經(jīng)常在實際的采購工作中遇到各種各樣的問題：
1、采購的物資規(guī)格型號要與采購計劃相符（采購要有采購計劃）。
2、采購的物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要與到貨相符（認(rèn)真做好到貨驗收工作）。
3、采購物資時，最好選擇有利于自己的付款方式（使用合格后付款、驗收合格后付款、到貨后付款、 帶款提貨、付預(yù)付款，最后沒有辦法才是先付款后發(fā)貨）。另外，還有交貨期，交貨地點，運輸費用等都要與對方說準(zhǔn)。
4、采購付現(xiàn)類的產(chǎn)品一定要注意驗收，無論時間有多忙，都要驗好后才能付款。
否則，供應(yīng)商一旦拿到錢，質(zhì)量有問題都會賴帳的．即使不會賴，也是要打Ｎ多電話才肯來處。 采購過程中要遵循哪些原則,注意哪些細(xì)節(jié)事項，才能使采購效益最大化呢？
早在18世紀(jì)初期，國外就已經(jīng)提出了采購的5R原則，即適價、適質(zhì)、適量、適地、適時。采購者的工作是要在合適的時間里，從合適的來源中以合適的價格、品質(zhì)和數(shù)量獲取物品或服務(wù)。采購幫今天就帶大家一同領(lǐng)略下5R原則。即從“合格的”供應(yīng)商那里，在“需求的”時間內(nèi)，以“合理的”的價格，取得“正確的”數(shù)量和“符合品質(zhì)要求的”物品與服務(wù)。
適價（Right Price）
價格永遠(yuǎn)是采購活動中的關(guān)注焦點?，F(xiàn)在的企業(yè)管理者對采購最關(guān)心的一點就是采購部能節(jié)省多少采購資金，所以采購經(jīng)理應(yīng)把相當(dāng)多的時間和精力放在跟供應(yīng)商的“砍價”上。
價格當(dāng)然不是越低越好。作為采購方，千萬不能只看訂單上的價格，因為價格只是交易的顯性部分，還有許多隱性的成本必須注意，例如品質(zhì)、服務(wù)、維修、保質(zhì)期、交貨期以及供貨的長期性等。特別是質(zhì)量的優(yōu)劣和交貨的準(zhǔn)時性，是影響采購價格最大的因素。
因此，采購方必須在“符合品質(zhì)要求”的情況下，以“最合理的價格”購買到所需的物品與服務(wù)才是正確的。符合品質(zhì)要求是一個很重要的前提，如果不能滿足這個前提，無論供應(yīng)商提出多么低的價格，都應(yīng)不予考慮。也只有合理的價格，才可能保持長期的合作關(guān)系。
適質(zhì)（Right Quality）
一個不重視品質(zhì)的企業(yè)在當(dāng)今激烈的市場競爭中根本無法立足，一個優(yōu)秀的采購經(jīng)理不僅要做精明的商人，同時也要在一定程度上扮演品質(zhì)管理者的角色。
對于物品與服務(wù)的品質(zhì)，是否應(yīng)要求品質(zhì)越高越好？答案是否定的，因為適合自己使用的物品和服務(wù)的品質(zhì)才是最好的。當(dāng)然，誰都喜歡品質(zhì)好的東西，但一分價錢一分貨，好的物品，必定價格會高于普通的物品，但是過分的品質(zhì)要求只會增加成本的負(fù)擔(dān)。作為采購方需要考慮的是，公司真的需要那么好的品質(zhì)嗎？一味地追求最高標(biāo)準(zhǔn)的品質(zhì)，對產(chǎn)品不見得真能增加其實質(zhì)上的價值。因此，采購方應(yīng)該抱著要求符合所需的品質(zhì)水準(zhǔn)，減少不必要的品質(zhì)要求，以取得品質(zhì)與價格間的良好平衡。另外，品質(zhì)除了符合要求外，還必須維持品質(zhì)的一致性，也就是說，供應(yīng)商每一次的交貨品質(zhì)不能有明顯的差異，在排除外在因素后，才能確保內(nèi)部生產(chǎn)線上的品質(zhì)易于控制。
