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如果您的項目生成大量的文檔，那么文檔庫的管理可能會需要很多的時間。很多大型項目會產(chǎn)生大量的文檔，數(shù)量會因為項目的類別有所不同，有時會產(chǎn)生成百上千，甚至成千上萬的文檔，一個經(jīng)常被忽視的問題就是對這些文檔的組織和管理。越來越多的公司采用了文檔管理工具，但是您依然需要員工來負(fù)責(zé)整個文檔的管理過程。 為了解決文檔管理問題，第一步就是建立一個文檔庫，這可能是一個基于工具的資料庫或是一個簡單的文件夾結(jié)構(gòu)，建立一個優(yōu)秀的、易于組織、存儲和提取的文檔庫需要大量的工作和努力。這些工作中的大部分可以分配給一個資料庫管理員。 資料庫管理員的責(zé)任是對項目中的文檔進(jìn)行管理，如果您的項目生成了很多文檔，那么這一職位就需要付出更多的時間，尤其是在項目開始之前。資料庫管理員的任務(wù)可以由一個或多個團(tuán)隊成員兼職擔(dān)任，擔(dān)當(dāng)此重任的人員必需是稱職的文書人員，當(dāng)然，最好是一位富有經(jīng)驗的團(tuán)隊成員，資料庫管理員的職責(zé)包括：
資料庫管理員還負(fù)責(zé)創(chuàng)建資料庫的訪問規(guī)則，這是您的文檔管理計劃中的重要環(huán)節(jié)，訪問規(guī)則確定了誰可以訪問、閱讀、升級以及在資料庫中添加文檔。 大部分文檔都是可以被整個團(tuán)隊成員閱讀的，但是有些文檔可能需要更高的安全級別；同時，您還應(yīng)該清楚地知道哪些文檔是團(tuán)隊成員可以進(jìn)行升級的?？偠灾瑒?chuàng)建文檔的人應(yīng)該是唯一可以修改文檔的人，例如，如果項目經(jīng)理創(chuàng)建了項目規(guī)則，那么他應(yīng)當(dāng)是唯一可以修改這個文檔的人。 資料庫管理員還應(yīng)當(dāng)定期對資料庫進(jìn)行檢查，并對文檔管理流程進(jìn)行評估，應(yīng)當(dāng)確保文檔管理流程工作正常而且符合公司、項目組和利益相關(guān)方的需求。 通常，文檔管理在項目中不是很受重視，而發(fā)現(xiàn)其重要性的時候，往往已經(jīng)太晚了，您的項目已經(jīng)被毫無希望地埋葬了。因此，我建議項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)退后一步來控制混亂的局面，當(dāng)然，一位具有前瞻性的項目經(jīng)理可以預(yù)見到這一問題，并且早就創(chuàng)建了適當(dāng)?shù)奈臋n管理方法。 |
