董事會秘書的重要性
董事會秘書作為公司的高級管理人員，其主要職責(zé)有三點：一是負責(zé)公司股東大會和董事會的會議籌備、會議記錄、文件保管；二是負責(zé)公司股東資料的管理；三是負責(zé)辦理信息披露事務(wù)，包括督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報告制度，促使公司和相關(guān)當(dāng)事人依法履行信息披露義務(wù)，按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)機構(gòu)定期報告和臨時報告，以及使相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密，并在內(nèi)幕信息泄露時及時采取補救措施。
眾所周知，股東大會和董事會的主要職責(zé)是監(jiān)督和控制經(jīng)理層、對公司重大事項進行決策，是公司內(nèi)部治理的主要和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而這一系列職責(zé)的行使離不開董事會秘書的有效組織和恰當(dāng)安排；同時，董事會秘書通過提高公司治理水平，也會使得公司信息披露更加真實、準(zhǔn)確、完整，提高信息披露的質(zhì)量。
董事會秘書制度流于形式的表現(xiàn)及影響
通過上面的分析，我們可以看出，董事會秘書在提高公司治理水平方面確實起著至關(guān)重要的作用。正因為其關(guān)鍵性，我國于1994年初建董事會秘書制度開始，就不斷對這一制度進行完善并推進其實施。然而，由于董事會秘書制度的法律淵源層級低，在實施過程中難以得到保障，造成公司治理各個環(huán)節(jié)難以有效實施，公司決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)和管理權(quán)之間相互制衡、相互協(xié)調(diào)的關(guān)系無法真正得到落實，造成公司治理水平的低下。
如今中國許多上市的知名大企業(yè)中，董事會秘書制度都流于形式，更不必說其他企業(yè)。舉例來講，董事會秘書應(yīng)當(dāng)在股東大會和董事會召開前將大會需要審議的決議等相關(guān)材料發(fā)送給各股東和董事長，以便他們仔細閱讀后作出獨立判斷，然而如今都是當(dāng)場發(fā)放相關(guān)資料，以致各位股東和董事長沒有充足時間進行審議和判斷，議題的表決也只是走個過場，沒有真正起到對公司經(jīng)理層的有效監(jiān)督；再比如，董事會秘書應(yīng)該在股東大會和董事會后形成完整的會議記錄，并使各位股東和董事在會議記錄上簽名，表明其對會議決議承擔(dān)責(zé)任，然而現(xiàn)實情況是在開會之前董事會秘書就讓各位股東和董事簽名，并且會后也沒有完整的會議記錄，若會后遇到有爭議的地方時也沒有詳細準(zhǔn)確的會議記錄去佐證。類似的問題還有很多，本該推進公司治理的董事會秘書制度卻沒有發(fā)揮其重要作用，甚至起到反作用，公司治理水平自然無法提升。
如何真正使董事會秘書發(fā)揮作用
從公司內(nèi)部治理的角度來說，要想真正使董事會秘書發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，我們可以從以下幾個方面來考慮：
一是在選聘董事會秘書時，應(yīng)該選用具有專業(yè)資格的人士，董事會秘書不僅要掌握公司法、證券法、上市規(guī)則等有關(guān)法律法規(guī)，還要熟悉公司章程、信息披露規(guī)則，掌握財務(wù)及行政管理方面的有關(guān)知識。二是公司應(yīng)建立針對董事會秘書工作的監(jiān)督、考核以及獎懲機制，對其履行職責(zé)、完成任務(wù)等情況進行定期監(jiān)督、檢查和考核，并根據(jù)結(jié)果進行相應(yīng)的獎懲，嚴(yán)重違反法規(guī)和公司章程的應(yīng)追究其責(zé)任。三是董事會秘書自身應(yīng)當(dāng)明確其職責(zé)，嚴(yán)格根據(jù)股東大會和董事會會議的流程進行工作安排，督促各股東和董事認(rèn)真履行其職責(zé)，使得其對公司經(jīng)理層進行有效監(jiān)督和控制、在全面思考的基礎(chǔ)上做出重大決議，而非流于形式；同時還應(yīng)做好信息保密和信息披露方面的工作，著力提升信息披露質(zhì)量以及公司治理水平。
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