項(xiàng)目管理入門(mén)
[ 2005-11-20 18:34:44 | 作者:
gsx ]
上上周，去聽(tīng)了
張玉玨的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，收獲頗多，簡(jiǎn)記如下。
“對(duì)專業(yè)管理人士的最真實(shí)的考驗(yàn)不是你知道該做什么,而是在你不知道該做什么時(shí)也知道該如何行動(dòng)。”這句話道出了項(xiàng)目管理的真諦，雖然讀起來(lái)有點(diǎn)繞口。
什么是成功的項(xiàng)目管理？這個(gè)問(wèn)題簡(jiǎn)單到人人皆知，那就是“多、快、好、省。”
如上圖，項(xiàng)目管理的目標(biāo)，就是讓質(zhì)量數(shù)量最大化的同時(shí)，所消耗的資源和時(shí)間最小化，并讓老板和客戶滿意。
“多快好省”說(shuō)起來(lái)很容易，但在現(xiàn)實(shí)中，項(xiàng)目卻往往陷入“三邊”、“六拍”的境況。“三邊”是指“邊行動(dòng)、邊計(jì)劃、邊修改。”造成“三邊行動(dòng)”的根本原因是在目標(biāo)未清、職責(zé)未明的情況下就倉(cāng)促開(kāi)始往下做細(xì)節(jié)，結(jié)果常會(huì)因?yàn)樵谝恍┬∈律铣镀?dǎo)致項(xiàng)目被不斷地延期。即便最后勉強(qiáng)完成了，也與最初的目標(biāo)相去甚遠(yuǎn)。“六拍”是指“拍腦門(mén)”（草率決策）、拍肩膀（錯(cuò)誤激勵(lì)）、拍胸脯（盲目樂(lè)觀）、拍桌子（發(fā)泄訓(xùn)斥）、拍屁股（消極回應(yīng)）、拍大腿（失敗放棄）。”而這些，正是沒(méi)有進(jìn)行正確的項(xiàng)目管理而導(dǎo)致的。
項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)包括
1.明確目標(biāo)
和官僚主義的“揣摩”、“領(lǐng)會(huì)”相反，項(xiàng)目經(jīng)理首先需要讓項(xiàng)目小組成員明確目標(biāo)，不至于在沒(méi)有方向或目標(biāo)不明確的時(shí)候，項(xiàng)目小組成員無(wú)所適從，忙做一團(tuán)卻毫無(wú)進(jìn)展。
2.提供資源
明確方向后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)提供必須的資源以供項(xiàng)目組成員開(kāi)展項(xiàng)目。但切記，不要事必躬親，不要把本該項(xiàng)目小組成員做的事情全部攬?jiān)谧约荷砩稀?br>3.監(jiān)督落實(shí)
必須定期監(jiān)督檢查項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)不合標(biāo)準(zhǔn)的地方馬上糾正。
當(dāng)確定了“以目標(biāo)為導(dǎo)向”的原則后，還需要依賴“團(tuán)隊(duì)協(xié)作”來(lái)推行項(xiàng)目實(shí)施。
我們分成6組做了一個(gè)游戲，每組6個(gè)人，包括A（老板）、B（項(xiàng)目經(jīng)理）、C（員工）、D（員工）、E（員工）和 1個(gè)裁判。這個(gè)游戲的目標(biāo)是需要找出其他人試卷和A試卷上完全相同的一個(gè)圖形，但ACDE只能和B傳遞紙條，彼此不能互相傳。并且，在開(kāi)始的時(shí)候，每個(gè)人并不自己角色的身份。
詳細(xì)規(guī)則和過(guò)程略最后，只有1個(gè)組成功的在限定時(shí)間內(nèi)遞交了正確答案（但卻也違反規(guī)則了），并明白了如何在這個(gè)游戲中扮演好各自的角色。
A：明確目標(biāo)
B：協(xié)調(diào)管理
C：在即定原則下做執(zhí)行
在游戲外，項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)還包括了幫助老板做正確的決策，以及告之員工清晰的任務(wù)目標(biāo)和結(jié)果等。
在項(xiàng)目管理中，經(jīng)常說(shuō)的一句話是“沒(méi)有最好，只有最合適。”這表示，有時(shí)候?yàn)榱诉_(dá)成目標(biāo)，可能質(zhì)量數(shù)量上不見(jiàn)得要多完美，時(shí)間和資源的投入也不見(jiàn)得要多少。
好比，神五上天必須保證其質(zhì)量數(shù)量，而時(shí)間和資源的投入則可以靈活些；在限定時(shí)間內(nèi)要產(chǎn)量翻番，則需要增加更多人手，或降低產(chǎn)品質(zhì)量。當(dāng)然，對(duì)各項(xiàng)調(diào)整的前提是最終能實(shí)現(xiàn)即定目標(biāo)。
下面這個(gè)，是項(xiàng)目管理前期工作的流程圖，可能人們總?cè)菀鬃⒁夤ぷ髋判蚝透侍貓D的繪制，但團(tuán)隊(duì)工作分解卻才是更重要的內(nèi)容。
對(duì)于工作的排序，人們也總?cè)菀缀雎?#8220;重要不緊急”的事項(xiàng)。需要強(qiáng)調(diào)的是，某些時(shí)候，“重要不緊急”比“重要緊急”更為重要，因?yàn)橐坏l(fā)現(xiàn)“重要不緊急”轉(zhuǎn)變成“重要緊急”，那將付出比原先更多的代價(jià)才能解決。
我對(duì)此深有體會(huì)，比如需要在這個(gè)季度談定一個(gè)合作，因?yàn)橛衅渌赂匾矣X(jué)得時(shí)間還多，所以一拖再拖，到后來(lái)變成需要馬上開(kāi)展的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)已根本不能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成了。再?gòu)V泛如身體健康，每天都忙所以沒(méi)去鍛煉，到真正病倒的時(shí)候不但消耗大量資金，還會(huì)帶來(lái)更多損失，這些都屬于“重要不緊急”的范疇。最有感觸的應(yīng)該是學(xué)習(xí)，都會(huì)覺(jué)得它很重要，但卻總有各種借口拖沓下去，有朝一日需要用到時(shí)，只好干瞪眼了，更嚴(yán)重的是，必定因此喪失本就非常少的重大機(jī)會(huì)。
所以，常言說(shuō)“磨刀不誤砍柴工”，正是告戒我們，對(duì)于“重要不緊急”，不能拖！
在項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理的另一項(xiàng)職責(zé)是避免或減少可能導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的各種不利因素。舉幾個(gè)例子：
編號(hào)/不利因素/結(jié)果/影響/解決方法
1/下雨/建筑工地?zé)o法開(kāi)工/時(shí)間拖延/避免在多雨季節(jié)施工、轉(zhuǎn)而進(jìn)行室內(nèi)工作
2/員工跳槽/項(xiàng)目無(wú)人實(shí)施/項(xiàng)目失敗/招聘新人、增加福利挽留員工
基于“最合適”原則，項(xiàng)目經(jīng)理需要靈活調(diào)整和運(yùn)用“三重限制”，盡可能的避免項(xiàng)目失敗。
最后，項(xiàng)目成功=成功的產(chǎn)品+成功的項(xiàng)目管理。
后者可控，而前者卻不可控。所以，幫助老板做正確的決策，以及面對(duì)項(xiàng)目失敗而不氣餒，也是項(xiàng)目經(jīng)理需要注意的。