適量（Right Quantity）
從降低庫存量的角度來看，是否每一次的交貨數(shù)量都是越少越好？其實不然。如果每一次交貨數(shù)量都很少，為了滿足需求，采購方必須多下幾次訂單，這樣一來，反而增加行政作業(yè)的成本、檢驗的成本等。批量采購雖有可能獲得數(shù)量上的折扣，也可能會積壓采購資金。因此，采購方對內(nèi)應(yīng)顧及有效的庫存管理，達(dá)到較高的存貨周轉(zhuǎn)率，減少不必要的儲存成本；對外則需協(xié)調(diào)供應(yīng)商的經(jīng)濟生產(chǎn)批量，改進(jìn)采購作業(yè)，以達(dá)到訂購或制造產(chǎn)品數(shù)量的“損益平衡點”，讓供應(yīng)商有合理的利潤空間。如果能夠完全控制供應(yīng)商的到貨時間，對于庫存的存貨周轉(zhuǎn)率也能得到有效的控制。
此時，也只有“正確”的數(shù)量才能夠使大家在雙贏的基礎(chǔ)上愉快地合作。現(xiàn)在出現(xiàn)了很多管理庫存的方式，如VMR（供應(yīng)商補貨）、VMI（供應(yīng)商管理庫存）等方式能幫助采購經(jīng)理解決關(guān)于庫存的問題，更好地讓資金流動起來。
適時（Right Time）
采購部最重要的使命是不讓生產(chǎn)“停工待料”，而要保持持續(xù)供貨，不使生產(chǎn)停頓則是采購經(jīng)理的職責(zé)。如果不能維持工廠的正常運作，采購部再怎么努力也將是白費。因此，采購部應(yīng)重視Lead Time（采購前置期）對采購成本和滿足生產(chǎn)的重要性。
采購前置期是從采購者下訂單到所購的物品進(jìn)公司驗收、品檢、入庫完畢所需要的時間。是不是所購貨物可以隨時提供為最好呢，或者是供應(yīng)商的交貨期越短越好？其實也未必。因為供應(yīng)商如果要配合短交期，那么在采購的價格上也會相對地提高。對于采購方來說，計算出最佳的訂購點就顯得非常重要了。
訂購點的計算方法：
采購前置期×生產(chǎn)的速度（每天所需要的量） 安全庫存
適地（Right Place）
適地就是怎樣選擇一個合適的供應(yīng)商的問題。對于供應(yīng)商的選擇，除了技術(shù)的實力以外，采購方還必須思考兩方面的問題：一是地域，二是規(guī)模。
1.地域
天時不如地利，在距離上跟自己企業(yè)近的供應(yīng)商往往會是許多采購者的首選。因為距離近不光溝通方便，處理事務(wù)快捷，而且還可能降低成本（運輸上的費用就可以降低）和減少庫存。
2.規(guī)模
從規(guī)模上來說，選擇跟企業(yè)“門當(dāng)戶對”的供應(yīng)商是明智之舉。選擇規(guī)模較小的供應(yīng)商，采購方會擔(dān)心交貨品質(zhì)與供貨的穩(wěn)定性，一旦發(fā)生質(zhì)量問題，勢必增加采購成本。規(guī)模大的供應(yīng)商較令人放心，但是如果自己的采購量不能達(dá)到供應(yīng)商重視的程度，采購者不見得能在價格與配合上得到什么好處。
采購人員都有這樣的體會，就是在實際的采購工作中很難將上述“5R”中的一個方面時，就要犧牲其他方面。例如，若過分強調(diào)品質(zhì)，供應(yīng)商就不能以市場最低價供貨，因為供應(yīng)商在品質(zhì)控制上投入了很多精力，它必然會把這方面的部分成本轉(zhuǎn)嫁到它的客戶身上。因此，采購人員必須綜觀全局，準(zhǔn)確地把握公司對所購物料各方面的要求，在采購管理中找到各方平衡點，從而使采購效益最大化。
以上內(nèi)容由采購幫整理編輯
