對于這一講的主題“精神狀態(tài)影響生產(chǎn)效率”，相信大家都心領(lǐng)神會：事情越多，人越疲憊不堪，效率自然也就越低。
所以，這一講的學(xué)習(xí)，就是解決這個問題——讓我們隨時都能元?dú)鉂M滿，從而提高生產(chǎn)效率。
想要隨時都能元?dú)鉂M滿，我們需要從兩個方面著手。第一個方面是建立條理性；第二個方面是掌握保持活力的方法。也就是說，這一講的學(xué)習(xí)，將分兩個方面：一是，學(xué)習(xí)建立條理性；二是，學(xué)習(xí)保持活力的方法。
說到條理性，我們或許有疑惑：條理性與精神狀態(tài)有關(guān)系嗎？甚至我們都可以舉例反駁：在我們的身邊一定有總是把工作臺搞得亂糟糟，但效率非常高的人。
是的，條理性與生產(chǎn)效率之間并沒有直接的關(guān)聯(lián)，但條理性與精神狀態(tài)的關(guān)系非常大。這是因?yàn)?strong>條理性能減少我們記住事情所需要的腦力，以便我們擁有更多的腦力去處理更多的工作和生活，從而達(dá)到生產(chǎn)上的高效。
那么，怎樣讓生活和工作更具條理性呢？
說到活力，我們或許有質(zhì)疑：一大堆的事情要做，卻想要隨時保持活力，這完全就是魚和熊掌不可兼得啊！
是的，人的精力活力有限，紛繁復(fù)雜的工作往往很快就能將我們的精力活力消耗殆盡。但是，請別忘記了，精力活力既可以“用光”，也可以“充電”。
那么，怎樣給我們的精力活力“充電”呢？
帶著問題，我們一起開始今天的學(xué)習(xí)吧。
建立條理性要分兩步走：
第一步是，建立一個有秩序、有用、有條理性的系統(tǒng)，這樣就可以花很少的力氣把工作和生活保持得井然有序；
第二步是，定期維護(hù)。因?yàn)榫退阍偻昝赖南到y(tǒng)，也會有突發(fā)事件打亂它。
我們先來學(xué)習(xí)如何建立一個有秩序、有用、有條理性的系統(tǒng)。我們需要認(rèn)識到的是，整齊整潔不等于條理性。整齊整潔是表面現(xiàn)象，而條理性是一個讓我們找東西和存東西都變得容易的系統(tǒng)?；◣讉€小時找一件東西就是沒有條理性的標(biāo)志。
那么，究竟如何建立一個有秩序、有用、有條理性的系統(tǒng)？
1、生活方面定點(diǎn)定位
在生活方面，想要有條理性，就得給每個物品“定點(diǎn)定位”，這樣不僅能使環(huán)境井然有序，還有助于我們?nèi)蘸蟛檎曳奖恪?/p>
一般情況下，我們會按照物品的種類進(jìn)行分門別類。但如果某樣物品沒有明確的種類，該怎么分類？可以根據(jù)這件物品的使用頻率來進(jìn)行歸類：這個東西不常用，就把它歸類在不常用的類別里；如果這個東西日后還會新增，就重新增設(shè)一個新類別。
2、工作方面設(shè)置類別
在工作方面，我們可以建立項(xiàng)目、任務(wù)和活動這三個類別。
類別不能設(shè)多，原因有二：一是，幾乎所有的工作都可以歸入這三個類別中，而不能歸入其中的工作不會超過1%，可以專門建立一個雜項(xiàng)來收集這類隨機(jī)想法；二是，類別設(shè)多了，不利于定期打理、維護(hù)，容易造成遺忘。
什么是項(xiàng)目，什么是任務(wù)，什么又是活動呢？
項(xiàng)目是有共同目標(biāo)的許多個任務(wù)的集合。項(xiàng)目相對穩(wěn)定，更新頻率不會太高。
