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你是否正在尋找跟蹤Excel電子表格更改的方法？在許多情況下，你必須將一個(gè)文件分發(fā)給多個(gè)人，并跟蹤所做的更改。你可能希望跟蹤更改的時(shí)間、更改者、更改發(fā)生在哪個(gè)單元格中以及更改了哪些數(shù)據(jù)。
Excel具有內(nèi)置的跟蹤功能，可以處理上述所有情況。你可以輕松地直接查看工作表上的所有更改，也可以接受或拒絕每個(gè)更改。關(guān)于Excel的跟蹤功能，注意以下幾點(diǎn)：
1. 啟用跟蹤并不意味著你可以通過(guò)撤消更改將電子表格及時(shí)恢復(fù)到以前的狀態(tài)。它基本上是一個(gè)記錄一切的日志文件。你可以手動(dòng)查看刪除或添加了哪些數(shù)據(jù)，但你必須自己對(duì)電子表格進(jìn)行更改。
2. 啟用跟蹤并不意味著你所做的每一個(gè)更改都會(huì)被記錄下來(lái)。存儲(chǔ)在單元格中的任何數(shù)據(jù)都會(huì)被跟蹤，但格式等其他更改不會(huì)被跟蹤。其他未跟蹤的更改包括隱藏/取消隱藏由于公式重新計(jì)算而更改的行和列、批注和單元格值。
3. 默認(rèn)情況下，更改歷史記錄僅保留30天。如果你對(duì)Excel工作表進(jìn)行更改，然后在45天后再次打開(kāi)該工作簿，則在關(guān)閉該工作簿之前，你將能夠看到所有45天的更改歷史記錄。但關(guān)閉時(shí)，任何超過(guò)30天的更改歷史記錄都將消失。這意味著下次打開(kāi)它時(shí)，你將無(wú)法看到45天前所做的更改。
4. 無(wú)論何時(shí)開(kāi)啟跟蹤，工作簿都將成為共享工作簿。這意味著多個(gè)用戶將對(duì)文檔進(jìn)行更改。
上面是在Excel中如何進(jìn)行跟蹤的一些基本知識(shí)，接下來(lái)讓我們來(lái)討論如何啟用它、更改設(shè)置和跟蹤更改！
開(kāi)啟跟蹤
單擊Excel功能區(qū)“審閱”選項(xiàng)卡“更改”組下的“修訂——突出顯示修訂”按鈕，如下圖1所示。
圖1
彈出如下圖2所示的對(duì)話框。此時(shí)，需要選取“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框。
圖2
這里有幾個(gè)選項(xiàng)，包括時(shí)間、修訂人和位置。對(duì)于“時(shí)間”，“全部”意味著每一個(gè)變化都將被突出顯示。你還可以選擇突出顯示上次保存文檔時(shí)的更改（自特定日期以來(lái)），或尚未審閱的更改。
如果選取了“修訂人”，你可以選擇跟蹤任何人所做的更改或除你之外的所有人所做的更改?！拔恢谩边x項(xiàng)允許你僅跟蹤電子表格特定部分的更改。只需單擊右側(cè)的按鈕，然后選擇要跟蹤的單元格范圍。
最后，如果你不想讓其他人知道你正在跟蹤更改，可以取消選中“在屏幕上突出顯示修訂”選項(xiàng)。默認(rèn)情況下，一旦你開(kāi)始跟蹤并選中此選項(xiàng)，任何更改的單元格都會(huì)在左上角顯示一個(gè)小箭頭，指示它已更改。如下圖3所示。
圖3
另外，如果你單擊一個(gè)改變了的單元格（開(kāi)啟“在屏幕上突出顯示修訂”），會(huì)得到一個(gè)小彈出窗口，顯示值改變了什么及什么時(shí)候改的，如下圖4所示。如果取消選中“在屏幕上突出顯示修訂”選項(xiàng)，則不會(huì)顯示黑色小三角形。
圖4
你可以通過(guò)不勾選該復(fù)選框來(lái)隱藏屏幕上的更改，將文件發(fā)送給所有需要對(duì)其進(jìn)行更改的人，當(dāng)你取回文件時(shí)，只需到“修訂”并重新勾選該復(fù)選框。
設(shè)置跟蹤
下一步是查看跟蹤設(shè)置，并根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。單擊“修訂”按鈕左側(cè)的“共享工作簿”按鈕。彈出“共享工作簿”對(duì)話框，單擊“高級(jí)”選項(xiàng)卡，如下圖5所示。
圖5
在這里，你可以將保存更改歷史記錄的天數(shù)更改為30天以外的天數(shù)。默認(rèn)情況下，保存文件時(shí)會(huì)更新更改，但你可以使更新更改每隔幾分鐘自動(dòng)完成一次。最后，你可以選擇如何處理沖突：要么被詢問(wèn)，要么干脆優(yōu)先給保存文件時(shí)的最后更改。
查看更改
開(kāi)啟跟蹤并進(jìn)行一些更改后，可以再次單擊“修訂——突出顯示修訂”按鈕，你將注意到“在新工作表上顯示修訂”復(fù)選框不再是灰色顯示，如下圖6所示。
圖6
單擊“確定”按鈕，將添加一個(gè)名為“歷史記錄”的工作表，讓你查看對(duì)該工作簿所做的所有更改，如下圖7所示。
圖7
在某個(gè)時(shí)候，你需要接受或拒絕更改。可以查看所有更改，然后選擇要保留或放棄的更改。
只需再次單擊“修訂”并選擇“接受/拒絕修訂”。選擇該選項(xiàng)以選擇要接受或拒絕的更改。如果你想查看所有更改，只需在選取“時(shí)間”并確保將其設(shè)置為“無(wú)”。
單擊“確定”，Excel將開(kāi)始顯示所做的每個(gè)更改，并為你提供接受或拒絕的選項(xiàng)。如果愿意，還可以全部接受更改或全部拒絕更改，如下圖8所示。
圖8
如果拒絕更改，將立即恢復(fù)到該單元格中原來(lái)的內(nèi)容。值得注意的是，如果另一個(gè)單元格引用了被拒絕的單元格的內(nèi)容，那么當(dāng)引用的單元格值恢復(fù)時(shí)，其值也會(huì)更改，這可能導(dǎo)致公式中斷等，因此要小心。
現(xiàn)在，你可以使用此內(nèi)置功能輕松跟蹤對(duì)Excel電子表格所做的任何更改。
注：本文整理自online-tech-tips.com，容易被忽視的一個(gè)功能。
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