Excel中的“宏”功能，可以將一連串的操作自動化。使用宏功能，可以在短 短數(shù)秒內(nèi)完成手動需1天時(shí)間的重復(fù)作業(yè)。今天職場君給大家解讀看似復(fù)雜的“宏操作”。
使用宏來更改大量的表的設(shè)計(jì)，非常有效。手動操作時(shí)需挨個更改各 個表的格式，調(diào)整單元格寬度和高度，添加下劃線等，無論有多少時(shí)間都不夠 用，如果使用宏功能，幾秒便可完成。如果僅更改1個或2個表的設(shè)計(jì)，選擇手動 操作一點(diǎn)點(diǎn)來也沒關(guān)系，但如果有10、20個表之多的話，使用“宏”功能更有 效、準(zhǔn)確。
使用Excel的宏功能，對上圖中表的格式進(jìn)行更改操作，僅幾秒便可完成。手動操作至少需要幾分鐘。除 此之外，統(tǒng)計(jì)分散在多個工作簿中的數(shù)據(jù)、從大量數(shù)據(jù)中抽取出必要的信息等操作也是宏功能所擅長的領(lǐng)域。
使用Excel的機(jī)會越多，宏功能所帶來的好處越大。在有限的時(shí)間里，對于 至今仍通過加班來提高業(yè)務(wù)成績的人來說，通過學(xué)習(xí)宏功能，可以得到巨大的好處，大到甚至可以達(dá)到改變自己可以自由分配使用的人生時(shí)間的程度。這一點(diǎn)都 不夸張。通過將煩瑣單調(diào)的作業(yè)交給宏功能，可以將更多的時(shí)間用于分析重要數(shù)據(jù)、市場調(diào)查和銷售戰(zhàn)略等。
宏將“Excel的操作順序記錄為程序·文本，通過按順序執(zhí)行自動完成一系列 操作”。下圖為進(jìn)行以下一系列5個操作的宏的記錄示例。
? 將所有表格的字體設(shè)為“宋體”
? 字號設(shè)為“11”
? 將所有表格的數(shù)據(jù)字體設(shè)為“Arial”
? 設(shè)表的行高為“18”
? 設(shè)第一列（A列）的單元格寬為“3”
宏的記述例及執(zhí)行方法
記錄下宏執(zhí)行內(nèi)容的程序·文本。Excel有[錄制宏]功能，可自動將實(shí)際操作內(nèi)容記錄為程序·文本。宏的語法接近英語，看上圖大概可以了解它的處理內(nèi)容。執(zhí)行該宏，可以同時(shí)進(jìn)行5項(xiàng)操作。
另外，Excel中有自動將實(shí)際操作過程記錄為宏的[錄制宏]功能。使用這個功能，不需要自己動手寫程序文本。只需要記錄下平時(shí)的操作，便會自動處理。
Excel的宏，無法在默認(rèn)狀態(tài)下使用。使用宏時(shí)，首先需要在功能區(qū)添加[開發(fā)工具]項(xiàng)。按以下順序操作。
Step01
Step02
用[錄制宏]功能制作宏
準(zhǔn)備好后，記錄宏并執(zhí)行。制作新工作簿，點(diǎn)擊[開發(fā)工具]下的[錄制宏]。出現(xiàn)[錄制宏]對話框 1 ，輸入 [宏名]（隨后要執(zhí)行的一系列操作） 2 ，點(diǎn)擊[確定] 3 ，至此完成了記錄操作的準(zhǔn)備工作。 執(zhí)行記錄好的一系列操作 4 ，最后點(diǎn)擊[停止記錄] 5 ，完成。
點(diǎn)擊[開發(fā)工具]→[錄制宏]，宏會將之后的操作順 序記錄為程序·文本。操作完成后，點(diǎn)擊[停止 錄制]。
該例中，在[宏名]中輸入“宏1”，點(diǎn)擊[錄制宏]對話框中的[確定]，進(jìn)行以下 一系列操作。
①點(diǎn)擊表左上的選擇全部單元格鍵，選擇所有單元格
②字體變更為“宋體”、“11”
③字體變更為“Arial”、“11”
④點(diǎn)擊[開始]下的[格式]→[行高]，設(shè)置行高為“18”
⑤選定全部A列，點(diǎn)擊[開始]下的[格式]→[列寬]，設(shè)置列寬為“3”
上述5項(xiàng)操作完成后，點(diǎn)擊[停止錄制]。至此宏的制作完成。以后，要進(jìn)行這 5項(xiàng)操作時(shí)，用下頁中記述的方法執(zhí)行“宏1”即可自動執(zhí)行。
執(zhí)行記錄好的宏時(shí)，點(diǎn)擊[開發(fā)工具]下的[宏]，打開[宏]對話框。顯示宏一覽 表，選擇要執(zhí)行的宏，點(diǎn)擊[執(zhí)行]。執(zhí)行記錄在宏中的一系列操作。例如，在新 表中執(zhí)行前頁中所記“宏1”，可以快速更改該表的字體、行高、A列列寬等。
Step01
Step02
Tips
我們還可以將制好的宏添加到快速訪問工具欄內(nèi)。添加到快速訪問工具欄內(nèi)后，可一鍵輕松執(zhí)行一系列操作。常用的宏請務(wù)必添加至此。另外，添加進(jìn)去后會自動為其分配Alt系快捷鍵，也可以通過鍵盤快 速執(zhí)行操作。 通過以下操作將宏添加入快速訪問工具欄。
制作有宏的工作簿（Excel文件）的保存方法應(yīng)與普通工作簿區(qū)別開來。使用 [另存為]等，指定[文件類型]為[Excel啟用宏的工作簿]再進(jìn)行保存。 以此文件類型保存的工作簿擴(kuò)展名為“xlsm”。同時(shí)，工作簿的圖標(biāo)也和普 通工作簿不同，可明確看出是含宏的工作簿。
另外，Excel中根據(jù)“宏的用法”（希望如何使用），對宏有下述3種不同的保 存方法。
宏的保存方法
這樣，在Excel中，根據(jù)宏的目的和用途，選擇恰當(dāng)?shù)姆绞奖４婧辍?/p>
Excel的宏，并不是一項(xiàng)僅能把手動操作整理成自動化的功能。使用宏，還可 以進(jìn)行自動切換根據(jù)單元格的值和日期、公式結(jié)果等執(zhí)行處理的內(nèi)容的“條件分 歧處理”，和多次重復(fù)相同操作的“重復(fù)處理（分組處理）”。例如，可輕松實(shí)現(xiàn) 隔行重復(fù)進(jìn)行特定處理100次（總計(jì)200行）等操作。
同時(shí)，靈活運(yùn)用可自行指定處理對象的“配列”，可以將“為利潤、銷售 額、費(fèi)用3項(xiàng)的任一項(xiàng)列添加背景色”等只使用[錄制宏]功能無法實(shí)現(xiàn)自動化的復(fù) 雜處理自動化。
這些功能非常強(qiáng)大，能夠熟練組合應(yīng)用的話，可以在幾秒之內(nèi)完成“將記 錄在特定文件夾內(nèi)的多個工作簿中的銷售額數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)到一個工作簿中”的復(fù)雜 操作。而且，計(jì)算無誤。不存在人工計(jì)算時(shí)容易出現(xiàn)的“粗心錯誤”。無論處理 對象如何增加，都可以正確且快速進(jìn)行相同操作。這就是將“復(fù)雜的操作交給 Excel”最大的好處之一。