任務(wù)是具體需要做的事情。任務(wù)分成三個部分：總體代辦的事項(xiàng)，周待辦事項(xiàng)和日待辦事項(xiàng)。
將項(xiàng)目的內(nèi)容，分解到周待辦事項(xiàng)中，再分解到日待辦事項(xiàng)中。那么，唯一需要檢查校對的只有日待辦事項(xiàng)。只要日待辦事項(xiàng)正確且按時完成了，周待辦事項(xiàng)就會正確且按時完成，從而完成整個項(xiàng)目。
不能劃分進(jìn)任何項(xiàng)目的任務(wù)（也就是上文說的隨機(jī)想法、臨時性任務(wù)），一律歸入總體代辦事項(xiàng)。如果這周需要完成這樣的一個新任務(wù)，那么就把它列入周待辦事項(xiàng)中；如果需要在某一天完成，就把它歸入到當(dāng)天的待辦事項(xiàng)中。
活動是指那些在特定時間需要干的事。比如，12月10日，是爸爸的生日，可以在日歷上做上標(biāo)注或利用手機(jī)提醒功能。等到12月10日臨近，再把這個活動寫進(jìn)12月10日當(dāng)天的待辦事項(xiàng)中。不要寫進(jìn)周待辦事項(xiàng)中，以免造成周列表上的事情太多弄混淆。需要注意，日待辦事項(xiàng)都是一些孤立的任務(wù)，包含當(dāng)天所有要完成的任務(wù)和活動。
當(dāng)我們建立了條理性系統(tǒng)之后，可以通過以下三條小貼士，幫助我們維護(hù)這個系統(tǒng)。
好記性不如爛筆頭。隨身攜帶便簽本和筆，隨時記錄我們接收到的信息?；氐郊一蜣k公桌前，再把這些信息更新進(jìn)我們的系統(tǒng)中。只有隨時記錄了，才不會遺忘或忽視。
隨時記錄，不僅能有效地緩解記憶壓力，還體現(xiàn)了對他人的尊重。
需要隨時記錄的還有通信往來，但不是所有的人都需要做好通信記錄。學(xué)生就不用保存過去幾個月的通信往來，而從事銷售或客服工作的人則需要這樣做。
通信記錄需要記錄雙方溝通的日期、時間、地點(diǎn)和內(nèi)容。
需要做好通信記錄的原因是，雙方交談的內(nèi)容可能就是我們需要代辦的事項(xiàng)，是可以納入我們的系統(tǒng)中。
60%保證做但沒有做到的事情，不是因?yàn)樽霾坏?，而是因?yàn)橥浟?。雖然這不是我們的本意，但卻會給別人留下不守信用的糟糕印象。
要做到靠譜，需要做到這兩點(diǎn)：
一點(diǎn)是，仍舊是隨時記錄，然后把記錄歸入項(xiàng)目、任務(wù)或活動的類別中；
另一點(diǎn)是，模糊不清的條目也要納入我們的周或日待辦事項(xiàng)中。比如，答應(yīng)給別人發(fā)一份報告，但沒有說明具體的發(fā)送時間，那么我們就應(yīng)該把它納入周/日待辦事項(xiàng)中，設(shè)定一個完成它的時間，在設(shè)定的這個時間內(nèi)完成它。
雖然現(xiàn)在的電腦硬盤容量大，但并不代表可以肆意地存放東西。相反的，我們不僅要時常檢查，分門別類地存儲，還應(yīng)該及時清除不用的文件，不然文件夾將會不受控制地增多。
在早晨增加一些儀式感的事情，可以有效地激發(fā)起床的動力。比如，可以每天醒來后進(jìn)行一些運(yùn)動，如俯臥撐、跑步或去健身房等。我們可以每天在同一時間段重復(fù)同樣的事情。當(dāng)我們適應(yīng)了它，它自然也就取代了賴床的習(xí)慣。這么做的目的是為了起床不困難，而并非讓我們早起。實(shí)際上，并不是所有的人都適合早起。
