，律師審閱了什么文件；第二，該合同是否違反中國法，對合同的可行性做一個整體的判斷；第三，提出對合同的整體意見(general comments)；第四，按合同條款順序提出與條款相關(guān)的具體意見。
又如，我們給客戶準備一些申請文件，這些文件包括遞交審批機關(guān)的文件以及工商局的文件。律師給了客戶十幾個附件，讓總公司去簽字。律師可以在 Cover Notes 里籠統(tǒng)地說一下每個文件簽幾份，怎么簽。律師也可以很耐心地跟客戶說，這個附件包含十個文件，題目是什么，是中文還是英文，客戶是應(yīng)該中英文都簽，還是英文只是一個僅供參考的翻譯件，文件簽幾份，簽名應(yīng)該簽在第幾頁。這些應(yīng)該在 Cover Notes 寫得非常詳細。好的律師碰到這種情況就會很仔細，客戶也會非常認可律師花時間把這個問題寫清楚，讓他的法律部門工作更便利。
2、根據(jù)客戶要求回答問題
有的時候，客戶問一些問題，希望律師直接回答「是」或「否」，這種情況下，律師不要進行過多的法律分析。如果答案是明確的，可以直接給客戶明確的答復(fù)。
另一種情況是外國客戶提出問題時，希望律師能幫助他理解為什么會有這些問題出現(xiàn)，并且希望律師能夠理解他們的思路，并結(jié)合中國的法律和具體實踐操作把這個問題講明白。例如曾經(jīng)有美國客戶問中國增值稅法規(guī)變化的問題。因為該客戶的中國業(yè)務(wù)管理人向客戶報告有關(guān)增值稅的變化，而美國沒有增值稅，很多美國客戶都不太能理解增值稅的概念。這種情況下，作為中國律師就應(yīng)該把背景情況，以及政策法規(guī)都向客戶介紹一下，以客戶能理解的方式把問題寫清楚。
3、注意人稱的使用
有時中國人看有些外國人的名字，無法判斷對方的性別，如果很冒昧地稱呼對方Mr.，但后來發(fā)現(xiàn)對方其實是一位女士，則會出現(xiàn)不必要的尷尬。美國人都比較喜歡直接稱呼對方的名字(first name)，這樣的好處是避免尷尬。如果客戶的文化比較喜歡直接稱呼名字，則律師可以直接在郵件開篇稱呼對方的名字，可以用「dear」或者「Hi」。但中國人或日本人一般不習(xí)慣直呼對方名字。歐洲的習(xí)慣也可能不一樣。另外，如果律師的郵件是寫給客戶的，可以稱客戶的公司為「your company」。但如果郵件是提交給負責(zé)這項工作的合伙人的，稱客戶為「your company」就不合適，應(yīng)該直接寫客戶的名字。再者，人稱要注意前后一致。
4、行文的語氣
律師寫郵件要注意行文的語氣。有的用詞在西方人看來是很不合適的，但由于文化上的差異，中國人不會有很明顯的感覺。比如，用「I assume you understand」，這在西方人看來是非常傲慢的語氣，但中國人就不大會有這樣的感覺。再比如，律師告訴客戶三天以內(nèi)給客戶回復(fù)，末了寫「I hope that is fine with you」，也是不禮貌的，這讓客戶感覺是讓客戶配合律師的時間安排。換一種表述，就會讓客戶看起來有不同的感受。律師可以說，我們預(yù)計在什么時間給客戶回復(fù)，但如果客戶有特別緊急的情況的，請告訴我們，諸如此類。行文語氣的把握對年輕律師來說并不容易，尤其是我們的母語不是英語，這需要在寫的過程中慢慢感受、逐漸積累。
另外，有時我看到有些中國律師喜歡寫「僅供參考」，這其實與英文的「FYI」不太一樣。因為這些律師是在寫了一些評論后才加「僅供參考」的，而不像英文中的「FYI」只能轉(zhuǎn)達或轉(zhuǎn)告信息而不加評論。
5、傳遞有效果信息
文書寫作應(yīng)實現(xiàn)傳遞重要信息的效果。下面這些標題，前幾個就是簡單地把信息表達出來了，但是只有最后一句話能讓讀者體會到有一個針對性的重要信息在里面。
a. Court's preliminary holding In Re: Compu-drive.
b. Court offers preliminary interpretations of Directive 26/871.
c. Court issues holding on trade marks.
d. Court clarifies protections for trademark rights.
e. Court rules on exhaustion of trade mark rights.
f. Court says contract restrictions did not preserve trademark rights.
這樣對于讀者來說他就覺得你給他提出了一個問題，而且還傳達了一個重要信息。
6、重點一般置于句后
英文一般將它的注意力放在句尾提供的信息。不同的說法對客戶的吸引程度其實是不一樣的，強調(diào)的內(nèi)容應(yīng)該放在后面，用 but 等連接詞來調(diào)整它的語序。
a. The process of equity offers a significant chance for recovery, but we must admit that there are added risks given that the court is likely to be sympathetic to the opposing side’s situation.
b. Although the court is likely to be sympathetic to the defendant's situation, there is a significant chance for recovery by using the process of equity.
7、使用通俗易懂的法律語言(Plain English)
(1) 在英美法體系中，傳統(tǒng)的/晦澀難懂的法律語言和通俗易懂的法律語言(Plain English)，哪個更優(yōu)？通俗易懂的法律語言更優(yōu)。原因如下：
(a) 節(jié)約時間：使用通俗易懂的語言，易于起草和閱讀，客戶對法律文件提出的問題也相應(yīng)減少；
(b) 更易于暴露文件的錯誤和不一致，因為錯誤和不一致往往容易隱藏在晦澀難懂的傳統(tǒng)法律語言中；
(c) 消除與傳統(tǒng)法律語言相關(guān)的障礙：傳統(tǒng)的法律語言讓人感覺害怕和疏遠；
(d) 便于非法律專業(yè)的讀者閱讀：受法律文件約束的當(dāng)事方有權(quán)根據(jù)他們自己對法律文件的理解，了解他們的權(quán)利和義務(wù)。
(2) 通俗易懂的法律語言有如下特點：
(a) 使用主動語態(tài)的句子；
(b) 使用短句：用標點符號將復(fù)雜的長句斷開；
(c) 避免使用行業(yè)專用詞語或句子；
(d) 全文架構(gòu)(包括段落、字體、行距)清晰明了；
(e) 避免主語和謂語、謂語和賓語之間距離過長；
(f) 避免冗長的表述，使用準確的表述；
(g) 結(jié)構(gòu)具有邏輯性；
(h) 避免古老的英文語言。
(3) 使用通俗語言起草法律文件的技巧：
(a) 避免古老和不必要的復(fù)雜詞語，如：「hereto」,「aforesaid」；
(b) 避免使用不同的詞語描述同一個概念，如：「do and perform」，「sell and assign」；
(c) 避免基于類似的原因使用同義詞，如：「No person shall prune, cut, carry away, pull up, dig, fell...」；
(d) 可以使用動詞表達同一個意思時，則避免使用名詞。如：使用「deciding」，而不是「making a decision」；使用「resolving」，而不是「passing a resolution」；
(e) 使用現(xiàn)在時和主動語態(tài)；
(f) 避免使用分裂不定式，如：「be sure to promptly reply」應(yīng)改為「be sure to reply promptly」；
(g) 避免在一個句子中使用多重否定，如：「The project will not be approved unless all requirements are met.」應(yīng)該改為「The project will be approved only if the requirements are met」；
(h) 避免使用「除外」的表述，如：「All person except those 18 or older...」應(yīng)該改為「Each person under 18...」；
(i) 避免使用冗長的表述，如：用「how」代替「as to the manner in which」，用「in」代替「contained herein」，用「because」代替「due to the fact that」，用「if」代替「in the event that」，用「we have received」代替「we hereby confirm that we are in receipt of the following」；
(j) 避免使用拉丁文，如：「mutadis mutandis」，「inter alia」；
(k) 律師在文件中表述一個現(xiàn)有句子的附帶條件時需要格外小心。理論上，附帶條件是對前一個句子的限定。在實踐當(dāng)中，附帶條件也常常用于增加一個新的義務(wù)，或者一個新的信息；如果是這樣，表述盡可能使用一個獨立的句子(以「where」或者「if」開頭)，而不是在現(xiàn)有句子后面加上「provided that」。
英語水平提高是一個長久的過程，律師大概需要三到五年的努力，對使用英語的方法和技巧就可能掌握得比較好了。