精力不濟(jì)的時候，需要兩小時完成的工作，在精力充沛的時候，僅需要30分鐘就可以完成了——精力無疑是提高效率的基石。
運(yùn)動是可以增加人的精力。但是，許多人一旦忙碌起來，首先放棄的就是運(yùn)動。
增加運(yùn)動的一個很簡單的方法是晨跑——把跑步當(dāng)作晨禮。我們只需要早起20分鐘就可以了，不會用到上班的時間，而得到的卻是可以維持上班一整天的精力。
如果跑步已經(jīng)是晨禮，那不妨迭代這項(xiàng)晨禮——增加無氧訓(xùn)練項(xiàng)目。因?yàn)橛醒踹\(yùn)動和無氧運(yùn)動結(jié)合起來，會讓我們一天的精力愈發(fā)充沛。
有限的是精力，而不是時間，精力會耗盡。當(dāng)我們精疲力盡的時候，拖延就成了身體的防衛(wèi)。所以，當(dāng)我們內(nèi)部能量耗盡的時候，記得要充電——休息。
但是，并不是說想休息就休息，累了就休息。而是應(yīng)該根據(jù)日工作表和周工作表決定，什么時候該工作，什么時候該休息。換句話說，我們應(yīng)該按周期工作。
按周期工作就是把工作限定在一個范圍內(nèi)。在這個范圍內(nèi)，專注工作，待工作完成后才休息。比如，每天完成日待辦事項(xiàng)后就停止工作；每周至少休息一天。
按周期工作的好處是，把工作看作短跑，而不是馬拉松，可以讓你保持旺盛的精力投入到工作中。
按周期工作要求我們把一些沒有明確時間點(diǎn)的事情，設(shè)置一個明確的停止點(diǎn)。比如，寫博客、開會、學(xué)一門新技能等，如果沒有明確的時間節(jié)點(diǎn)，就會滋生拖延、過度疲憊、馬馬虎虎這些惡果。
血糖值高，意味著我們吃的食物很快就會轉(zhuǎn)化為體能。如果參加短跑，那這將有利于我們。但如果想維持工作8小時甚至更長時間的精力，那顯然不可能。
想維持工作8小時甚至更長時間的精力，應(yīng)該去吃血糖值低的食物，比如全麥?zhǔn)澄?，它們釋放熱量的速度比較慢，因而保持精力的時間也就更長。一天多餐，每餐少吃點(diǎn)，也能有效地保證一天身體所需的體能。
雖然血糖值可以轉(zhuǎn)化為體能，但終會在我們的體內(nèi)耗盡。所以，在每餐之間，我們需要通過水來維持體能。即便不渴也會因?yàn)槿彼鴮?dǎo)致疲憊。所有的飲料都不能代替水。
頭重腳輕的日程安排是把最繁重、最難辦、最花時間的事情優(yōu)先處理，而把最輕松、最容易做的事情放在最后處理。最難的事情已經(jīng)處理妥當(dāng)，即便累了，也有信心能憑借以往的經(jīng)驗(yàn)直覺處理其他小事情。
頭輕腳重的日程安排則是相反。這樣的日程安排很糟糕：一是，引發(fā)我們拖延最繁重、最難辦、最花時間的工作；二是，還沒做最重要的事情，我們就已經(jīng)被那些看似輕松和容易的事物耗光了能量。
因此，我們應(yīng)該頭重腳輕地安排日程工作：把一天中最重要的工作，放在晨禮之后；如果按照周工作計(jì)劃來安排工作，則可以把最重要的工作放在休息日的次日。
我們一下子做100個俯臥撐，胸肌和胳膊就會非常累。接下來，我們就沒有力氣做需要用到胸部和胳膊力量的項(xiàng)目了。但是，我們可以做腿部力量的運(yùn)動。
這是告訴我們，如果做某項(xiàng)工作感覺到吃力時，可以“切換”到使用另一些“肌肉”的工作來做。
每一項(xiàng)工作都以不同的方式消耗我們的體力，學(xué)會平衡體力，才能提高生產(chǎn)效率。
如果多任務(wù)并行，則會帶來嚴(yán)重的效率問題——注意力切換是需要時間的，而一部分信息也會流失在切換的過程中。此外，如果我們的專注力不夠的話，得到的信息也并不會存入記憶。與此同時，這樣的切換會消耗大量的能量。
如果我們的職位需要協(xié)調(diào)和處理各方關(guān)系和事務(wù)，那么給自己留一定的“獨(dú)處”時間就非常有必要。
健身時，如果20磅的啞鈴令我們舉得手哆嗦腿打顫想要放棄，那么20磅就是我們的“阻力值”。我們只有堅(jiān)持舉起20磅，才會突破“關(guān)口”，從而舉起更大的重量。
下次如果我們想要放棄工作時，請?jiān)賵?jiān)持15分鐘，挺過“關(guān)口”，不僅能鍛煉到“肌肉”，還會“越練越有勁”——幫我們對抗消沉、恢復(fù)精神。
搞清楚我們能持續(xù)工作的時間，下次制定時間計(jì)劃時，堅(jiān)持多做15分鐘。
但是，堅(jiān)持了15分鐘之后，要停下來休息一下。我們可以做另外一件事，或者只是暫時停止工作。休息可以讓我們恢復(fù)精力，休息也可以讓我們在重拾工作時有新的思路和角度。
方法一：飲食和運(yùn)動。上文已經(jīng)說過，飲食和運(yùn)動是維持體能的重要因素；
方法二：心理健康。雖然飲食和運(yùn)動可以維持身體的體能，但是如果大腦運(yùn)行緩慢，反應(yīng)遲鈍，對工作和生活提不起興趣，那么我們?nèi)詴写鞌「?。拋棄那些不能帶來新信息新想法的報紙、網(wǎng)站、微信和人，閱讀各種各樣的書籍和觀看能帶來新想法的內(nèi)容，可以激發(fā)我們的心理活力。
方法三：腦力訓(xùn)練。最簡單的腦力訓(xùn)練就是各種形式的學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)一門外語、新技能或者新的運(yùn)動方式，都可以有效地激發(fā)我們的大腦保持活力。但是，工作不是學(xué)習(xí)。
長年累月的保持動力是一件非常困難的事情。情緒低落的時候，不論我們做了多少晨禮、補(bǔ)充了多少血糖值、喝了多少水都是無用的。這時，唯有回顧我們的目標(biāo)，才能抵抗消沉。
通過這一講的學(xué)習(xí)，我們掌握到了一個以前想學(xué)但始終不得法的狠招：在繁忙的事務(wù)中，也能時刻保持活力滿滿。
這需要我們建立條理性的系統(tǒng)，并定期維護(hù)；還需要我們掌握一些保持活力的小方法。
花幾個小時找一件東西是沒有條理性的標(biāo)志。建立條理性的系統(tǒng)，就可以花很少的力氣把工作和生活保持得井然有序，從而解放我們的腦力，以便我們擁有更多的腦力去處理更多的工作和生活，進(jìn)而達(dá)到生產(chǎn)上的高效。
建立條理性系統(tǒng)，在生活方面需要我們給每個物品“定點(diǎn)定位”；在工作方面，需要我們設(shè)置類別。就算再完美的系統(tǒng)，也會有突發(fā)事件打亂它，所以需要我們定期維護(hù)。
如果說條理性系統(tǒng)是給我們的腦力減壓，那么運(yùn)動、按周期工作、血糖值低的食物、水，則能讓我們保持一天工作所需要的精力，而讓時間頭重腳輕、不要多任務(wù)并行、堅(jiān)持15分鐘后休息等，則能讓我們維持活力。
好了，第2講的學(xué)習(xí)到此結(jié)束，相信我們每個人都已經(jīng)滿載著活力了。
第3講，我們再見。
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